Co pandemia zmieniła w polskich firmach? Canon publikuje badanie o organizacji pracy w biurach

Wracamy do biur, choć nadal w ograniczonym zakresie. Aż 40 proc. średnich firm pracuje obecnie w trybie stacjonarnym, podczas gdy prawie połowa dużych przedsiębiorstw stawia na pracę hybrydową. To tylko niektóre wnioski, jakie wypływają z badania Insight Lab przeprowadzonego na zlecenie Canon Polska, w którym przeanalizowano zmiany w sposobie funkcjonowania biur i wykorzystywania sprzętu biurowego w czasie pandemii.

 Wyniki zostały oparte na rozmowach z 202 przedstawicielami średnich i dużych firm z całej Polski, które wykonano w połowie września br. Wśród rozmówców przeważali managerowie IT, dyrektorzy administracyjni oraz inne osoby odpowiedzialne za cyfrową infrastrukturę przedsiębiorstw. Cel? Poznać oczekiwania firm oraz możliwości wsparcia ich codziennej pracy. – Jesteśmy jednym z czołowych dostawców rozwiązań do druku biurowego i aktywnie wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom naszych partnerów oraz klientów. Dlatego właśnie zbadaliśmy rynek, by bliżej poznać obecne realia i móc rzeczywiście wpływać na jakość codziennej pracy biurowej – mówi Michał Łepkowski, B2B Sales & Marketing Director w Canon Polska.

Duże firmy stawiają na pracę hybrydową; średnie – na klasyczne biura

Kluczowe wnioski, jakie wypływają z badania, dotyczą m.in. powrotu pracowników do biur stacjonarnych. Okazuje się, że pomiędzy średnimi a dużymi firmami istnieje znaczna dysproporcja w kwestii preferowanej formy pracy wykonywanej w nowej pandemicznej rzeczywistości. 40 proc. średnich przedsiębiorstw w Polsce (czyli takich zatrudniających między 50 a 249 pracowników) pracuje obecnie w biurach jak przed pandemią, a tylko co czwarte stawia na system pracy hybrydowej. Tymczasem, jeśli chodzi o duże firmy (z zatrudnieniem powyżej 250 pracowników) jest odwrotnie – zaledwie 14 proc. z nich od początku pandemii nie zmieniło nawyków pracy, a model hybrydowy wprowadziło prawie połowa z nich.

Ogólne wnioski z badania przeprowadzonego dla Canon Polska wskazują jednak na powrót do biur z możliwością sporadycznego wykonywania zadań z domu. Co trzecie przedsiębiorstwo wyraziło potrzebę pracy jak przed pandemią, deklarując pełen powrót do biur, jak tylko będzie to w pełni możliwe i bezpieczne.

Technologie ważniejsze niż urządzenia

Pandemia przyczyniła się również do nowych zakupów urządzeń wielofunkcyjnych (wykonujących np. druk i skan) dokonywanych przez przedsiębiorców po to, aby ułatwić pracownikom pracę zdalną lub hybrydową. Uczestniczący w badaniu dla Canon Polska przedstawiciele dużych firm w zdecydowanej większości (66 proc.) przyznali, że już na początku pandemii wyposażyli swoją kadrę w odpowiedni sprzęt do pracy w domu. Jednak mniej chętne do zakupu sprzętu biurowego były średnie przedsiębiorstwa, które częściej deklarowały, że nie wykorzystują już dokumentów papierowych, a gdy jest to konieczne, pracownicy otrzymują instrukcję korzystania ze sprzętu w biurze (52 proc badanych).

O ile jednak większość firm posiada obecnie wystarczającą do pracy w każdy trybie liczbę urządzeń, o tyle około połowa z nich rozważa wprowadzenie dodatkowych usług, która pomogą ich pracownikom wykonywanie zadań w nowej rzeczywistości. Średnie polskie firmy interesują się np. możliwością zdalnego zarządzania i zabezpieczania firmowych urządzeń drukujących (w tym tych znajdujących się poza biurem). Z kolei duże przedsiębiorstwa najczęściej wskazują na zainteresowanie rozwiązaniami oferującymi przeglądanie dostępu i zmian w dokumentach firmowych z możliwością ich ograniczenia tylko do wybranych pracowników.

Firmy przygotowane na nowe modele pracy

– Badania Insight Lab to kolejne potwierdzenie ewolucji potrzeb klientów – mówi Michał Łepkowski. –Podstawą jest oczywiście odpowiednie urządzenie, ale dziś dużo większą wagę przykłada się do nowoczesnych technologii ułatwiających codzienne biurowe czynności. To dla nas dobre wiadomości, bo już od kilku lat stawiamy na rozwój nowoczesnego oprogramowania – komentuje przedstawiciel Canon Polska.

Przemysław Huk, Research Manager w Insight Lab podkreśla z kolei dobre przygotowanie firm do zmieniającego się trybu pracy. – Badanie udowadnia, że większość przedsiębiorstw wyposażyło swoich pracowników w niezbędny sprzęt do pracy w trakcie pandemii i racjonalnie podchodzi do kwestii implementacji nowych technologii. Te dane pokazują po prostu, że rośnie świadomość z zakresu optymalizacji procesów biznesowych z uwzględnieniem wykorzystania sprzętu biurowego – mówi przedstawiciel agencji badawczej.

*Badanie zmian w funkcjonowaniu firm i korzystaniu z rozwiązań biurowych wykonano w formie ankiety telefonicznej wspomaganej komputerowo (CATI) w okresie 15-21 września 2021 r. i obejmowało ono 202 przeprowadzone wywiady. Dobór próby badawczej miał charakter losowo-kwotowy.