Przez żołądek do serca

Syty gość to zadowolony gość. Catering jest strategicznym elementem eventu, ponieważ pozwala skutecznie zamaskować wszelkie inne niedociągnięcia w organizacji imprezy. Dobrze przygotowany koncentruje na sobie uwagę przybyłych i to relatywnie na dosyć długi czas, bo przecież grzech nie skosztować wszystkiego. Z kolei banalny i niestaranny może okazać się grzechem głównym organizatora i wtedy trudno o zbawienie.

Od cateringu zależy dużo. Kamila Sitkowska, specjalista ds. marketingu i eventów Agencji Party twierdzi nawet, że 50 % powodzenia w organizacji imprezy zależy od zawartości stołu, druga połowa to pakiet rozrywek serwowanych podczas eventu. Jak więc wywalczyć tę strategiczną połowę sukcesu?

Pasuje jak ulał

Oczekiwania klientów w zakresie przygotowania cateringu są tak różne jak różne bywają gusta kulinarne.

– Z pewnoścą trend cateringu uległ zmianom na lepsze – stwierdza Katarzyna Walczuk, F&B Manager Andel`s Hotel Cracow – Klienci stawiają na jakość jedzenia, przygotowań, formy podania, a nie jedynie na cenę. Niejednokrotnie cateringiem, pragną pokazać i budować swój wizerunek, zapraszając gości ze swojej branży – podkreśla Walczuk. Oczywiście ważne jest odpowiednie dopasowanie, harmonia pomiędzy koncepcją imprezy i zintegrowanym z nią cateringiem. Inaczej będzie zaplanowane menu dla grupy studentów a inaczej dla wymagających biznesmanów.

– Patrząc od strony uczestników wydarzenia, catering musi być dokładnie dopasowany do jego formy; nie może być nazbyt skromny, ale  też nie powinien odwracać uwagi od całości eventu, chyba, że taki jest zamiar organizatorów – potwierdza Urszula Rosińska z Centrum Hotelowo-Konferencyjnego Witek – Wydarzenie musi mieć odpowiednio dostosowaną do rangi spotkania oprawę cateringową, tak aby goście mogli komfortowo umilić swój czas smacznym, ciekawym dla oczu posiłkiem – dodaje Rosińska. Catering musi jednak pasować. Nie sztuka zamówić trochę zupy i kotletów, organizacja menu jest dziełem rozbudowanej strategii, która musi ściśle odpowiadać zamysłowi wydarzenia.

-Catering jest istotnym elementem kreatywnego pomysłu stworzonego specjalnie dla organizowanego wydarzenia, dlatego od charakteru eventu zależy koncepcja cateringu – mówi Bartosz Grunwald, Event Manager z Agencji Reklamowej Axel – Musi on wpisywać się w scenariusz organizowanego wydarzenia, przez co spełnia podwójną rolę. Podczas planowania i  organizacji cateringu taką samą wagę należy przyłożyć zarówno do odpowiedniego, zgodnego z preferencjami gości, menu,  jak i bardzo starannego skomponowania dodatkowych jego elementów: wystroju miejsca, stołów, czy  strojów obsługi. W tworzeniu autorskich scenariuszy eventowych warto więc bardzo staranie dobierać  propozycje cateringowe, poznając wcześniej jak najlepiej gości, którzy będą uczestniczyli w evencie – radzi Bartosz Grunwald.

Jak dodaje Katarzyna Walczuk z Andel`s Hotel Cracow , dla klientów coraz bardziej liczy się jakość oferty cateringowej, jej prestiż, niż cena, ponieważ jakość serwowanego jedzenia i estetyka podania buduję wizerunek firmy, są jej wizytówką i od tego czy będzie ona poplamiona czy pięknie wyprasowana (jak obrus) zależy odbiór imprezy przez gości. Tak jak często do podtrzymania kontaktu służy rozmowa o pogodzie, tak podczas eventu tę funkcję przejmuje zawartość stołu i wieść gminna się niesie wystawiając zbiorową cenzurkę imprezie. Marketing szeptany jest dziś skuteczną formą generowania opinii o marce, a nic tak nie psuje ogólnego wrażenia jak nieświeży ser czy przypalona zupa – widać firma oszczędza, niezbyt dobrze stoi finansowo, nie szanuje gości, co na pewno przełoży się na kontakty biznesowe. Tak to już jest w interesach, że diabeł tkwi w szczegółach.

