Potencjał WEB TO PRINT

Jak wynika z badania InfoTrends, 21% wartości sprzedaży detalicznej usług poligraficznych na obszarze Zachodniej Europy będzie pochodziło w bieżącym roku z zamówień złożonych przez Internet. Wdrażanie systemów Web to print pozwala na automatyzację obsługi klienta i procesów przygotowania do druku, oraz na sprawną i szybką realizację dużej liczby zamówień.

– Rosnący zakres automatyzacji większości procesów w produkcji poligraficznej i obsłudze zleceń to obecnie obowiązujący trend, który z pewnością będzie się nasilał. Stąd obserwowany sukcesywny wzrost zainteresowania wdrożeniami platform Web to Print. Wynika to z rosnącej konkurencyjności na rynku i konieczności nowego podejścia do realizacji zleceń – mówi Karol Główka, Junior Product Manager Konica Minolta Business Solutions Polska.

– Systemy Web to print to rozwiązanie pozwalające na sprzedaż produktów poligraficznych za pośrednictwem Internetu oraz na kompleksowe zarządzanie pracą drukarni – tłumaczy Bartosz Ferenc Prezes Zarządu Iware Sp. z o.o. Systemy zawierają zazwyczaj wiele dodatkowych funkcjonalności, np. wspierają działania marketingowe poprzez optymalizację dla pozycjonowania w wyszukiwarkach, posiadają rozbudowane narzędzia rabatowe i programy lojalnościowe czy oferują narzędzia dla sektora B2B.

Niezależnie od rodzaju systemu i dodatkowych funkcjonalności, większość z nich działa w oparciu o podobne zasady. Klient zamawia produkt za pomocą dostępnego rozwiązania e-commerce lub klasycznie poprzez telefon lub e-mail, wtedy też handlowiec wprowadza zamówienie w jego imieniu. Następnie system oczekuje na wgranie plików do zamówienia. – Projekty są poddawane automatycznemu wstępnemu sprawdzeniu. Gdy zamówienie posiada już dołączone pliki i zostanie opłacone (w przypadku zamówień pobraniowych lub na kredyt kupiecki wystarczy wgrać projekty), otrzymuje status weryfikacji plików. Na tym etapie grafik w drukarni dokonuje klasycznej pełnej weryfikacji preflight, krok ten nie jest jednak konieczny – wyjaśnia na przykładzie systemu iwarePRINT, Bartosz Ferenc. Jeśli nie ma żadnych przeciwwskazań, pliki otrzymują status „w druku”. Pod tym pojęciem kryje się dowolna liczba podstatusów, tworzonych przez administratora. Podstatusy zwykle zależą od typu produktu i opisują jaki pracownik (jakie stanowisko), w jakiej kolejności, na jakiej maszynie ma zająć się zleceniem. Po wykonaniu wszystkich kroków, zamówienie otrzymuje status „wysyłka”, w którym zgrupowane są procesy takie jak: kompletowanie, dołączenie faktury, zamówienie kuriera i druk listu przewozowego.

Nowe funkcjonalności

Na rynku możemy spotkać coraz więcej systemów Web to print, dlatego producenci systematycznie usprawniają swoje programy o coraz to nowsze funkcjonalności. Wszystko, by pozostać konkurencyjnym na rynku i znaleźć nowych nabywców oprogramowania. – Najnowsza wdrożona w naszym systemie zmiana to podział na moduły. Dzięki temu klient otrzymuje, w bardzo atrakcyjnej cenie, możliwość sprzedaży w Internecie. Wraz ze wzrostem ilości zamówień realizowanych przez system, zaczyna dostrzegać korzyści płynące z wdrożenia rozwiązań optymalizujących pracę. Wówczas może aktywować kolejne moduły – jednym kliknięciem – wyjaśnia przedstawiciel firmy Iware. Inna nowość na rynku, system Key2print 2.0 kierowany jest do drukarni obsługujących klientów biznesowych jak i indywidualnych. – Zaprezentowaliśmy ostatnio nowe kreatory do grafiki, które w bardzo intuicyjny sposób umożliwiają zaprojektowanie dowolnego produktu (dowolny rozmiar, dowolna ilość stron, możliwe nałożenie ograniczeń kolorów) z poziomu przeglądarki internetowej. Kreator jest zintegrowany z największym stockiem zdjęć: Fotolia. Nowe funkcjonalności w ofercie to również moduł kalkulacji druku cyfrowego i offsetowego oraz podstawowe zarządzanie produkcją umożliwiające tworzenie scenariuszy statusów oraz dające możliwość graficznego podglądu etapu na jakim jest dane zlecenie – wyjaśnia Dominik Szulim z firmy Web2Print.

System, który oferuje natomiast firma Mnumi, ułatwia pracę w drukarni, umożliwiając przygotowywanie własnych, dowolnych projektów i ich archiwizację, jak również korzystanie z edytorów kalendarzy i fotoalbumów. – Kolejną ciekawą funkcją jest możliwość sprawdzania na bieżąco statusu zamówień przez klientów drukarni. System wysyła też sms-y i e-maile z powiadomieniem o rozpoczęciu i zakończeniu produkcji. Klienci drukarni mogą sami sprawdzać stan swoich rozliczeń, a także samodzielnie drukować faktury. Mnumi umożliwia również wysyłkę faktur w wersji elektronicznej, co może przynieść drukarniom spore oszczędności. Warto również podkreślić, że umożliwia on obsługę wielu metod płatności – mówi Piotr Pakier.

