Niech żyje bal

Gale a także bale okolicznościowe to chętnie wykorzystywana przez firmy forma uczczenia jakiegoś osiągnięcia, podsumowania dokonań w danym roku czy docenienia pracowników czy klientów. Prestiż i wyjątkowość tego rodzaju wydarzeń przekładają się także na wizerunek całej organizacji.

Gale i bale to przedsięwzięcia z założenia prestiżowe, niekiedy ekskluzywne. Często organizowane właśnie po to, by m.in. podnieść prestiż organizatora w oczach odbiorców. Wymagania klientów są więc dużo bardziej wygórowane niż przy organizacji tradycyjnych eventów. – Tego typu wydarzenia mają istotne znaczenie w zakresie kształtowania wizerunku firmy, dlatego klienci oczekują rozwiązań, które podkreślą prestiżowy charakter spotkania – potwierdza Anna Serwin z agencji Event More. To także ciekawe wyzwanie dla agencji eventowych.
Organizację gal i bali zlecają na ogół duzi, znani i doceniani na rynku, firmy o rozbudowanej strukturze organizacyjnej. – Imprezy galowe najczęściej zlecają międzynarodowe korporacje. Najczęstsze okazje to oczywiście jubileusze, ale też fuzje firm, wręczenia nagród. Bale, to najczęściej eventy karnawałowe – wylicza Maciej Sobkowiak, właściciel i szef agencji Sound of Music. Klienci zdają sobie sprawę, że tego rodzaju imprezy są także lubiane przez media – są więc i okazją do pokazania się na łamach prasy czy w telewizji. Eskadra Events organizowała np. gale dla redakcji, które podsumowywały określone branże (Golden Arrow czy Autolider), bale natomiast dla firm chcących zorganizować wewnętrzne spotkania dla pracowników czy bale branżowe.

Ambitne założenia

Formuła takiego eventu zakłada, że spektakularne mają być zarówno poszczególne elementy, jak i cała oprawa. – Oryginalny temat przewodni, niecodzienna oprawa artystyczna, stylowa scenografia i odpowiedni prowadzący, najczęściej powszechnie znany celebryta, wyróżniają galowe wydarzenia na tle pozostałych imprez firmowych – mówi Marek Pisarik z Event More. Cała oprawa artystyczna powinna być dopasowana do okazji, profilu zaproszonych gości.
O wyjątkowości wydarzenia świadczyć może niecodzienne miejsce, wystrój wnętrza czy zaproszone gwiazdy. Maciej Sobkowiak mówi wręcz o pewnym namaszczeniu towarzyszącym organizacji tego rodzaju imprez. – To wydarzenia wymagające elegancji zarówno w oprawie, jak i obsłudze. Dlatego klient zwykle przykłada ogromną wagę do każdego elementu eventu, począwszy od samego zaproszenia na bal, a skończywszy na chwili wyjścia ostatniego gościa – zaznacza. I to właśnie gość powinien być w centrum uwagi organizatorów. – Organizując bal należy pamiętać, że najważniejsi są zaproszeni goście, to oni powinni być w centrum uwagi, muszą się czuć wyjątkowo. Odpowiadając na oczekiwania klientów staramy się stworzyć szczególną i ekskluzywną atmosferę – wyjaśnia Wojciech Cłapiński, dyrektor Eskadry Events.
Na balu nie wystarczy tradycyjny catering. Jedzenie musi być oryginalne i pozostawiać miłe wspomnienie. – Niezwykle istotnym elementem jest gastronomia. Menu dobierane jest z pieczołowitością, inaczej niż np. w wypadku szkolenia, konferencji itp. Zdarzają się przypadki, wcześniejszego testowania niektórych potraw. Oczywiście alkohole także grają ogromną rolę. Zwykle wybierane są te lepsze i zapewniana jest ich odpowiednia ilości. O braku w płynności serwowania dań i napoi nie może być mowy – mówi Sobkowiak.
Nie może być też mowy o jakichkolwiek przestojach. – Gala, czy bal to eventy trwające najczęściej ok. 5 godzin, dlatego priorytetowym jest, aby przygotowany program był dla gości interesujący, miał swoją dynamikę i jakość – zaznacza Sobkowiak. Gość musi wyjść z poczuciem, że dobrze spędził ten czas. Z drugiej strony całą obsługa powinna być możliwie niewidoczna.

Prestiżowy nie znaczy trudny

Prestiżowy charakter to główny wyróżnik gal i bali. To na tym aspekcie agencja skupia bardziej niż w innych wypadkach swoje wysiłki. Agencje przyznają jednak, że od czysto logistycznej strony organizacja takich imprez niewiele różni się od innych zleceń. – Gala i bal należą raczej do jednych z prostszych eventów. Brak tu skomplikowanej logistyki. Podwykonawcy to zwykle kilku, najczęściej stałych sprawdzonych kooperantów technicznych odpowiedzialnych za światło, dźwięk, multimedia, scenografię. Do tego catering oraz wybór samego miejsca. Bal czy gala zwykle odbywają się w pomieszczeniach zamkniętych, żeby nie narazić się na stres związany z kapryśnym czynnikiem pogodowym. Kolokwialnie, między nami eventowcami mówiąc, przygotowanie do takiego eventu określilibyśmy w czterech „złotych” wytycznych: dobre miejsce, smaczna micha, sprawdzone ekipy i dobra muza – przyznaje Sobkowiak z Sound of Music. Nie znaczy to oczywiście, że przygotować  takie przedsięwzięcie może każda agencja. Zlecenia tego rodzaju stają się pewnym standardem dopiero po kilku realizacjach. – Gdy organizujemy imprezę na kilkaset osób, logistyka nabiera kluczowego znaczenia. Bazą jest starannie opracowany plan działania i sprawna ekipa koordynatorów. To, co dzieje się na scenie, to zaledwie ułamek tego, co składa się na sukces imprezy. Ostateczny efekt w dużym stopniu zależy od wielu mniej widocznych szczegółów, takich jak sprawnie zorganizowany transport czy odpowiednia temperatura powietrza w pomieszczeniu – mówi Anna Serwin z Event More.

Nieco merytorycznej gimnastyki towarzyszy natomiast organizacji gal. – Organizując galę, wiemy że wymaga ona szerokiej współpracy merytorycznej pomiędzy agencją a jednostką zlecającą, chociażby podczas przygotowania materiałów na temat laureatów, tak jak było w przypadku Gali Autolider – mówi Cłapiński. Bardzo ważny dla agencji jest szczegółowy brief. Organizując galę, połączoną np. z rozdaniem nagród, należy zapoznać się z poszczególnymi aktorami imprezy. To pozwala trzymać się określonego protokołu, wyodrębnić osoby najważniejsze i odpowiednio je wyróżnić. – W przypadku gali istotne są treści merytoryczne – np. kolejność wręczania nagród. Zwycięzcy muszą czuć, że zostali docenieni, dlatego tak dobieramy atrakcje, by nie przyćmiły prawdziwego celu imprezy. Harmonogram jest jednym z najważniejszych elementów – ważne jest utrzymanie odpowiedniego tempa części oficjalnej, by zaproszeni nie poczuli się znudzeni – zwraca uwagę dyrektor Eskadra Events.

Z pewnością gala czy bal to imprezy o stosunkowo przewidywalnej całościowej formule. Z perspektywy agencji eventowej należy więc skupić się na szczegółach, smaczkach, które spowodują, że dane wydarzenie pozostanie na długo na ustach uczestników, mediów i wzbudzi powszechne uznanie w branży.