Śladami nowoczesnej komunikacji wewnętrznej

Duża korporacja, setki pracowników, kilkanaście złożonych strukturalnie działów. Właściwie takie małe państwo, podzielone na odrębne ministerstwa. Każde z nich ma swój określony zakres obowiązków, przez co w efekcie synergii mechanizm działa bez zarzutu. Żeby jednak zapewnić każdej oddzielnej tkance korporacji właściwe funkcjonowanie potrzebna jest informacja – wiadomość, która pokieruje w sposób odgórnie zaplanowany i przewidziany mechanizmami działań.

Marketing wewnętrzny jest szeroko pojętą filozofią firmy, który traktuje pracownika, jak wewnętrznego klienta korporacji. Buduje sprawny system komunikacji w przedsiębiorstwie, dzięki czemu klient wewnętrzny jest świadom sytuacji firmy, zmian, kalendarza imprez i przedsięwzięć.  Sposobów na skuteczny i efektywny dialog w firmie opracowano wiele – bardziej lub mniej nowoczesnych. Wydawnictwa firmowe, tablice ogłoszeń, radiowęzeł, serwis telefoniczny, intranet, konferencje i spotkania, tablice ogłoszeń, kluby, stowarzyszenia, ulotki – to niektóre zaadoptowane już sposoby na komunikację między poszczególnymi szczeblami w przedsiębiorstwie. Tymczasem na arenie narzędzi marketingowych pojawia się jeszcze jeden gracz. Zdążył już zagarnąć dla siebie duże przestrzenie miejskie oraz środki komunikacji, rozpoczął ekspansję w galeriach handlowych a teraz nieśmiało puka do drzwi korporacji. Ma przy tym „w kieszeni” kilka atutów przebijających tradycyjne środki dystrybucji informacji w firmie. – Im większa firma, tym więcej aktywności, które mogą być udziałem pracowników. Stąd wiele korporacji stosuje gazetki lub newslettery – mówi Grzegorz Góralczyk, Digital Signage Manager w SQM   –  Digital Signage eliminuje koszty druku i dystrybucji papierowych wydań, czyniąc dodatkowo komunikaty bardziej atrakcyjnymi przez zastosowanie animacji i dynamiki. Z kolei wobec newsletterów przewagą dobrze wdrożonego systemu DS jest możliwość nadania komunikatu „tu i teraz” bez ryzyka, że zostanie on umieszczony w folderze „wiadomości-śmieci”. Przekaz na ekranach jest bardziej atrakcyjny, dodatkowo możemy go wspierać elementami rozrywkowymi, jak choćby emitowanie na części ekranu programów telewizyjnych – tłumaczy Góralczyk. Platformy Digital Signage, zdalnie zarządzane ekrany LCD, to dynamicznie rozwijające się narzędzie wspierające wewnętrzną komunikację w nowoczesnych firmach. Umożliwiają prowadzenie kompleksowych działań komunikacyjnych w instytucjach o złożonej strukturze i zróżnicowanym środowisku funkcjonowania. Digital Signage to sposób na budowanie wizerunku firmy przyjaznej pracownikom oraz dotarcie z informacją do właściwych osób we właściwym miejscu i czasie, natychmiast i efektywnie.  – Digital Signage to „nowa era” w wewnętrznym obiegu informacji: sposób na efektywną komunikację zarządu firmy z pracownikami wszystkich szczebli i działów, z klientem zewnętrznym w punktach obsługi oraz odwiedzającymi firmę kontrahentami – mówi Bartosz Drzewiński z DDS Poland – Platforma umożliwia budowę i administrację dowolnej ilości kanałów emisji – osobnego dla każdego działu czy lokalizacji – dodaje Drzewiński. Największą zaletą infrastruktury Digital Signage jest możliwość zdalnego, prostego i szybkiego aktualizowania emitowanych informacji. Dzięki temu multimedialne nośniki są idealnym narzędziem komunikacji w każdej sytuacji – wtedy gdy firma odnosi sukcesy, ale również w sytuacjach kryzysowych, gdy liczy się szybkość i precyzja reakcji. – Możliwość szybkiej zmiany treści i łatwość dystrybucji danych powodują, że Digital Signage stał się lepszym kanałem komunikacji wewnętrznej od tradycyjnych materiałów indor – mówi Antoni Taczanowski, dyrektor sprzedaży VMR, firmy zajmującej się integracją sieci Digital Signage – Wprowadzanie treści nie generuje kosztów, a materiały multimedialne o wiele częściej mogą się zmieniać. Przewagą Digital Signage nad tradycyjnymi sposobami komunikacji indoorowej jest możliwość odtwarzania multimediów takich jak animacje, video czy media strumieniowe. Nadaje to instalacji interaktywny charakter, lepiej wpływający na percepcję odbiorcy – dodaje Taczanowski. Wiąże się to z niezawodnością tego systemu, ponieważ za sprawą wysokiej jakości ekranów LCD platforma Digital Signage jest przystosowana do całodobowego działania w wymagających warunkach. – Dzięki nowoczesnym narzędziom do zarządzania platformą firmy SCALA, administrator ma pełną kontrolę nad funkcjonowaniem nośników, bez względu na ilość ekranów i liczbę objętych platformą lokalizacji – mówi Bartosz Drzewiński.

