Okołoświąteczne eventy

Koniec roku dla agencji eventowych oznacza przede wszystkim wzmożone zamówienia na okołoświąteczne wydarzenia. Wszystko jedno, czy chodzi o podsumowanie roku, firmową wigilię czy koncert na rynku – ma być okraszone atmosferą świąt.

Głównie organizuje się spotkania dla pracowników. – Przełom roku zawsze obfituje w imprezy świąteczno-karnawałowe. Firmy decydujące się na zorganizowanie spotkań (eventów) wybierają okres tuż przed świętami na imprezę bożonarodzeniową, popularnie już teraz nazywaną Christmas Party – mówi Kinga Guzik, specjalista PR & event project coordinator w Top Events. To zdecydowanie czas wzmożonej integracji. – Przede wszystkim są to spotkania w restauracjach, pubach, gdzie najważniejszy jest catering, a w drugiej kolejności muzyka i zabawa dla gości – przyznaje Dorota Cepryńska, managing director Shi Events. Koniunktura świąteczna w branży eventowej przedłuża się także na początek kolejnego roku. – Jeżeli spotkanie, nie może odbyć się przed końcem roku, firmy decydują się na event w styczniu, ale wtedy nazywany jest on balem karnawałowym. Chociaż niejednokrotnie oba mają podobny charakter – mówi Kinga Guzik.

Ale okres przedświąteczny i świąteczny to okazja nie tylko do firmowych wigilii i podsumowań roku. – Wzrasta zapotrzebowanie na typowe eventy wigilijno-gwiazdkowe, ale reguły nie ma. Czasami okres świąteczny może być tylko pretekstem do wcześniej zaplanowanego wydarzenia, np. jubileuszu firmy – mówi Szymon Delakowicz, manager firmy eventowej Delpol. W czasie świąt sporo jest też pracy na rzecz różnych marek, które chcą wyróżnić swoją ofertę w tym czasie. – Jest to także okres włączania nowych telewizji tematycznych w Polsce, wejść na platformy cyfrowe, więc zdarzają się np. gale dotyczące wejścia nowej marki na rynek, a także jubileusze, rozdania nagród – ponieważ listopad i grudzień to czas podsumowań – wyjaśnia Dorota Cepryńska z Shi Events. Święta to więc nie tylko wydarzenia wynikające z tradycji, ale i całkiem marketingowe eventy próbujące wpisać się w atmosferę tego okresu.

Eventowe ożywienie

Spotkania organizowane przez firmy przed świętami Bożego Narodzenia można podzielić na te dla pracowników, partnerów biznesowych i klientów danej firmy. Tu klientami agencji są przede wszystkim duże firmy, których budżet pozwala na organizację tego typu wydarzenia. Podejść jest kilka. – Sadzę, że z racji kryzysu spektrum klientów organizujących wydarzenia świąteczne na pewno trochę się ograniczyło. Na pytanie „kto by chciał” na pewno odpowiedź padłaby: „prawie wszyscy”. Naszym zdaniem wydzielić można kilka typów decyzji odnośnie organizacji świątecznych eventów: „Zawsze organizujemy imprezy/promocje w tym okresie” (np. centra handlowe); „Jesteśmy pewni swoich wyników i stabilizacji finansowej”; „Musimy wydać budżet do końca roku”; „To już tradycja w naszej firmie” – podsumowuje Szymon Delakowicz.

