Największe polskie zawody w cold water surfingu w ramach kampanii „Napędzani marzeniami” Porsche

Zwykle planując event, pierwsze z pytań brzmi „kiedy?”. Termin definiuje cały proces organizacji wydarzenia. Tymczasem data zawodów „Cold waves by Porsche” zależała od warunków pogodowych na Bałtyku, więc mogła być prognozowana maksymalnie 5-7 dni przed wydarzeniem, a finalnie potwierdzona zaledwie 48h przed.

Organizatorzy mieli 2 doby na zaplanowanie i realizację transferów 40 zawodników z całego świata i 24 godziny na montaż infrastruktury podczas sztormu o sile 8 w Skali Beauforta. Za kreację infrastruktury, pomysł na format wernisażu zdjęć Krzysztofa Jędrzejaka oraz kompleksową produkcję wykonawczą i logistykę eventu odpowiedzialna była agencja WALK Events, a o największych wyzwaniach organizacyjnych opowiada Managing Director, Michał J. Olszewski.

Największe polskie zawody w cold water surfingu odbyły się 5 marca na jednym z najsłynniejszych spotów surfingowych w Polsce, we Władysławowie. Ich dokładny termin zależał od warunków pogodowych nad polskim morzem. Do informowania o dacie startu wykorzystano 3-stopniowy system alertów: żółty (szykuj się, fale są coraz bliżej), zielony (zaczniemy zawody za 48 godz.), czerwony (brak pogody, ustalamy nowy termin eventu). Stawką w zawodach było łącznie 12 tysięcy euro.

– Kompleksowa organizacja i logistyka eventu o takiej skali i w takich warunkach pogodowych była niemałym wyzwaniem. Szczególnie, że naszą rolą było przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom i członkom ekipy w czasie trudnych warunków pogodowych. Największą motywacją dla nas było zadowolenie i entuzjastyczne opinie zawodników, których ściągnęliśmy do Władysławowa z Australii, Szwecji czy Teneryfy. Organizacja eventów pod presją czasu jest zawsze wymagająca, ale przynosi też najwięcej satysfakcji – wskazuje Michał J. Olszewski, Managing Director w WALK Events.

48 godzin na transfer zawodników z całego świata

Gdy prognozy pogody okazały się sprzyjające surfowaniu, organizatorzy wydarzenia otrzymali „zielone światło” do działania. Ekipa WALK Events miała 5 dni od ogłoszenia żółtego alertu (informacji od zespołu prognozującego o zbliżaniu się odpowiednich warunków pogodowych) na postawienie wszystkich zaangażowanych podmiotów w stan gotowości. Kolejnym wyzwaniem było zaplanowanie i realizacja w 48 godzin transferów 40 zawodników z całego świata (w tym m.in. z Australii, Hiszpanii, Szwecji).

W ciągu doby musiał odbyć się również montaż infrastruktury. Pogoda nie ułatwiała tego zadania. Jak tłumaczy Michał J. Olszewski, dzień z idealnymi warunkami do przeprowadzenia zawodów oznaczał minimum 2 dni poprzedzającego go sztormu, kiedy prędkość wiatru osiągała ponad 70 km/h. To sztorm o sile 8 w Skali Beauforta.

Sukces organizacyjny przełożył się na zadowolenie zawodników

Dzięki sprawnej organizacji i zaangażowaniu wszystkich organizatorów, partnerów, sponsorów i dostawców wydarzenie okazało się dużym sukcesem. W kategorii Women Open zwyciężyła Alys Barton z Anglii, w kategorii Men Open – Ian Fontaine z Francji. Dwie zawodniczki z Polski – Karolina Marczak i Karolina Wolińska – zajęły kolejno drugie i trzecie miejsce w kategorii Open Woman. W kategorii Men Open pierwsze miejsce zdobył Ian Fontaine z Francji, który na swoim Instagramie napisał, “właśnie wygrałem jedne z najbardziej zakręconych zawodów na jakich byłem! To był jeden z najbardziej szalonych set up’ów, jak na północne zawody, możliwe, że najlepszy w Europie!”.

 

Wyświetl ten post na Instagramie

 

Post udostępniony przez Ian Fontaine (@ianfontaine)

Walk Events był odpowiedzialny za koncepcję infrastruktury, pomysł na format wernisażu zdjęć Krzysztofa Jędrzejaka oraz kompleksową organizację i logistykę eventu, a pomysłodawcą kampanii Cold waves by Porsche była agencja DDB Warszawa, która odpowiada za obsługę strategiczno – kreatywną marki Porsche w Polsce. Promocją wydarzenia zajmowała się agencja Big Picture, planowaniem i zakupem mediów agencja PHD Media Direction, a obsługą social media agencja 2increatives.

Wydarzenie odbywało się pod Honorowym Patronatem Burmistrza Władysławowa oraz Starosty Powiatu Puckiego, a także pod Patronatami: Dyrektora Urzędu Morskiego w Gdyni, Polskiego Związku Surfingu oraz International Surfing Association. Partnerami wydarzenia byli: newonce, Surf Stolica i Baltic Surf Scapes, a sponsorami: FCS Polska, Baltica, eSURF.

Więcej informacji z branży TUTAJ.