Rozdawanie gadżetów reklamowych a VAT – co musi wiedzieć marketer? | Jarosław Szajkowski, ASB Group

Rozdawanie gadżetów z logo firmy to powszechny element strategii budowania relacji z klientami i kontrahentami podczas konferencji czy wydarzeń targowych. Kubki, smycze, breloki, długopisy czy próbki produktów nie tylko wzmacniają rozpoznawalność marki, ale mogą także wpływać na decyzje zakupowe odbiorców. Warto jednak mieć na uwadze, że tego rodzaju działania mogą wiązać się z konsekwencjami na gruncie podatku VAT. W jakich przypadkach przekazanie gadżetów będzie neutralne podatkowo, a kiedy konieczne będzie rozliczenie podatku?

tam

Nieodpłatne przekazanie a obowiązek podatkowy

Co do zasady, opodatkowaniu VAT podlegają odpłatne dostawy towarów. Jednak przepisy ustawy o podatku od towarów i usług przewidują, że również nieodpłatne przekazanie towarów może zostać uznane za czynność opodatkowaną, jeżeli dotyczy towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika i przysługiwało mu przy ich nabyciu, choćby częściowe, prawo do odliczenia podatku VAT. Dla powstania obowiązku podatkowego nie ma przy tym znaczenia, czy podatnik faktycznie z prawa do odliczenia skorzystał.

W praktyce oznacza to, że samo rozdanie przedmiotów reklamowych – mimo braku zapłaty – może skutkować koniecznością naliczenia VAT. Wyjątkiem są jednak sytuacje, w których przekazywane towary spełniają kryteria uznania ich za prezenty o małej wartości lub próbki.

Prezenty o małej wartości – warunki wyłączenia z VAT

Ustawa o VAT przewiduje dwa przypadki, w których nieodpłatne przekazanie towarów nie skutkuje obowiązkiem rozliczenia podatku.
Pierwszy z nich dotyczy towarów, których jednostkowa cena nabycia (lub koszt wytworzenia, jeżeli brak jest ceny nabycia) nie przekracza 20 zł netto. W tym przypadku ustawodawca nie wymaga prowadzenia ewidencji, co upraszcza proces. Istotne jest jednak, że limit odnosi się do pojedynczej sztuki towaru. Nawet jeśli dana osoba otrzyma jednorazowo większą liczbę gadżetów, to co do zasady, dla celów podatkowych znaczenie ma wartość jednostkowa każdego z nich.
Druga możliwość dotyczy sytuacji, gdy podatnik prowadzi ewidencję umożliwiającą ustalenie tożsamości osób, które otrzymały dane towary, a łączna wartość prezentów przekazanych jednej osobie w roku podatkowym nie przekroczy 100 zł netto. Spełnienie obu warunków pozwala na uznanie, że przekazanie miało charakter prezentu o małej wartości, a tym samym jest neutralne podatkowo.

Próbki produktów a podatek VAT

Ustawodawca przewidział również wyłączenie od opodatkowania w przypadku przekazywania próbek. Aby jednak towar mógł być uznany za próbkę, musi spełniać określone kryteria – powinien stanowić egzemplarz lub niewielką ilość towaru, pozwalającą odbiorcy na ocenę jego cech i właściwości w końcowej postaci. Przekazanie próbki musi mieć wyłącznie charakter promocyjny i nie może prowadzić do zaspokojenia potrzeb końcowych odbiorcy, chyba że jest to nieodzowny element promocji i służy zachęceniu do zakupu.

Materiały reklamowe bez wartości użytkowej

Warto zwrócić uwagę na odrębną kategorię materiałów reklamowych, które nie przedstawiają wartości użytkowej z punktu widzenia odbiorcy – jak katalogi, ulotki, broszury czy wizytówki. Ich przekazanie, co do zasady, nie jest uznawane za dostawę towarów i nie podlega opodatkowaniu VAT. Wynika to z faktu, że tego rodzaju materiały mają zwykle charakter wyłącznie informacyjny i nie przynoszą odbiorcy korzyści majątkowej.

Jak ustalić wartość prezentu?

Dla potrzeb oceny, czy dany towar mieści się w limicie prezentu o małej wartości, decydujące znaczenie ma jego jednostkowa cena nabycia netto. W przypadku braku ceny – brany pod uwagę jest koszt wytworzenia. Taka metodologia wyceny została wprowadzona w celu uproszczenia rozliczeń, zastępując wcześniej stosowaną wartość rynkową brutto, która była trudniejsza do ustalenia w praktyce.

Praktyczne wnioski dla marketingowców

Prowadzenie działań promocyjnych z wykorzystaniem drobnych upominków, o ile mieści się w określonych limitach wartościowych i spełnia przesłanki ustawowe, nie musi wiązać się z obowiązkiem rozliczenia VAT. Kluczowe jest jednak zachowanie odpowiedniej dokumentacji – zwłaszcza w przypadku, gdy wartość prezentu przekracza 20 zł, a przedsiębiorca chce skorzystać z wyłączenia w oparciu o ewidencję osób obdarowanych.

Nieodpłatne przekazanie materiałów reklamowych lub próbek – o ile zachowana jest ich funkcja ściśle promocyjna – również nie rodzi obowiązku podatkowego. W każdym przypadku jednak należy ocenić, czy przekazywany towar spełnia definicje ustawowe oraz czy nie przekracza ustawowych limitów wartości.

Jarosław Szajkowski

Senior Tax Manager w ASB Group

Doradca podatkowy specjalizujący się w podatku akcyzowym, podatku od towarów i usług oraz w prawie celnym. Ukończył studia prawnicze na Uniwersytecie Warszawskim. Posiada bogate doświadczenie: obejmuje zapewnianie bieżącego doradztwa podatkowego, wykonywanie przeglądów podatkowych oraz wsparcie klientów podczas postępowań podatkowych i sądowo-administracyjnych. Doradzał polskim i zagranicznym firmom, między innymi z branży detalicznej, paliwowej, tytoniowej, motoryzacyjnej i handlowej, jak również podmiotom z sektora publicznego.

Więcej materiałów o podobnej tematyce TUTAJ.