Sky is the limit- event dla klientów

Walka o klienta to codzienna szermierka każdego przedsiębiorcy. Atakuje się go reklamą, prezentami, najeżdża szarżą przedstawicieli handlowych, obrzuca granatami ofert. A może by tak po prostu wyciągnąć białą… serwetkę, przypieczętować rozejm kieliszkiem szampana i najzwyczajniej w świecie porozmawiać o ulubionym deserze. Event delikatnie, finezyjnie, z gracją i taktem realizuje marketingowe intencje.

Event jako pojęcie wymyka się teoriom i hipotezom.  Nie da się go podstawić pod wzór ani ujarzmić na osi współrzędnych. Można go w pewien sposób zaplanować, ale on, jak niesforne dziecko, i tak pójdzie swoją drogą. Wszystko co można zrobić, żeby utrzymać event na smyczy, to W MIARĘ dobrze przewidzieć następstwa przyczynowo-skutkowe i określić cele.

Pretekst czy dobre chęci?

Tak się ma cel eventu do okoliczności, że o celu wie nadawca, natomiast odbiorcy jest on podany pod słodką skorupką konkretnych okoliczności i motywów imprezy.  – Na pewno dobrym pretekstem jest  jubileusz działalności firmy lub inny znaczący krok w jej rozwoju, wydarzenie, które ma fundamentalne znaczenie dla dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa na rynku. Event dla partnerów handlowych może być również zwieńczeniem wcześniej prowadzonych działań,  formą podziękowania  za udaną współpracę, nagrodą za udział w programie motywacyjnym.  – podpowiada Marek Pisarik, dyrektor zarządzający/kreatywny Event More. Dodaje także, że w praktyce, aby spotkać się z kontrahentami i partnerami handlowymi, nie zawsze jest potrzebna okazja – ważne są cele, które chcemy zrealizować poprzez tego typu wydarzenie. Jeżeli są one jasno określone, firma nie potrzebuje specjalnych okoliczności, aby się spotkać z osobami, które mają istotny wpływ na rynkowy sukces jej działalności. Wystarczy więc sama idea, chęć kontaktu, inicjatywa. Oczywiście chęć kontaktu brzmi bardzo ciepło i rodzinnie, ale oczywistym jest, że event jest mistrzem technik perswazyjnych. W zależności od potrzeb może realizować cele wizerunkowe i promocyjne, przekładać je na sprzedażowe, zacieśniać relacje, rozluźniać krawaty, rozwiązywać języki a potem otwierać portfele klientów. Jacek Olechowski, prezes zarządu EM Lab i jednocześnie vice prezes Międzynarodowego Stowarzyszenia Reklamy IAA w Polsce, wymienia dwa podstawowe rodzaje eventów nawiązujące do ich kluczowej misji: wizerunkowe i sprzedażowe. Event wyreżyserowany w nastawieniu na osiągnięcie tych celów kreuje konkretne postawy i reakcje klientów. – W zależności od charakteru eventu – PRowego lub promocyjnego, oczekuje się od niego, że będzie kreował pozytywny wizerunek firmy/marki/produktu lub oddziaływał prosprzedażowo, czyli zachęcał uczestników do zakupu – potwierdza Joanna Kumpiń, Project Manager Agencji Promocyjnej Locco Event. Oprócz tych strategicznych, czysto biznesowych celów impreza zacieśniania partnerskie relacje, buduje lojalność, motywuje do dalszego współdziałania. Często intencje te łączą się ze sobą, tworząc efekt synergii. – Nie do przecenienia jest również nieformalna atmosfera, która tworzy się podczas wspólnie spędzonych chwil, co niewątpliwie sprzyja późniejszym kontaktom biznesowym – dodaje Anna Serwin, creative head Event More. W końcu: „Sławianie, my lubim sielanki” – jak napisał Mickiewicz.

Nie ma miejsc idealnych z definicji…

…są za to dobre pomysły szyte na miarę celów eventu. Planując lokalizację trzeba wziąć pod uwagę sekwencję czynników, które pomogą wytropić to najbardziej optymalne miejsce. – Pod uwagę brane są: rodzaj komunikatu marketingowego, jaki ma być emitowany podczas eventu, dostępność jak największej grupy docelowej, odległość grupy docelowej od miejsca organizacji eventu, aktywność uczestników wydarzenia, itd. Znając odpowiedzi na te pytania łatwiej wybrać najbardziej odpowiednią lokalizację, np. w plenerze, w galerii handlowej czy w miejscu niedostępnym dla osób postronnych – wymienia Joanna Kumpiń. Jeśli impreza wymaga noclegu stajemy przed kolejnym wyzwaniem – jak i gdzie przenocować gości. Determinantem wyboru odpowiedniego miejsca jest więc cel, charakter wydarzenia i ilość uczestników. Oprócz tych podręcznikowych kryteriów wyboru lokalizacji warto czasem pozwolić sobie na odrobinę kontrolowanego szaleństwa, ale limitem często bywa budżet. – Gdy mamy do czynienia z wąskim, wręcz elitarnym gronem kontrahentów, popularne są spotkania w egzotycznych zakątkach świata.  W takim przypadku o  lokalizacji decyduje m.in. moda na dane miejsce, warunki pogodowe, sytuacja polityczna, rodzaj lokalnych atrakcji – wspomina Marek Pisarik.