Do dzieła!

Pierwszym etapem jest zazwyczaj planowanie. Projektując cateringowe przedsięwzięcie należy zdefiniować potrzeby klienta oraz dostosować catering do rodzaju i charakteru organizowanej imprezy, w zależności od tego, czy jest to bankiet, przyjęcie koktajlowe, lunch biznesowy, przerwa kawowa czy piknik. – Przy organizacji cateringu należy przed wszystkim dokładnie wysłuchać celu jaki klient pragnie osiągnąć zamawiając catering, jak również wziąć pod uwagę wszystkie sugestie oraz wytyczne jego potrzeb – mówi Katarzyna Walczuk z Andel`s Hotel Cracow

– Rola organizatora nie sprowadza się wyłącznie do wysłuchania i wykonania wszystkich oczekiwań klienta, ale również do funkcji tzw doradcy. To organizator ma doświadczenie co może się sprawdzić w danym miejscu, a z czego należy zrezygnować – dodaje Walczuk. Główne elementy, które wyznaczają kierunek działania, to przede wszystkim charakter spotkania, liczba uczestników, no i oczywiście budżet. Ważne są również godziny imprezy i otoczenie, w jakim posiłek będzie serwowany. – Jeżeli chodzi o dobór potraw, liczą się przede wszystkim preferencje klienta, a właściwie jego  gości – mówi Marek Pisarek z firmy Event More – Na całościowe wrażenie ogromny wpływ mają  zarówno pojedyncze detale, jak i obsługa cateringu. Nie można sobie pozwolić, aby dania gorące wystygły lub klient czekał w nieskończoność na czyste sztućce. Niedopuszczalne są również sytuacje, gdy w grupie znajdują się wegetarianie, a wybór potraw nie pozwala im cieszyć się posiłkiem  lub co gorsza w ogóle nie uwzględnia ich przekonań – wymienia cateringowe grzeszki Marek Pisarek. Przygotowywane każdorazowo na miarę, poszczególne elementy cateringu wymagają dużej kreatywności i zastosowania innowacyjnych rozwiązań. I tu znowu wchodzi w grę potęga detalu. – Istotnym jest duża dbałość o szczegóły mające wpływ na realizację założonego scenariusza eventowego, dlatego dużo pracy należy poświęcić zarówno kształtom przygotowywanych posiłków, elementom wystroju stołów, atmosferze, jaka towarzyszy gościom podczas posiłku. Musimy zwracać szczególną uwagę na szukanie nowych koncepcji i rozwiązań (smaków, sposobów serwowania posiłków), aby wyjątkowość smaku i podania przełożyła się na jakość marki organizatora eventu – Bartosz Grunwald z Agencji Reklamowej Axel.

Na topie

Wśród kulinarnych tendencji modny staje się efekt synergii. A to za sprawą coraz częściej wkradających się w gastronomiczne umysły zasad kuchni fusion. Skoro lubimy hiszpańskie oliwki i francuskie sery, a z szynek preferujemy parmeńską to czemu nie połączyć wszystkich etnicznych smaków w jedną całość. – Obecnie jednym z panujących trendów są zasady Kuchni Fusion, która poprzez niepowtarzalne łączenia smaków i aromatów, jak również wieloletnich tradycji kulinarnych, czy etnicznych specjałów czyni kuchnię fusion wyjątkowa, natomiast oryginalne dizajnerskie zdobienia podkreślają jej różnorodność – potwierdza Kamila Sitkowska z Agencji Cateringowej Party.

Bardzo modne stały się ponownie dania serwowane, tworzą tzw prestiż imprezy. – Szwedzki bufet jest obecnie pass’e, jednakże połączenie dań serwowanych i bufetu ze względu na praktyczność jest nadal bardzo popularne – opowiada o gustach klientów Katarzyna Walczuk z Andel`s Hotel Cracow-  Obserwujemy duże zainteresowanie mini przekąskami z angielskiego – finger food oraz daniami wystawionymi w tzw jednoporcjówkach. Wygodne do przygotowania i konsumpcji, świetnie sprawdzają się w plenerze, gdzie nie ma możliwości podłączania urządzeń grzewczych na stałe – dodaje Katarzyna Walczuk.

