Faktury online z systemem KSeF. Sprawdź, co musisz wiedzieć!

Wystawianie faktur to podstawa biznesu, która nie ma zbyt wielu tajemnic. Jednak nie wszyscy przedsiębiorcy odnajdują się w dobie cyfryzacji. To problem, ponieważ faktury online z KSeF 1 lipca staną się obowiązkowe. Przeczytaj więc nasz artykuł i dowiedz się, o co w tym chodzi.

–
Czym jest KSeF?

To Krajowy System e-Faktur. Stanowi kolejny krok w stronę cyfryzacji administracyjnej. Polacy dobrze już znają Twój e-PIT oraz ePUAP. Można powiedzieć zatem, że system do wystawiania faktur online KSeF to nowy członek tej samej rodziny. Chodzi o możliwość generowania dokumentów ustrukturyzowanych. Co to znaczy?

To niepotrzebnie złożone sformułowanie odnosi się do faktu, że mamy do czynienia z dokumentem elektronicznym. Każda faktura online w nowym systemie ma ustrukturyzowany format XML, więc nie należy się tym za bardzo przejmować. Ważne jest natomiast to, że do ich wytworzenia nie jest już potrzebny zwykły program do faktur. Wystarczy przeglądarka połączona z platformą KSeF. W niej bowiem cyfrowe dokumenty fiskalne będą rejestrowane i dostępne do pobrania przez uprawnione podmioty.

Mowa tutaj o firmach, do których nie będzie już trzeba wysyłać faktur przy zakupie. Klient otrzyma dostęp do każdego dokumentu na dowolnym komputerze 24/7. Oczywiście dokumenty w formacie PDF wciąż będą ważne, jednakże wszystkie transakcje B2B tak czy owak znajdą swoje odzwierciedlenie w ramach krajowego systemu e-Faktur. B2C pozostanie po staremu.

Obsługa faktury VAT w internecie

Warto pamiętać, że platforma KSeF to nie tylko baza faktur online. To również szereg funkcji umożliwiających pracę z dokumentami. Błędna faktura VAT może więc zostać skorygowana wewnątrz systemu. Ponadto związane z tym formalności zostaną zredukowane do minimum, więc prowadzenie księgowości poprzez KSeF będzie łatwiejsze. Mimo to pomyłka przy numerze NIP oznaczać będzie ponowne wystawienie faktury online.

Poza tym wystawianie faktur z KSeF ma polepszyć jakość księgowości w Polsce. Chodzi tu o kwestie porządkowania czy archiwizacji. System z założenia ma usprawnić prowadzenie dokumentacji firm i skrócić związane z tym procesy. Zagubiona faktura VAT nie będzie już problemem.

Zalety KSeF

Z powyższego wynika, że funkcje systemu KSeF likwidują konieczność gromadzenia faktur we własnym zakresie. To siłą rzeczy oznacza, że specjalny folder na komputerze nie jest już potrzebny. W związku z tym znika ryzyko kradzieży danych fiskalnych bezpośrednio z dysku. Sam KSeF zapewnia szyfrowanie, więc przedsiębiorcy nie muszą się tym przejmować.

Najważniejszym plusem systemu jest jednak zuniwersalizowany porządek. Do tej pory bałagan w dokumentacji utrudniał działalność wielu firm. Kontrola fiskalna z tego powodu robiła się niekomfortowa. Podobnie można było powiedzieć o sytuacji, gdy coś zostało nieumyślnie usunięte z pamięci komputera. W niektórych przypadkach wiązało się to z utratą naprawdę cennych informacji. Faktury online po nowemu likwidują takie ryzyko. Ograniczają też szanse na prowadzenie nieuczciwych praktyk wobec fiskusa, jak i partnerów biznesowych.

W gruncie rzeczy ta platforma do faktur w pełni zastępuje podstawowe oprogramowanie księgowe. Baza kontrahentów, faktury cykliczne, definiowanie wartości domyślnych… Wszystko, co potrzebne do prowadzenia dokumentacji. Niemniej zaawansowany program do faktur zawsze się przyda ze względu na bardziej złożone operacje czy choćby obsługę transakcji w obcych walutach.

Kogo nie dotyczą faktury online z KSeF?

Podatnik zwolniony podmiotowo i wykonujący wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo póki co nie będzie objęty systemem KSeF. Jednakże od 1 stycznia 2025 r. sytuacja się zmieni. Nie zmieni się za to w stosunku do wszystkich tych, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia firmy na terytorium kraju. Tacy przedsiębiorcy nie będą musieli prowadzić dokumentacji w systemie KSeF. Jak wspomnieliśmy wcześniej, dotyczy to również zwykłych nabywców nieprowadzących własnej działalności. Tylko polscy przedsiębiorcy mogą więc korzystać z KSeF. A co jeśli tego nie zrobią?

Przewidziane są kary za ominięcie KSeF. Mają być stosunkowo surowe. Tak naprawdę system dopiero wchodzi w życie i wiele szczegółów może się w najbliższym czasie zmienić. Pewne jest jednak to, że urzędy skarbowe dalej będą drobiazgowo weryfikować spisy dokumentów kosztowych oraz inne dokumenty fiskalne polskich firm. Nowy system ma im to de facto ułatwić.

Podsumowanie

Od lipca każda faktura online wynikająca z transakcji B2B w Polsce znajdzie się w bazie danych KSeF. To dobre z punktu widzenia fiskusa, ale i sami przedsiębiorcy na tym skorzystają. Choć wystawianie faktur po nowemu będzie obowiązkowe, dzięki temu skończą się problemy z utrzymaniem porządku w dokumentach. Poza tym cały proces fakturowania stanie się ujednolicony, o wygodzie kontrahentów już nie wspominając. Warto zatem być na bieżąco z rozwojem funkcji programu. Jest raczej pewne, że wystawianie dokumentów fiskalnych w przyszłości stanie się jeszcze bardziej uproszczone.

Materiał sponsorowany