Zdalnie sterowane, multimedialne narzędzia komunikacji wewnętrznej dają możliwości przekazywania zawsze aktualnej i dostosowanej do zmieniającej się sytuacji na dynamicznym rynku informacji. – Treść informacyjno-rozrywkowe w windach, holach i miejscach wypoczynku służą budowaniu wizerunku organizacji w oczach jej pracowników – wymienia okoliczności zastosowania ekranów Antoni Taczanowski, dyrektor sprzedaży VMR – Monitory wykorzystywane są także w formie nośnika informacji o charakterze motywacyjnym – np. zestawienie wyników osiąganych przez pracowników, wytyczanie krótkoterminowych celów. Czasem sieć wyświetlaczy pełni rolę oficjalnego nośnika informacji, np. w centrach call-center, gdzie prezentują one podział zadań dla pracowników – dodaje Taczanowski. Nośniki Digital Signage spełniają dokładnie te same funkcje, co ulotki oraz mailing, ale wielokrotnie sprawniej i z korzyścią dla wizerunku nowoczesnej firmy. Na ekranach mogą być publikowane ogłoszenia i komunikaty zarządu, wspierają wszelkie wydarzenia w firmie – imprezy integracyjne, konferencje czy dni otwarte, są źródłem bieżących informacji z życia firmy. Stają się cyfrowymi punktami informacyjnymi. Elektroniczne nośniki dają też ogromne możliwości zamieszczania różnego rodzaju kontentu – zarówno zdjęć, tekstu jak materiału wideo. – Wysoka komunikatywność i perswazyjność uzyskana jest dzięki multimedialnej, dynamicznej formie przekazu – mówi Bartosz Drzewiński – Dodatkowe nakładki dotykowe umożliwiają budowę platformy o charakterze interaktywnym. Realizacja ankiet pracowniczych albo uzyskanie informacji od/przez klienta staje się dzięki wykorzystaniu technologii Digital Signage szybkie, proste i ekonomiczne – dodaje Drzewiński.

Na terenie przedsiębiorstwa istnieją dwa zastosowania dla sieci – pierwsze skierowane dla klienta, drugie dla pracowników organizacji.  W zależności od tej nadrzędnej funkcji nośnika dobierana jest lokalizacja, na podstawie mapy miejsc, do których dana grupa ma dostęp i najczęstszy kontakt. – Kierując przekaz do klienta, monitory umieszczane są przy recepcji lub w ciągach komunikacyjnych – w lobby, korytarzach, przy windach lub wejściach do pokojów konferencyjnych – wymienia Antoni Taczanowski  – W instalacjach skierowanych dla pracowników, monitory umieszczane są wewnątrz wind lub w halach i pomieszczeniach biurowych – dodaje dyrektor sprzedaży VMR. Oprócz dobrania właściwej lokalizacji dochodzi jeszcze jedno kryterium decyzyjne – wybór sprzętu i oprogramowania. – W rozwiązaniach wewnętrznych wykorzystywane są monitory, projektory multimedialne w tym również folie do projekcji tylnej – tłumaczy Taczanowski – Pomimo rozwoju ekranów diodowych, technologia ta rzadko znajduje zastosowanie w instalacjach wewnętrznych. W projektach wewnętrznych stosujemy zintegrowane odtwarzacze – tzw. Net-Top-Box. Można je wygodnie zamocować bezpośrednio za monitorem – radzi  dyrektor sprzedaży VMR. W rozwiązaniach multimedialnych dla outdooru dominuje technologia LED, natomiast w przypadku indooru powszechnie stosowane są monitory LCD.- Zazwyczaj stosuje się ekrany profesjonalne przystosowane do ciągłej pracy i wyposażone w system centralnego zarządzania – mówi Grzegorz Góralczyk – Jeśli chcemy jeszcze bardziej zaktywizować pracowników warto zastosować ekrany interaktywne:  kioski multimedialne, totemy dotykowe itd. Pełne wykorzystanie DS. uzyskamy, gdy właściwie zintegrujemy system np. z czytnikami elektronicznych kart ID – radzi Góralczyk.
Sieci pośrednictwa technologii Digital Signage w komunikacji wewnętrznej ciągle jest na etapie  rozwijania się i edukowania branży. – Rynek rozwija się dynamicznie choć z właściwą sobie ostrożnością – diagnozuje Grzegorz Góralczyk – Rok 2010 obfituje w zapytania ze strony wielu firm, ale dopiero jego końcówka pokaże jak to zainteresowanie przełoży się na realizacje. W przypadku instalacji SQM w fabryce Imperial Tobacco w Jankowicach system jest wciąż rozbudowywany o nowe nośniki w kolejnych placówkach, wprowadzona będzie też nowa strategia komunikacji korporacyjnej. Klienci będą używać Digital Signage coraz bardziej świadomie – dodaje Góralczyk. Największy boom być może przed nami. Tak to już jest z technologią – nie tak dawno telefon komórkowy był luksusem i symbolem statusu, dziś już jest jak szczoteczka do zębów. Elektronika powoli wypędza papierowe komunikaty, ale klienci potrzebują jeszcze trochę czasu i… pieniędzy.