Firmowe spotkania świąteczne. Co jest na topie w tym roku?

W branży spotkań trwają przygotowania do sezonu świątecznego, a organizatorzy i hotelarze eksperymentują z formatami i personalizowanymi atrakcjami. Bo choć firmowe wigilie wciąż należą do eventów z kategorii „tradycyjne”, to często niewielkie złamanie schematu wystarczy, by jednorazowe Christmas Party zostało w pamięci na długo i zaowocowało trwałą relacją z klientem korporacyjnym. Co jest na topie w tegoroczne święta i czym różnią się spotkania w Krakowie i w Warszawie?

Kraków i Warszawa to absolutna czołówka, jeżeli chodzi o ośrodki MICE w Polsce. Jak wynika z raportu „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2025”, opracowanego przez Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej, w ubiegłym roku w Krakowie zorganizowano 4 647, a w Warszawie 4 273 grupowe spotkania biznesowe. Dla porównania w plasującym się na trzecim miejscu Gdańsku odbyło się w tym czasie 1 920 wydarzeń. Jednak, gdy zbliżają się święta, dawna i obecna stolica Polski pokazują nieco inne oblicza.

– W Krakowie świąteczne spotkania firmowe wciąż są jeszcze mocno zakorzenione w tradycji. Zwykle przybierają formę uroczystej kolacji wigilijnej bufetowej lub serwowanej z możliwością wyboru dania głównego. Zapytania dotyczą najczęściej tradycyjnego układu stołów z klasycznymi białymi obrusami. Firmy z Krakowa przywiązują też dużą wagę do lokalnego kolorytu miejsca. Na topie są butikowe hotele w prestiżowych lokalizacjach, najlepiej w historycznym centrum miasta – mówi Kamil Sawicki, Cluster Poland Convention Sales Manager.

Dla warszawiaków lokalizacja hotelu również ma kluczowe znaczenie, jednak popularniejsze są tu bardziej swobodne „Christmas Parties” z open barem i muzyką na żywo.

– Podczas gdy w Krakowie zapytania dotyczą najczęściej tradycyjnego układu stołów z klasycznymi białymi obrusami, w Warszawie częściej wybierane są mniej standardowe nakrycia, np. czarne obrusy lub nietypowa zastawa. Dlatego już na starcie, w pakiecie z menu dajemy do wyboru różne warianty nakryć, a dodatkowo – we współpracy z profesjonalnymi dekoratorami – umożliwiamy personalizowaną aranżacje stołów i świątecznych dekoracji – mówi Kamil Sawicki, Cluster Poland Convention Sales Manager.

W branży MICE święta trwają cały grudzień

Według systemu monitorowania rynku spotkań Seerio, w grudniu 2024 roku wykorzystano 27 proc. całkowitej powierzchni warszawskich hoteli, a w Krakowie poziom zajętości wyniósł 17,72 proc. A jak będzie w tym roku? Na koniec trzeciego kwartału 2025 roku hotele w stolicy miały potwierdzone świąteczne spotkania na poziomie 6,49 proc. dostępnej powierzchni i otwarte zapytania na poziomie 17,48 proc. W Krakowie było to odpowiednio 8,52 proc. i 13,04 proc.

– Wysoki udział rezerwacji opcjonalnych jest znamienny dla tego okresu. W październiku wciąż wpływa jeszcze dużo zapytań wstępnych, bez konkretnego terminu. Przy tegorocznej skuteczności konwersji na poziomie około 30 proc. w Warszawie i 40 proc. w Krakowie, jedna trzecia tych zapytań powinna przełożyć się na dodatkowe rezerwacje – ocenia Kamil Sawicki, Cluster Poland Convention Sales Manager w Leonardo Hotels. – W naszej branży święta trwają cały grudzień. Przez trzy pierwsze tygodnie, oczywiście poza weekendami, nie ma dnia, kiedy nie organizujemy spotkania świątecznego dla klienta korporacyjnego – dodaje Kamil Sawicki.

Elastyczność w cenie

Dane z systemu Serrio pokazują, że zarówno w Krakowie, jak i w Warszawie okres planowania wydarzeń wydłuża się. Średni lead time dla dużych wydarzeń wynosi 200 dni, a dla mniejszych eventów około 60-100 dni. Z kolei hotelarze zwracają uwagę, że w przypadku spotkań świątecznych rezerwacje dotyczą praktycznie wyłącznie kolacji, lunche należą do rzadkości, a 30 proc. bankietów rezerwowanych jest wraz z noclegiem.