Termin wymaga konsensusu…

…bo nie ma terminów uniwersalnych. – Jeśli daty eventu nie mamy ustalonej z góry, to czeka nas przeprowadzenie akcji logistycznej i telemarketingowej – przestrzega Bartosz Grunwald, event manager Agencji Reklamowej Axel – Należy zebrać informację na temat terminów urlopów, planowanych nieobecności w pracy i innych organizowanych wydarzeniach firmowych. Kiedy już ustalimy konkretną datę wydarzenia, pozostaje zaprosić uczestników i zadbać o frekwencję. Kluczową rolę odgrywa zawsze sposób zaproszenia uczestników – powinien być kreatywny i interesujący, żeby przyciągnął ludzi. Jeśli chodzi o narzędzia wykorzystywane w tym etapie, jest to przede wszystkim telefon, email, a także tradycyjna wysyłka – mówi Bartosz Grunwald. Ustalenie terminu idealnego jest walką z wiatrakami, ale odpowiednio wcześnie (na kilka miesięcy przed planowaną imprezą) podjęte kroki na pewno zbliżą tę datę do ideału i zaowocują frekwencją. Zbyt późno podejmowane działania to grzechy główne organizatorów. – Goście są często powiadamiani o imprezach dużo za późno, a krótkie terminy realizacji podwyższają koszty i zmuszają do rezygnacji z optymalnych rozwiązań. Eventy warto planować z dużym wyprzedzeniem – radzi Jacek Olechowski.

A jak zupa będzie za słona?

Planowanie imprezy to przykładanie narzędzi do celów. Oczywiście zawsze trzeba być nastawionym na sukces, ale… co jak mleko się zważy, a gwiazda wieczoru z dnia na dzień zachoruje na grypę? – Dobry event przewiduje wiele opcji przyszłych zdarzeń, a do każdej z nich przygotowuje się konkretne scenariusze. Tworzymy tzw. scenariusze alternatywne, realizowane w zależności od rozwoju sytuacji „planu A” – mówi Bartosz Grunwald – Ważnym elementem decydującym o powodzeniu imprezy są również informacje od klienta – brief wydarzenia i zdefiniowanie gości, oraz elastyczność – trzeba reagować na bieżąco na zmieniające się potrzeby klienta – dodaje Grunwald. Rzadko coś dzieje się przez przypadek, częściej niepowodzenia są jak efekt motyla i wynikają z zaniedbań i zapomnień. Co może zdezorganizować misterny, wydawać by się mogło, plan?  – Dla przykładu –  jeżeli wydarzenie jest jednodniowe, przyczyną jego porażki może być miejsce zbyt oddalone od miejsca zamieszkania zaproszonych gości. W takiej sytuacji, pomimo atrakcyjnego programu spotkania, efektem może być niska frekwencja – mówi Anna Serwin – Event może również położyć nieproporcjonalna alokacja budżetu – jeżeli 50% zostanie przeznaczone na gwiazdę wieczoru, a ona się nie pojawi, może się okazać, że hucznie zapowiadane wydarzenie składa się z noclegu w hotelu, cateringu i dyskoteki… O ile nie było to spowodowane obiektywnymi przyczynami, firma może żądać zadośćuczynienia, ale nie zmienia to faktu, że zaproszeni goście mogą być rozczarowani przebiegiem Event – dodaje Serwin. Jan Olechowski twierdzi, że najczęściej popełnianym błędem przy planowaniu eventów jest myślenie w kategoriach “fajnej imprezy”. – Eventy są jednym z marketingowych kanałów dotarcia, więc przy ich planowaniu należy się w 100% skupić na celach, które mają osiągnąć. Nie chodzi o to by było fajnie – chodzi o to, by jasno zdefiniować cele i skutecznie je zrealizować – mówi Olechowski. Impreza dla klientów ma ściśle strategiczne funkcje, musi być zaplanowana z wyjątkową precyzją i obwarowana alternatywnymi rozwiązaniami. Jest wizytówką firmy ocenianą przez najbliższe otoczenie handlowe. Tego typu spotkania mają trochę hazardowy charakter, bo w każdej chwil karta się może odwrócić a skutki będą odwrotne do zakładanych celów. Dobry i precyzyjnie obmyślany plan pozwala jednak kontrolować w dużym stopniu przebieg eventu.

