Case study: Wykorzystanie wiadomości SMS w branży eventowej

Uczestnicy konferencji, imprez kulturalnych lub wydarzeń biznesowych oczekują jasnej komunikacji dotyczącej szczegółów eventu. Przykład konferencji Moto Idea pokazuje, że w roli wodzireja świetnie sprawdza się SMS.

Ubiegły rok przyniósł wyraźne ożywienie w branżach targowej i eventowej. Koszty organizacji wydarzeń są dziś jednak znacznie wyższe niż w 2019.  Sytuację ratuje grupa osób spragnionych spotkań na żywo i bezpośrednich kontaktów z partnerami oraz wydarzenia, których nie sposób zorganizować w formie zdalnej.

Trwałym skutkiem popularyzacji eventów online stało się jednak wykorzystanie interaktywnej komunikacji. Organizatorzy konferencji i kongresów często posługują się w tym celu specjalnymi aplikacjami, zastępującymi strony internetowe i umożliwiającymi obustronną komunikację np. zadawanie pytań na czacie podczas prelekcji. Stworzenie od podstaw lub dostosowanie istniejącej aplikacji na potrzeby tylko jednego wydarzenia jest jednak bardzo kosztowne.

Kolejna aplikacja? Ludzie tego nie chcą

Moto Idea to jedno z najważniejszych spotkań przedstawicieli sektora automotive: producentów samochodów osobowych, dostawców części i komponentów, środowiska naukowego oraz reprezentantów stowarzyszeń branżowych. Zeszłoroczna, 12. edycja konferencji odbyła się w 27-28 września w Łodzi i zgromadziła ponad 250 uczestników. Organizatorzy zupełnie zrezygnowali z opracowania aplikacji i zdecydowali się na komunikację za pośrednictwem wiadomości tekstowych dostarczonych przez SMSAPI.

Najważniejszym powodem takiej decyzji były ograniczenia wynikające z zabezpieczeń firmowych telefonów. To zupełnie zrozumiałe, bo aplikacje niewiadomego pochodzenia lub pisane ad hoc, z myślą o jednorazowym użyciu, mogą mieć poważne luki w zabezpieczeniach i narazić firmę np. na utratę cennych danych.

Ludzie czują też zwyczajny przesyt, bo każda konferencja to nowy system, nowy interfejs, nowe uprawnienia do przyznania. Lepiej sprawdzają się rozwiązania, które działają samodzielnie i w oparciu o znane standardy. Przykładem niech będą SMS-y, które od dobrych dwóch dekad działają na każdym telefonie. To tak minimalistyczna technologia, że nie ma możliwości, by stała się nośnikiem wirusa. Odbieranie i pisanie wiadomości jest więc bezpieczne zarówno dla CEO spółki giełdowej, jak i każdego innego uczestnika imprezy.

Oprócz troski o bezpieczeństwo, organizatorzy kongresu wzięli pod uwagę prywatność gości oraz fakt, że część z nich, chociażby ze względu na wiek, w ogóle nie korzysta ze smartfonów i mobilnych aplikacji. Mimo wszystko, prowadzący musieli zadbać o sprawny przebieg, zapewnić komfortową atmosferę i przekazać gościom najważniejsze informacje. Z pomocą przyszedł dostęp do profesjonalnej bramki SMS.

Dlaczego SMS może być lepszy od aplikacji?

• Wysyłka SMS-ów (nawet kierujących na dodatkowo stworzony landing page wydarzenia) jest znacznie tańsza niż zaprojektowanie aplikacji.
• Wdrożenie aplikacji wymaga więcej czasu oraz prac związanych m.in. z testami, poprawną konfiguracją i utrzymaniem.
• Wysyłanie i odbieranie wiadomości tekstowych jest natywną funkcją każdego telefonu (również modeli starszego typu).
• Obsługa SMS-ów jest intuicyjna i powszechnie znana.
• SMS-y działają nawet przy bardzo słabym sygnale sieci komórkowej i nie wymagają połączenia z internetem, do którego dostęp bywa utrudniony np. we wnętrzach hal targowych.
• Wiadomości tekstowe pozwalają informować gości o kolejnych wydarzeniach z agendy wydarzenia (np. zbliżających się spotkaniach networkingowych) i porządkować harmonogram (np. zachęcając do powrótów na salę).
• Odbiór SMS to możliwość dialogu pomiędzy występującymi na scenie, a widownią oraz sposób na badanie satysfakcji i ocenę wydarzenia.
• Wiadomości SMS pozwalają zintegrować gości z prelegentami w czasie rzeczywistym (np. umożliwiając głosowanie w ankietach lub przesyłanie pytań do prowadzących)
• SMS-y mogą być przesyłane na numery zagraniczne. Można to wykorzystać podczas eventów organizowanych z myślą o uczestnikach międzynarodowych.

Wiadomości SMS podczas konferencji Moto Idea

Komunikacja wspierająca konferencję Moto Idea opierała się na integracji systemu SMS i oprogramowania SharePoint przy pomocy platformy Power Automate. Do uczestników wydarzenia przesyłane były przede wszystkim informacje praktyczne, takie jak: wskazówki dotyczące dojazdu na miejsce, ważne daty i godziny związane z konferencją czy aktualności organizacyjne.

Organizatorzy  konferencji Moto Idea wysłali łącznie ponad dwa tysiące wiadomości do 250 uczestników i otrzymali 127 pytań do panelistów. Wynika z tego, że około połowa gości nawiązała interakcję przez wiadomość SMS. Trudno byłoby osiągnąć taki wynik przy użyciu analogowych narzędzi, zaś uruchomienie aplikacji wiązałoby się dla organizatora z długim i kosztownym wdrażaniem.

Pozyskanie kontaktu to jeszcze jeden, bardzo ważny argument przemawiający za wykorzystaniem wiadomości tekstowych podczas eventów. Wysyłka SMS-ów może być pomocna w zagospodarowaniu okresów ciszy pomiędzy odsłonami wydarzenia. Można ją także wykorzystać m.in. do zebrania opinii o konferencji, promocji kolejnych edycji czy powiązanych projektów.

Zdobyte przy okazji wydarzenia numery telefonów są wreszcie trwałymi leadami, które, jeśli uczestnicy wyrazili na to zgodę, można wykorzystać w późniejszych kontaktach. Odpowiednio prowadzona komunikacja SMS jest zatem narzędziem lojalizowania klientów i budowania długotrwałych relacji. Jej efekty będą odczuwalne na długo po zakończeniu eventu.

Ile to kosztowało?

Na koniec warto jeszcze zadać pytanie o koszt całego przedsięwzięcia. W porównaniu do opracowania i wdrożenia nowej aplikacji, wykorzystanie komunikacji SMS okazało się tanie. Rezerwacja numeru odbiorczego to zaledwie 100 złotych. Co więcej, dostarczone przez SMSAPI numery nie były numerami premium, dzięki czemu uczestnicy nie ponosili żadnych dodatkowych opłat wynikających z wysyłki wiadomości.

Michał Kuliś, Content Marketer w SMSAPI. Tworzy poczytne treści na potrzeby publikacji online i offline. Pisze artykuły eksperckie i poradniki, tworzy raporty oraz materiały szkoleniowe nt. marketingu SMS i komunikacji mobilnej. Pomaga przy nagraniach filmów oraz organizacji eventów. Odpoczywa podczas długich pieszych wędrówek lub na sofie przy dobrym reportażu.

Więcej materiałów z branży TUTAJ.