– Organizowanie mniejszych i krótszych spotkań, w formie świątecznej kolacji, pozwala firmom na znaczną redukcję kosztów i przesunięcie budżetów w kierunku dodatkowych atrakcji, takich jak live cooking czy świąteczne karaoke. Kluczowe znaczenia ma więc elastyczność oferty – mówi Magdalena Młynarczyk, Sales & Marketing Director Leonardo Hotels w Polsce. – W odpowiedzi na zmieniające się oczekiwania rynku w Leonardo Royal Warsaw oddaliśmy do użytku nowoczesne sale konferencyjne, które odpowiadają zarówno na potrzeby kameralnych spotkań, jak i dużych wydarzeń. Zlokalizowane są na dwóch piętrach hotelu i na obu poziomach dostępne jest też niezależne foyer i zaplecze gastronomiczne. Modułowe przestrzenie można łączyć ze sobą w zależności od liczebności grupy – dodaje Magdalena Młynarczyk.

Pracownicy decydują

To, co jest wspólne dla całej branży MICE w Polsce, to wyraźny zwrot w kierunku personalizacji doświadczeń i indywidualnych potrzeb każdego pracownika. Podczas organizacji świątecznych spotkań coraz ważniejsze staje się to, by goście aktywnie uczestniczyli w wydarzeniu i poczuli jego wyjątkowy charakter.

– Na topie są wszelkie kreatywne formy integracji. Niezmiennie proponujemy klientom warsztaty kulinarne z naszymi szefami kuchni, a we współpracy z partnerami między innymi tworzenie świec i dekoracji z wosku, czy warsztaty kompozycji herbat. Dużym zainteresowaniem cieszy się aktualnie fotobudka AI. Dzięki takim elementom spotkanie świąteczne staje się czymś więcej niż formalną kolacją – mówi Kamil Sawicki, Cluster Poland Convention Sales Manager w Leonardo Hotels.

O tym, że głównymi aktorami spotkań firmowych są pracownicy, świadczy też inny trend, któremu przyglądają się hotelarze.

– Pracownicy coraz częściej otrzymują kilka propozycji scenariuszy spotkania świątecznego w różnych lokalizacjach i głosują na opcję, która najlepiej im odpowiada. To kolejny sygnał, że priorytetem w organizacji wydarzenia jest człowiek i jego perspektywa. Dla nas, jako hotelu, oznacza to większą elastyczność i kreatywność w przygotowywaniu ofert, bo wiemy, że decyzja zapada po stronie pracowników, a nie tylko w dziale HR czy przy biurku prezesa – dodaje Magdalena Młynarczyk, Sales & Marketing Director Leonardo Hotels w Polsce.

Na dachu wieżowca lub w ukrytym patio

Firmowe świętowanie coraz częściej wychodzi poza sale bankietowe. Już od kilku sezonów prawdziwym hitem są powitania na świeżym powietrzu. To właśnie takie akcenty budują magiczną atmosferę i sprawiają, że świąteczne spotkanie zostaje w pamięci na długo.

– W Leonardo Hotels oferujemy wiele możliwości rozpoczęcia wydarzenia w naprawdę niezwykłej scenerii. W naszych butikowych hotelach w Krakowie startujemy z aromatycznym grzanym winem w urokliwym zimowym patio, a w NYX Hotel Warsaw zabieramy gości na świątecznego welcome drinka do rooftop baru na 19. piętrze wieżowca, z jednym z najpiękniejszych widoków na panoramę rozświetlonej stolicy – mówi Kamil Sawicki, Cluster Poland Convention Sales Manager w Leonardo Hotels.

Rozpoczęcie spotkania na dachu wieżowca z widokiem na zimową panoramę Warszawy lub przy aromatycznym grzańcu w magicznie udekorowanym patio, ukrytym we wnętrzu zabytkowej krakowskiej kamienicy? Dziś w branży spotkań liczą się niebanalne rozwiązania, dopracowane detale i obsługa, która potrafi działać elastycznie i ma do zaoferowania coś więcej niż „kolację przy stole i przemówienie prezesa”.

Więcej newsów z branży TUTAJ.