Poza tym w związku ze świętami odbywa wiele imprez charytatywnych. – Jest to także okres organizowania szeregu akcji charytatywnych, społecznych czy dedykowanych koncertów. To jednak zupełnie inny rodzaj imprez, niż te organizowane przez firmy dla swoich pracowników czy partnerów – mówi Kinga Guzik z Top Events. Mamy też do czynienia z liczniejszymi niż zwykle eventami sprzedażowymi.
Święta to okres, kiedy z usług agencji eventowych korzystają także te firmy, które przez resztę roku w eventy nie inwestują. – Takie firmy zdecydowanie starają się wykorzystać koniunkturę okresu świątecznego. Jest dobrym pretekstem dla firm, które w ciągu roku nie organizują żadnych wydarzeń, ale chcą w jakiś sposób docenić swoich pracowników. Dodatkowym argumentem za organizacją jest fakt, że ww. firmy dość często są „pewniejsze”, gdyż jest to końcówka roku i znane są już mniej więcej wyniki roczne. Najczęściej organizowane są spotkania gwiazdkowe – mówi Szymon Delakowicz. Podobne odczucia ma firma Shi Events. – Często firmy starają się zachować tzw. budżet świąteczny, aby raz do roku móc przeprowadzić tego typu akcję dla swoich pracowników – mówi Dorota Cepryńska. Świąteczne spotkania to atrakcyjna forma eventowa, bez względu na branżę. Firmy, dla których impreza z tej okazji oznacza np. rezygnację z jakichś innych atrakcji w ciągu roku, podchodzą do eventu ze sporym entuzjazmem. Często większym, niż tam, gdzie takie spotkania są dorocznym rytuałem.

Nie zawsze Mikołaj

Ci klienci, którzy świąteczne imprezy organizują rokrocznie, zwykle dbają o to, by każde wydarzenie było inne, nieporównywalne do czegoś, co pracownicy czy klienci już znają. – Jak przy każdym evencie, liczy się pomysł – tu się może zdarzyć wszystko, nie tylko konwencja „Mikołaja i śnieżynek” – zaznacza Dorota Cepryńska. Odchodzi się od kolacji próbujących powielić klimat domowych świąt. Nawet jeśli jest to formuła kolacji, gościom towarzyszy zwykle jakiś ciekawy program. – Christmas Party organizowane mogą być w formie uroczystych kolacji, podczas których atrakcją może być zespół grający np. standardy jazzowe, oczywiście z wykorzystaniem motywów świątecznych. Jeżeli spotkanie jest organizowane w formie koktajlu, np. dla partnerów biznesowych lub klientów danej firmy a miejsce, w którym się ono odbywa, pozwala na to, proponowany jest koncert, recital, występ kabaretu lub pokaz – mówi Kinga Guzik. Często wybieraną formułą jest mniej zobowiązująca niż kolacja impreza w klubie. – Po kolacji (niekoniecznie uroczystej) i części oficjalnej, podczas której składane są życzenia czy podsumowywany jest mijający rok, następuje koncert. Goście, bawią się do muzyki na żywo i muzyki mechanicznej – wyjaśnia. Taka formuła oznacza też większą dowolność w przygotowaniu menu. Zawsze są jakieś dania nawiązujące do świąt, jednak catering bynajmniej nie bazuje na dwunastu tradycyjnych potrawach.

– Catering pozostaje indywidualną sprawą klienta. I tak samo, jak w przypadku formy spotkania, uzależniony jest od miejsca, w którym organizowane jest przyjęcie oraz charakteru tego spotkania. Inaczej skomponowane zostanie menu podczas kolacji zasiadanej, a inaczej bufety podczas wielkiej imprezy odbywającej się w danej konwencji – mówi Kinga Guzik. Zwraca uwagę także na bardziej prestiżowe imprezy świąteczne.

– Oczywiście nie można zapomnieć o imprezach świątecznych na dużą skalę, organizowanych w konkretnej konwencji. Są to bardzo rozbudowane eventy. Wszystko podczas takiego spotkania jest podporządkowane myśli przewodniej. Budowane są specjalne scenografie, układany jest scenariusz wydarzenia, goście otrzymują specjalne zaproszenia – dodaje. Pomijając budżet, w zasadzie wszystko zależy więc od charakteru zaproszonych gości. W mniejszym gronie często przeważa odświętna formuła. W przypadku spotkań biznesowych w szerokim gronie, dla których święta są raczej pretekstem, całe wydarzenie bardziej przypomina eventy realizowane także w pozaświątecznym czasie.