Piotr Tytoń – Skuteczny menedżer w świecie VUCA

O skutecznej komunikacji, która jest kluczem do efektywnego zarządzania zespołem, motywowaniu pracowników i rozwiązywaniu konfliktów, a także o największych wyzwaniach w byciu skutecznym liderem mówi Piotr Tytoń, dyplomowany trener biznesu i rozwoju osobistego.

Od około 20 lat zajmujesz się zarządzaniem zasobami ludzkimi. Jak określiłbyś główne kompetencje menedżera, które są potrzebne do efektywnego zarządzania zespołem?

W dzisiejszych czasach menedżer musi być przede wszystkim efektywnym liderem i skutecznym przywódcą. Powinien posiadać umiejętność szybkiej nauki nowych rzeczy i równie szybkiego oduczania się tego, co już nie działa. Musi elastycznie podchodzić do kierowania ludźmi, z uwagi na różnice osobowościowe oraz ich doświadczenia i kompetencje. Powinna cechować go odwaga w decyzyjności, empatia w stosunku do ludzi i twardość do realizacji celów. Koncentracja i samodyscyplina – tym również powinien kierować się w codziennej pracy, a więc i w drodze do celu. Kolejne kluczowe cechy to inteligencja emocjonalna i przede wszystkim – wysoki poziom komunikacji.

Gdybym miał wybrać jedną kluczową kompetencję to stawiam na komunikację interpersonalną. To klucz do skuteczności w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Ten klucz otwiera drzwi do każdego członka zespołu, do poznania go, jego celów, potrzeb, oczekiwań, ale i aktualnych predyspozycji, umiejętności oraz kompetencji. Dalej – do budowania relacji, więc nastawienia zespołu do pracy, do siebie nawzajem, samej firmy, a w konsekwencji do poziomu efektywności.

Kolejna rzecz to delegowanie zadań, czyli kwestia wykorzystania oraz rozwoju kompetencji członków zespołu. Oczywiście to też klucz do asertywności, dzięki której mamy więcej spokoju ducha, lepsze samopoczucie i szacunek do samego siebie oraz innych. I gdy mówimy o komunikacji i zespole, to nie można zapomnieć o rozwiązywaniu konfliktów, negocjacjach czy też motywowaniu pracowników.

Powiedziałeś o motywowaniu. Jak motywować pracowników? Jak dbać o ich morale?

Dobra atmosfera w pracy, wzajemny szacunek i otwarta komunikacja, dawanie feedbacku, możliwości rozwoju i docenianie. To jest podstawa. Co do samej motywacji, to teorii na ten temat oraz badań jest wiele. Z mojego doświadczenia mogę tylko powiedzieć, iż znajomość swoich pracowników, ich potrzeb, celów prywatnych i zawodowych, ma istotne znaczenie w znalezieniu odpowiedniej drogi do motywacji. Menedżer musi dbać o dobre relacje w zespole, być blisko ludzi. Rozmawiać z nimi, pytać i słuchać. Dawać każdemu możliwość realizacji celów, o których wspominałem. Wspierać w codziennych wyzwaniach, być liderem, mentorem, a czasem trenerem.

Oczywiście, ktoś może powiedzieć – jak motywacja, to i pieniądze. Ja uważam, że bez tego o czym wspomniałem wcześniej, żadne pieniądze nie zmotywują ludzi do pracy. Nie wiem ile trzeba zarabiać, aby z radością przychodzić do pracy (i oczywiście być efektywnym) w miejscu, w którym panuje zła kultura organizacyjna, nieprzyjemna atmosfera, brak szacunku itd. Niemniej jednak nie twierdzę, że pieniądze jako takie nie są ważne, ale nabierają, według mnie, znaczenia dopiero w połączeniu z resztą rzeczy, o których wspomniałem.

A jak integrować i wspierać zespół, by działał efektywnie?

Zaczynając od początku. Każdy pracownik firmy powinien mieć jasno określony zakres obowiązków. Wiedzieć jakie ma zadania i za co odpowiada. Dobrze jest również, gdy każdy członek zespołu zna swoje zakresy nawzajem. Kolejna rzecz to podział ról w zespole i właściwie określone cele. Codzienne przydzielenie pracy zgodnie z kompetencjami, stanem obłożenia oraz celami indywidualnymi i zespołowymi. Następnie, dbanie o komunikację i przepływ informacji. Uważność na sygnały mogące świadczyć o spadku efektywności.

Niedopuszczanie do szerzenia plotek, równe i z szacunkiem traktowanie każdego członka zespołu. Docenianie pracy i zaangażowania. Odpowiednie wyróżnienie osób, które faktycznie na to zasługują. Dawanie zadań i inicjowanie projektów do wspólnego rozwoju. Dbanie o dobrą atmosferę, szacunek, wymianę doświadczeń i wzajemne wsparcie.

A jak podchodzić do konfliktów w zespole? Jak menedżer powinien w takich sytuacjach działać?

Jedni mówią – „gasić pożar”, inni – „nigdy nie dopuszczać do konfliktów”, a jeszcze inni powiedzą – „w porządku, mały konflikt w zespole pobudza kreatywność, zmusza do rywalizacji, a ta owocuje np. kilkoma nowymi pomysłami”. Wszystko zależy więc od punktu widzenia oraz rozumienia samej istoty konfliktu. Konflikt jest naturalnym elementem relacji międzyludzkich, w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Najistotniejsza w tym wszystkim jest umiejętność zarządzania sobą oraz samym procesem konfliktu. Kluczem jest tu wiedza na temat źródeł konfliktu, umiejętność rozpoznawania sygnałów, zapobieganie oraz panowania nad emocjami.

Menedżer przystępując do rozwiązania konfliktu powinien pamiętać o czterech podstawowych zasadach. Pierwsza, czyli oddzielenie ludzi od problemu. Ludzkie ego powinno zostać oddzielone od meritum sporu. Zanim zwaśnione strony „usiądą do stołu”, muszą zrozumieć, że są w tej sytuacji razem, a nie przeciwko sobie (w tym obszarze polecam również menedżerom zwiększenie swojej wiedzy na temat pracy z emocjami oraz komunikacji bez przemocy).

Druga, skupienie się na interesach, a nie pozycjach – bardzo ważne jest zrozumienie, czego ludzie tak naprawdę oczekują, a nie z jakiej pozycji mówią. Należy pamiętać, że każda ze stron ma wiele oczekiwań i rolą menedżera będzie zadawanie skutecznych, głębokich pytań (tu z pomocą przychodzi coaching), aby odkryć prawdziwe intencje uczestników sporu. Trzecia: ilość, a nie jakość opcji – w tym przypadku to liczba opcji jest najważniejsza. Jakość wynika właśnie z dużego wachlarza możliwości, które będą potrafiły zaspokoić potrzeby wszystkich stron konfliktu. I czwarta, obiektywne kryteria. Należy ustalić obiektywne kryteria, które pozwolą na wybranie możliwie najlepszej opcji dla poróżnionych stron.

Menedżer często musi przekazywać (nie zawsze pozytywny) feedback czy też informacje chociażby np. o zwolnieniach. Jak się do tego przygotować? Jak robić to efektywnie?

Każda informacja zwrotna wymaga przygotowania i odpowiednich umiejętności do jej przekazania. Istotne są miejsce, czas i forma. Ważne, by przygotować odpowiednie dokumenty, uporządkować i uzupełnić wiedzę oraz zastanowić się nad treścią rozmowy. Sama rozmowa musi przebiegać w atmosferze szacunku, jasności przekazu i braku niedomówień. Menedżer musi wykazać się dobrą komunikacją, empatią oraz umiejętnością zarządzania emocjami.

Co do efektywności to menedżerowi przychodzą z pomocą technika FUKO, metoda KANAPKA, metoda Zacznij – Przestań – Kontynuuj, model Pendletona czy model SPINKA. Jako trener uczę tego na szkoleniach i warsztatach pracując z menedżerami nad ich skutecznością osobistą w obszarze między innymi dawania feedbacku czy też prowadzenia trudnych rozmów.

Skuteczny menedżer powinien rozwijać kompetencje swoich pracowników. Jak może ich wspierać w rozwoju?