Event w wersji limitowanej

Event dedykowany partnerom handlowym ma zazwyczaj elitarny, limitowany charakter. Limitowany jest jednak zawsze także budżet, który stanowi największą barierę, ale na szczęście limitowana nie jest wyobraźnia, która łamie wszystkie ograniczenia i przeszkody. Impreza dla kontrahenta nie musi zwykłym, banalnym, w pełni kontrolowanym bankietem, ale czy swobodne scenariusze pasują do eventu o charakterze biznesowym? Gdzie leży złoty środek? – Wbrew pozorom, to właśnie podczas tego typu wyjazdów dzieje się więcej niż wydawałoby się, że wypada – śmieje się Marek Pisarik z Event More – zdarzyło nam się dostać zapytanie o wieczór w azjatyckim klimacie, którego główną atrakcją miało być sushi serwowane na ciałach hostess, albo  walki w kisielu… – Staramy się unikać scenariuszy, które przekraczają granice dobrego smaku – dodaje Anna Serwin – klientowi, który życzy sobie erotycznego show w czasie eventu, możemy zaproponować profesjonalną tancerkę, która nauczy panów… robić streaptiz dla żon. W takiej sytuacji role się odwracają – w momencie, gdy mężczyźni sami stają się „obiektem pożądania”, nabierają luzu, robi się wesoło i atmosfera oczyszcza się z niezręcznych podtekstów – mówi Anna Serwin.

W maju, 50 metrów nad ziemią, w Łodzi, można było zjeść kolację.  Na zwisającej z dźwigu platformie znalazły się krzesła, stoły, a między gośćmi krążyli kelnerzy. Widać w przypadku eventów tylko sky is the limit…

Joanna Kumpiń, Agencja Promocyjna Locco Event:

Rodzajów eventów jest mnóstwo, to jaki charakter przybierze wydarzenie zależy tak naprawdę od Klienta. W zależności od Jego potrzeb i możliwości budżetowych można skroić event, który usatysfakcjonuje nierzadko wybrednego Klienta, jak i samych uczestników eventu. Z bogatej oferty propozycji eventowych Klient może wybierać event o charakterze biznesowym, motywacyjnym, integracyjnym, okolicznościowym, itd. Atrakcje są przeróżne od gier i zabaw integracyjnych, wykwintnych dań w restauracji z muzyką  na żywo w tle, po spektakularne pokazy fajerwerków czy przejażdżki pojazdami retro itd.

Ewa  Ogiegło, Agencja Reklamy i Promocji – ARTIGRAF:

Gdy zapraszamy gości w celu potrzymania dobrych relacji biznesowych musimy zapewnić im odpowiednie atrakcja. A zatem upominek narzuca się sam i dość jasno wpisuje się w scenariusz. Podczas wyprawy morskiej obdarujemy uczestników  wodoodporną odzieżą czy sprzętem związanym z żeglarstwem. Jeśli organizujemy wyprawę na orientację w terenie pomyślmy o kompasach, gdy zaś Panie zaprosiliśmy do centrum SPA zafundujemy im zestaw kosmetyków lub ręczników z logo organizatora. Gdy spotykamy się by wypromować nowy produkt, to również mamy jasno sprecyzowany przekaz. Prezent zawsze powinien być związany z nowym produktem i mocno go promować. W przypadku spotkań konferencyjno- szkoleniowych wybór artykułów promocyjnych składa się w teczek, materiałów piśmienniczych, pamięci USB, wskaźników laserowych i innych związanych z branżą konferencyjną. Asortyment jest ogromny i w tej sytuacji dostosowujemy go do możliwości finansowych.  Gdy np. podejmiemy decyzję o zakupie pamięci flash USB, możemy obdarować uczestników zwykłą pamięcią USB lub w  formie karty kredytowej jak to bywa w branży finansowej.  Dla TOP menagerów proponuje się np. pamięci wykonane ze srebra.  Gdy dodatkowo spotkanie zorganizowaliśmy nad morzem, warto pokusić się o pamięci biżuteryjną z bursztynem. Zdarza się, że kształt USB nie ma aż tak istotnego znaczenia jak jego pojemność. Bardzo duży rynek w przypadku spotkań konferencyjno szkoleniowych zajmują również wyroby skórzane i piśmiennicze. Od tanich poprzez wyroby wysokiej jakości i znanych marek. Starajmy się by prezenty były zawsze najwyższej jakości a najlepiej o niepowtarzalnym wzornictwie. Pamiętajmy, że poprzez upominki przekazujemy wartość dobrego, spójnego obrazu marki naszego  klienta.

Anna Gogacz, General manager Allegro Agency:

Event może przybrać absolutnie każdą formę, jaką tylko klient sobie zażyczy. Patrzymy na specyfikę uczestników imprezy oraz na cele, jakie mają być zrealizowane. Staramy się, by odbiegać od standardów – zamiast zasiadanej imprezy możemy zaproponować np. grę miejską, a nawet specjalnie na potrzeby imprezy napisać musical. Kluczowe są: świeży, oryginalny pomysł, doskonałe planowanie, jakość i perfekcyjna realizacja.

: