Digitalizacja jeszcze nigdy nie była tak prosta. Nowoczesne skanery coraz lepiej współpracują z firmowymi systemami

Transformacja cyfrowa przyspiesza ­– w polskich firmach, urzędach czy nawet szpitalach digitalizuje się coraz większą liczbę dokumentów. Aby można było robić to sprawnie, niezbędne są nowoczesne skanery, które zapewnią nie tylko szybki skan wysokiej jakości, ale przede wszystkim integrację z oprogramowaniem danej firmy czy organizacji.

Użytkownik naciska jeden przycisk, a skaner robi resztę. Nie tylko skanuje dokument w odpowiedniej rozdzielczości, ale też ustawia go w odpowiedniej pozycji, skaluje, kataloguje. Co więcej – rozpoznaje najistotniejsze dane, umieszczając je w odpowiednim folderze, pliku czy bazie danych. To nie pieśń przyszłości, lecz rzeczywistość – obecnie dobrej jakości skanery produkcyjne są w stanie niemal samodzielnie zdigitalizować dowolny dokument.

Przykład? Codzienna działalność szpitala albo innej nowoczesnej placówki medycznej. To specyficzne miejsce, w którym każdego dnia trzeba dbać o zdrowie pacjentów i jednocześnie uzupełnianie ogromnych baz danych. Wyniki badań czy zdjęcia rentgenowskie powinny jak najszybciej trafić do cyfrowego archiwum pacjentów, dzięki czemu każdy lekarz będzie mieć prosty dostęp do całej dokumentacji choroby poszczególnego pacjenta. Jednak nowoczesne szpitale zazwyczaj posiadają swoje wewnętrzne systemy informatyczne. Jak zatem sprawić, żeby skaner porozumiał się z nimi bez problemu, a digitalizacja dokumentów nie zajmowała pracownikom więcej pracy niż naciśnięcie jednego guzika?

Różne drogi integracji

Jak twierdzi Tomasz Miękus, Product Business Developer w Canon Polska, kluczowa jest integracja systemów. ­– Na przykład nasze nowoczesne skanery wyposażone są w innowacyjne oprogramowanie Scan2x. Rozwiązanie to bezproblemowo współpracuje z większością popularnych systemów i aplikacji. Mam na myśli systemy zarządzania dokumentami, takie jak Therefore czy FileDirector, oprogramowanie Office365 i Microsoft Sharepoint, serwery FTP i SFTP, czy choćby możliwość bezpośredniego skanowania do e-maila – wylicza Tomasz Miękus.

Co jednak zrobić, jeśli firma użytkująca skaner opiera się na swoim własnym systemie? Jak przekonuje ekspert Canon Polska, to żadna przeszkoda. – Oprogramowanie Scan2x zostało opracowane tak, aby spełniać wymagania zarówno międzynarodowych instytucji finansowych, specjalistycznych organizacji, jak i niewielkich przedsiębiorstw czy start-up’ów działających online. Jeśli pojawi się potrzeba pracy deweloperskiej, wspólnie z producentem systemu, firmą Avantech, zapewniamy niezbędne wsparcie – mówi Tomasz Miękus.

Co więcej, prace programistyczne zdecydowanie może ułatwić prowadzony przez Canon program dla deweloperów – Canon Developer Programme. W jego ramach firma udostępnia niezależnym twórcom oprogramowania oraz integratorom szybki i wygodny dostęp do oprogramowania SDK, informacji o API, a także do innych zasobów technicznych pomocnych w integrowaniu nowoczesnych skanerów.

Bezpieczeństwo i oszczędność czasu

Stawka jest duża, bo pełna integracja skanera z firmowym systemem daje dziś ogromne możliwości, znacznie ułatwiając i przyspieszając codzienną pracę biurową. Wystarczy wspomnieć, że Scan2x potrafi automatycznie rozpoznać rodzaj skanowanego dokumentu. Faktura, umowa, wyciąg bankowy czy dowód osobisty lub paszport – system samodzielnie określi, z jakim dokumentem ma do czynienia, a następnie skataloguje go w odpowiednim miejscu i w odpowiedni sposób.

Szczególnie ważna w kontekście dzisiejszych wymagań prawnych staje się możliwość monitorowania cyklu życia dokumentu w systemie. Dzięki Scan2x dokładnie widać kto skanował dokument, a wymagana autoryzacja użytkownika, audyt rozpoznanych metadanych i system kontroli podpisów gwarantują zwiększone bezpieczeństwo firmowej dokumentacji.

Wszystkie te argumenty przekonują naprawdę dużych graczy. – Zwróciła się do nas m.in. międzynarodowa grupa bankowa, która chciała ujednolicić sposób przyjmowania i rejestrowania dokumentów w swoich placówkach. Zaproponowaliśmy klientowi koncepcję obejmującą skanery dokumentów oraz właśnie inteligentny system rejestrowania dokumentów Scan2x. Pozwoliło to na płynną integrację z systemem archiwizacyjnym Therefore DMS. A ścisła współpraca tych dwóch rozwiązań stworzyła niezwykle wydajne narzędzie, zwiększające wydajność, bezpieczeństwo i zapewniające zgodność z otoczeniem prawnym i regulacyjnym – mówi ekspert Canon.

Co poza oprogramowaniem?

Oprogramowanie oraz integracja z systemami użytkowników to bardzo istotne, ale nie jedyne zalety nowoczesnych skanerów. Dobre urządzenia tego typu zapewniają dziś obsługę wielu rodzajów papieru o różnych formatach, grubości i fakturze. Ich wydajność to nawet kilkaset obrazów na minutę. Niektóre modele wyposażono nawet w technologię detekcji zszywek.

Jedną z najprostszych, a najważniejszych zalet nowoczesnych skanerów jest jednak fakt, że zastępują one żmudne i czasochłonne ręczne wprowadzanie danych. To nie tylko wygoda, ale też ogromna oszczędność czasu, a przede wszystkim całkowita eliminacja ludzkich błędów. Skanery i ich oprogramowanie gwarantują, że żaden PESEL i żaden numer konta nie zostanie błędnie przepisany, a to w kontekście działalności wielkich firm bardzo ważna zaleta.