Menedżer powinien posiadać wiedzę i umiejętności na tyle wysoko rozwinięte, by móc samodzielnie rozwijać kompetencje swoich pracowników. W pierwszej kolejności musi zadbać o prawidłowe wprowadzenie nowego pracownika na stanowisko pracy. W zależności od jego doświadczenia i kompetencji przyjąć odpowiedni styl kierowania – instruowanie, konsultowanie, wspieranie, delegowanie. Z biegiem czasu, przydzielać zadania o większej złożoności lub trudności wykonania. Tu warto wspomnieć o kompetencji, z którą wielu menedżerów ma problem, mianowicie: delegowanie zadań. Jest to skuteczne narzędzie w ręku menedżera, właśnie między innymi do rozwoju pracowników.

Oczywiście w całym tym rozwojowym procesie menedżer nie jest sam. Z pomocą przychodzą mu, w zależności od struktury firmy, specjaliści ds. rozwoju zasobów ludzkich z działu HR lub możliwość korzystania z benefitów pozapłacowych. Najczęstszą jednak formą wsparcia menedżerów w procesie rozwoju pracowników większości firm są sesje coachingowe, procesy mentoringowe lub szkolenia prowadzone przez zewnętrznych trenerów.

Wspomniałeś o poziomie wiedzy i umiejętnościach menedżerskich, a jak jest właśnie z ich rozwojem? Czy chętnie sami się rozwijają ? Jeśli tak, to z czyjej pomocy i jakich form najczęściej korzystają?

Wszystko wokół nas się zmienia, pytanie: czy my się zmieniamy, czy się rozwijamy? Albo się rozwijasz, albo się zwijasz. Świat pędzi do przodu, technologia zmienia naszą rzeczywistość. Zmiana pokoleniowa wymaga innego podejścia do pracowników, globalność daje inne możliwości, pojawiają się szanse, ale i zagrożenia. Odpowiedź nasuwa się sama. Skuteczny menedżer jest otwarty na ciągły rozwój. A z czego korzystają? Na swoim przykładzie mogę powiedzieć, że są to warsztaty, szkolenia prowadzone w formie zamkniętej dla grupy menedżerów danej firmy, indywidualne sesje coachingu lub mentoringu, ale często też konsultacje telefoniczne czy online.

Nawiązałeś do zmiany. Mówi się, że jedyną pewną rzeczą jest zmiana. Żyjąc w epoce VUCA – jak określiłbyś największe wyzwania, jakie stoją przed menedżerami i szefami firm?

To prawda, nic nie pozostaje takie samo. Im szybciej wszyscy zrozumiemy, że żyjemy w świecie permanentnej zmiany, w świecie chaosu, niepewności i zaakceptujemy tę sytuację, tym szybciej pójdziemy dalej. Menedżer musi mieć wizję tego, dokąd zmierza i konsekwentnie realizować plan dotarcia do celu. Oczywiście, musi być przy tym wszystkim czujny i uważny na to, co dzieje się wokół niego. Musi również mocno brać pod uwagę wszystkie czynniki zewnętrzne makro-i mikrootoczenia wpływające na zmiany.

Trzeba nauczyć się funkcjonować w rzeczywistości VUCA – świecie zmienności, niepewności, złożoności i niejednoznaczności. Odpowiedzią na rzeczywistość VUCA jest adaptacja firmy, ludzi, a w szczególności – liderów do nowych warunków. Dlatego w strategii firmy powinien natychmiast pojawić się obszar mówiący o rozwoju menedżerów w zakresie zarządzania zmianą oraz przygotowaniem zespołów na skuteczne wdrożenie procesu zmian.

Rozmawiała Katarzyna Lipska-Konieczko

Piotr Tytoń, MBA – Trener Biznesu i Rozwoju Osobistego, Coach ACC ICF, Mentor. Posiada 20 lat doświadczenia w zarządzaniu zasobami ludzkimi na różnych stanowiskach kierowniczych. Jako Dyrektor Zarządzający oraz HR Business Partner odpowiedzialny między innymi za rekrutacje, budowanie i rozwój zespołów. Od kilku lat wspiera firmy w zakresie poprawy efektywności osobistej liderów (kadry średniego i wysokiego szczebla) oraz członków zespołów.

Felieton ukazał się w najnowszym OOH magazine. Do pobrania TUTAJ. 

Więcej podobnych treści przeczytasz TUTAJ.