Co to daje?

Jak podkreśla Piotr Pakier, kompleksowość systemów Web to print pozwala skutecznie zarządzać zamówieniami, ale także sprawnie administrować płatnościami, a co najważniejsze – skutecznie zarządzać całym przedsiębiorstwem. Automatyzacja procesów w firmie, którą umożliwiają systemy Web to Print pozwala nie tylko na oszczędności, ale także na efektywniejsze zarządzanie pracownikami. Wedle danych firmy Konica Minolta, na każdą złotówkę wydaną na druk materiałów przypada 6-10 złotych, które trzeba przeznaczyć na koszty administracyjne. Ma to więc realne przełożenie na koszty osobowe generowane przez pracowników. Ciekawie obrazuje to przedstawiciel Mnumi. – Istotną kwestią w przypadku każdej firmy i każdego zlecenia, jest by móc udzielać klientom informacji na bieżąco umożliwiając im śledzenie zamówienia – mówi Piotr Pakier. – Na prostym przykładzie widać jakie to może przynieść korzyści: jeśli firma obsługuje 50 zamówień dziennie i na temat każdego z nich pracownik musi porozmawiać z klientem średnio przez 5 minut, to poświęca na tę czynność 250 minut każdego dnia. System Mnumi pozwala na wymierne oszczędności w tym zakresie zarówno po stronie drukarni, ale również klienta. Kolejna rzecz to kalkulacje, które w systemie przeprowadza się w tempie ekspresowym. To ważna funkcja biorąc pod uwagę, że średni czas przygotowania wyceny metodą tradycyjną to około 5 minut (100 wycen dziennie zajmuje więc przy tradycyjnym systemie 6 godzin – niemal cały etat). Redukcja, choćby najmniejsza, jest wielką korzyścią dla każdej drukarni. Eliminacja błędów, jaka możliwa jest z systemem, to kolejna jego zaleta. Jeśli przyjmiemy, że 1% wszystkich wykonywanych prac w drukarni zawiera błędy, a realizuje ona 50 zamówień dziennie (o średniej wartości 200 zł każde), eliminacja błędów może jej przynieść oszczędności rzędu 2000 zł miesięcznie – reasumuje Piotr Pakier.

Beneficjentami wdrożenia systemu są więc wszyscy – klienci, właściciele drukarni, pracownicy. – Pierwsi otrzymują rozwiązanie pozwalające na natychmiastowe poznanie ceny, z pominięciem działu handlowego, uproszczenie płatności, przesyłania i weryfikacji plików. Właściciele dostają narzędzie, umożliwiające pełną kontrolę procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, a uporządkowanie procesów, powoduje znaczne ułatwienie pracy zespołowi – wyjaśnia Bartosz Ferenc.

Co nowego?

Dynamiczny rozwój rozwiązań internetowych Web to print powoduje pojawianie się coraz to nowych funkcjonalności i zmiany samych systemów. – W naszej opinii przyszłość to kreatory grafiki – w tym kierunku nasz system jest rozwijany. Web to print, zwłaszcza w drukarni cyfrowej, nie powinien być tylko platformą do przyjmowania plików, a bardziej filozofią jaką żyje firma – podsumowuje Dominik Szulim. Ciekawie przyszłość przewiduje przedstawiciel firmy Iware, mówiąć o regionalizacji druku i możliwym wycofaniu się z e-handlu z powodu załamania marż wywołanego przez konkurencję. – Prawdopodobnie nastąpi swoisty powrót do korzeni, który spowoduje ponowny wzrost znaczenia dobrych handlowców i umów długoterminowych. Wbrew pozorom te procesy powinny być wspierane przez rozwiązania typu Web to print. Główna witryna drukarni może generować cenniki po zalogowaniu, odpowiadać za transfery plików, ich weryfikację, obieg zlecenia. Klienci pozyskani przez handlowców mogą wdrażać w swoich intranetach drukarnie dedykowane ich firmie (np. zamawianie wizytówek w dużych firmach powinno odbywać się jedynym kliknięciem przez zainteresowanego pracownika, wraz z automatyczną personalizacją) – wyrokuje Bartosz Ferenc.

– Dla klientów coraz większe znaczenie ma również dostępność i możliwość szybkiej wyceny oraz realizacji zlecenia. Intuicyjność obsługi, elastyczność i większa efektywność będą kształtowały rozwój tych narzędzi – dodaje Karol Główka.

Niewątpliwie rozwiązanie Web to print, to przyszłość, która zaczęła się już wczoraj. Dynamiczny wzrost i coraz szersze funkcjonalności wróżą tym rozwiązaniom stały rozwój i rzesze klientów.

Katarzyna Lipska

Artykuł ukazał się we wrześniowym Raporcie Dostawców Mediów i Maszyn KLIKNIJ w link.