Cyfryzacja obiegu dokumentów coraz ważniejsza

Canon przeprowadził badania w trzech krajach regionu Europy Środkowo-Wschodniej (w Czechach, Polsce i na Węgrzech), które pokazały, że praca hybrydowa staje się coraz bardziej popularna. Firmy rozwijają też swoje techniczne możliwości cyfrowego procesowania dokumentów.

Tematy, którym przyjrzał się Canon, to obieg dokumentów w firmie, ich bezpieczeństwo, przechowywanie i utylizacja, a także podejście do cyfryzacji. Wszystkie badania przeprowadzono w Czechach, Polsce oraz na Węgrzech jesienią 2022 roku. Z porównania ich rezultatów wynikają pewne ogólne tendencje co do tego, jak do cyfryzacji i postępowania z dokumentami podchodzą przedsiębiorcy w naszym regionie Europy. Odpowiedzi wskazują, że nieznacznie więcej Czechów niż Polaków wybiera hybrydowy model pracy, i że wykorzystanie papierowych dokumentów w Czechach spada. Cyfryzacja obiegu dokumentów wzrasta także w węgierskich przedsiębiorstwach zwłaszcza w przypadku najważniejszych i poufnych dokumentów. Główną motywacją do cyfryzacji jest automatyzacja procesu rejestracji faktur oraz archiwizacja firmowych dokumentów.

Segregator czy chmura?

Canon przebadał także kwestię codziennych przyzwyczajeń w postępowaniu z firmową dokumentacją. Na pytanie „jak przetrzymywane są ważne dokumenty w państwa firmie” 81 proc. Polaków odpowiedziało, że w segregatorach. Taką samą odpowiedź podało 77 proc. Czechów i 50 proc. Węgrów. Jeśli natomiast chodzi o wykorzystanie technologii chmurowych do przechowywania dokumentów, to przodują w tym Węgrzy (11 proc. wskazań). Drudzy są Czesi (9 proc.), a trzeci – Polacy (7 proc.). Nie ma wątpliwości, że technologie chmurowe stanowią przyszłość pracy w biurze. Badacze przeanalizowali też podejście firm do cyklu życia dokumentów w firmie. A jednym z jego nieodłącznych elementów jest utylizacja niepotrzebnej już dokumentacji. Na pytanie „co Pani/Pana firma robi z nieużywanymi dokumentami papierowymi” 78 proc. Polaków, 73 proc. Czechów i 50 proc. Węgrów odpowiedziało, że korzysta z niszczarki. Jednocześnie – co cieszy – we wszystkich krajach niezwykle rzadkie są przypadki wycieku poufnych informacji.

Wsparcie dla cyfryzacji biur

Narzędzia dostarczane przez Canon wspierają transformację cyfrową firm, wliczając w to bezpieczną archiwizację dokumentów i szyte na miarę rozwiązania dostosowane do konkretnych potrzeb przedsiębiorstw. Główną kategorię oprogramowania cyfryzującego biura i automatyzującego pracę w nich są tzw. systemy zarządzania informacjami – m.in. IRIS oraz Therefore.

*Metodologia: wszystkie badania były przeprowadzone jesienią 2022 roku. Na polskim rynku badanie przeprowadziła agencja Insight Lab przy pomocy metodologii CATI (wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny) na próbie 200 osób (przedstawiciele średnich i dużych firm). Z kolei w Czechach tym samą metodą rynek zbadała agencja STEM/MARK na próbie 100 osób (pracownicy średnich i dużych przedsiębiorstw). Na Węgrzech przebadano 110 osób przy pomocy badania internetowego.

Więcej newsów z branży TUTAJ.