Alkoholowy uwodziciel

Jedni goście wąchają zawartość półmisków, inni z niecierpliwością spoglądają w stronę baru. Cóż zrobić – dogodzić trzeba każdemu. Jeżeli event nie jest tylko oficjalną galą a w sposób naturalny ma się przerodzić w imprezę do białego rana obsługa barmańska jest konieczna. – Powinien więc być egzekwowany w profesjonalny sposób i być jakościowym uzupełnieniem dla innych atrakcji eventu – mówi Maja Ziemkiewicz, Sponsorship Supervisor Wyborowa S.A. Kiedy przed oczami wyrasta sznur kolorowych drinków stają się same w sobie gwoździem programu, elementem spektaklu, którego nie od parady nazywa się sztuką barmańską  – Naszym zdaniem nie należy ograniczyć znaczenia drinka wyłącznie do zawartych w nim procentów – dodaje Maja Ziemkiewicz – Drinki to zdecydowanie element stylu i kultury życia. Uważam, że możemy sparafrazować powiedzenie „jesteś tym, co jesz” – serwowane drinki na bazie kluczowych marek z portfela Wyborowej SA, np. whisky Ballantine’s Finest, czy wódki Wyborowa potwierdzają tę regułę w obszarze „jesteśmy tym, co serwujemy” – mówi Ziemkiewicz. Sprawdza się zasada, że konsumpcja zaczyna się od pierwszego spojrzenia, a sztuka komponowania koktajli i napojów potrafi uwodzić zmysły wzroku.

Sukces w zasięgu widelca

Oprócz menu na sukces cateringu mają wpływ jakości i standard obsługi, miejsce, muzyka, atrakcje oraz wystrój. – Pamiętajmy jednak o ważnym i kluczowym czynniku ludzkim, wykwalifikowanej osobie zarządzającej i koordynującej całość cateringu. Odpowiednia osoba na tym stanowisku zagwarantuje nam bezpieczeństwo i powodzenie eventu – przypomina Katarzyna Walczuk z Andel`s Hotel Cracow. Nie sposób wymienić wszystkich narzędzi, które towarzyszą odpowiedniemu przygotowaniu cateringu, ponieważ profesjonalna organizacja to zazwyczaj sieć naczyń połączonych, w których jedno komplementarnie uzupełnia drugie. – W zależności od celu marketingowego eventu, okoliczności, miejsca, ilości osób uczestniczących w evencie, cech grupy i wielu innych czynników mamy niezliczone możliwości doboru środków, które mają wpływ na kształt cateringu – tłumaczy Bartosz Grunwald z Agencji Reklamowej Axel. – Na jego sukces ściśle składa się połączenie kreatywności oraz  dużego doświadczenia, analizy rynku, a przede wszystkim dbałości o bezpieczeństwo i jakość – dodaje Grunwald. Fakt ten potwierdza Marek Pisarek z agencji Event More.

– Można zorganizować imprezę w przysłowiowym pałacu z marmurowymi posadzkami ale gdy stół będzie pusty lub potrawy niesmaczne, goście raczej nie zaliczą przyjęcia do udanych. To samo niestety dotyczy alkoholu  – niedociągnięcia w tym temacie również nie są dobrze widziane. Jako anegdotkę dodam, że niedawno mieliśmy okazję organizować premierę nowego samochodu rajdowego.  Nadwozie z czarnego karbonu oraz elementy brandingu w kolorze czerwonym zainspirowały nas do opracowania specjalnej receptury drinka. Charakterystyczny czarno-czerwony shot okazał się strzałem w dziesiątkę, dodał smaczku całemu wydarzeniu – opowiada Pisarek. Schlebiać podniebieniom lubi każdy – czy to porządnie się najeść czy zasmakować odrobiny nieba w gębie.  A że wiadomo, że dobre jedzenie podnosi poziom endorfin i powoduje uczucie szczęścia, to w takim stanie ducha kontakty biznesowe zawiązują się w najtrwalsze supełki.