Innowacja na rynku czy standard konferencyjny? Aplikacja eventowa pod lupą | Miłosz Wójcik

Pierwsze mobilne aplikacje eventowe pojawiły się na polskim rynku całkiem niedawno, ale od razu z dużym rozmachem. Większość organizatorów konferencji albo już je stosuje, albo ma to w planach. Nie wszyscy jednak znają pełne spektrum zastosowań takich aplikacji i wiedzą jak z nich umiejętnie korzystać. Co zmieniły oraz jakie korzyści przynoszą uczestnikom, organizatorom i sponsorom, wyjaśnia Miłosz Wójcik, Prezes spółki Solomo, która zbudowała system Confrenz, pozwalający na tworzenie dedykowanych aplikacji mobilnych dla wydarzeń.

Czy technologia już na dobre wkroczyła do eventów czy jednak jesteśmy trochę w tyle w porównaniu z zagranicą?
Miłosz Wójcik: Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ rynek eventów jest bardzo zróżnicowany. To zależy od typu wydarzenia czy branży. Biorąc pod uwagę pojedyncze przypadki wcale nie odstajemy od innych rynków, bo zdarza się w Polsce wykorzystywać różne innowacyjne rozwiązania technologiczne. Jednak przyglądając się bliżej skali, na jaką stosowane są różne technologie, jest jeszcze sporo do zrobienia. Chociażby aplikacje mobilne, które w wielu krajach traktowane są jako standard i muszą pojawić się na każdym wydarzeniu, są w Polsce wykorzystywane głównie podczas konferencji i targów technologicznych. Choć oczywiście zdarzają się wyjątki. Poza samą obecnością aplikacji, chodzi też o umiejętne jej wykorzystanie przez organizatora, który musi, zachęcić do jej pobrania swoich uczestników.
Świetnym przykładem proaktywnego podejścia do stosowania nowych technologii podczas eventów jest Europejskie Forum Nowych Idei (EFNI) organizowane co roku przez Konfederację Lewiatan. To bardzo duże wydarzenie dla przedsiębiorców, managerów, naukowców i polityków wysokiego szczebla. Mimo, że średnia wieku jest tam dość wysoka, organizatorzy jako jedni z pierwszych w Polsce, już kilka lat temu, zdecydowali się na wdrożenie aplikacji mobilnej. Pamiętam to doskonale ponieważ był to nasz pierwszy polski klient. Podczas EFNI aplikacja nie tylko się pojawiła, ale – dzięki bardzo dobrej promocji ze strony organizatora – była chętnie używana przez większość uczestników.

Wprowadziliście na rynek aplikację eventową. Jakie są jej cele aplikacji? Jakie spełnia funkcje?
Głównym celem aplikacji jest umożliwienie uczestnikom efektywnego networkingu biznesowego. Większość ludzi przyjeżdża na konferencje i targi właśnie dla kontaktów. Uczestnicy już dawno dostrzegli, że udział w eventach, to nie tylko wiedza prelegentów. Dzięki aplikacji, nowe znajomości nawiązywane przez uczestników są mniej przypadkowe. Każdy może przejrzeć wcześniej listę uczestników, wyszukać ludzi reprezentujących wybrane firmy, czy posiadających określone kompetencje, a następnie rozpocząć z nimi rozmowę na czacie lub od razu umówić spotkanie.

Co dokładnie znajduje się w aplikacji? Do czego przydaje się ona na evencie prelegentowii uczestnikowi?
Aplikacja niesie ze sobą konkretne, namacalne korzyści dla każdej ze stron uczestniczących w evencie: dla organizatorów, uczestników, prelegentów, wystawców i sponsorów. Odpowiada na wiele potrzeb.

Organizator zyskuje dynamiczny kanał komunikacji z uczestnikami, pobudza networking i wymianę myśli, co skutkuje większym zadowoleniem uczestników. Zyskuje też dodatkowy kanał marketingowy dla sponsorów, co zwiększa jego przychody. Ponadto, dane które pozyskujemy dzięki zastosowaniu aplikacji pozwalają lepiej zrozumieć potrzeby uczestników i sprawić, że kolejne wydarzenie będzie jeszcze lepiej ocenione.

Uczestnicy nie muszą nosić ze sobą i przeglądać drukowanych harmonogramów, które przy kilku drobnych zmianach w planie, stają się bezużyteczne. Przede wszystkim jednak uzyskują świetne narzędzie do networkingu. Mogą przeglądać listę osób, które wezmą udział w wydarzeniu, rozpoczynać rozmowy i umawiać spotkania zarówno przed, w trakcie, jak i po evencie. To znacznie podnosi efektywność biznesową. Zwiększa zwrot z inwestycji czasu i kapitału w wyjazd na konferencję czy targi.
Prelegenci mogą aktywizować uczestników poprzez prowadzone na żywo, za pomocą aplikacji, sondaże oraz zbierać feedback na temat swojego wystąpienia.

Sponsorzy i wystawcy otrzymują dodatkową i wydłużoną w czasie ekspozycję, bo – jak już wspominałem – aplikacja używana jest przed, w trakcie i po wydarzeniu. Sponsorzy, we współpracy z organizatorami i nami mogą wpływać na to, jak długo aplikacja będzie użyteczna, chociażby poprzez zamieszczanie w niej różnych materiałów po wydarzeniu (prezentacje, publikacje, badania, zdjęcia, video).

Jaka była historia powstania aplikacji. Proszę powiedzieć jak zrodził się pomysł?
Pomysł zrodził się z własnej potrzeby. Uczestniczę w wielu konferencjach biznesowych i targach. Wcześniej, pracując dla jednego z polskich funduszy Venture Capital, organizowałem kilkanaście wydarzeń dla inwestorów i startupów rocznie. Poznawałem setki ludzi, ale miałem poczucie, że wiele z tych kontaktów – mimo, że były miłe – do niczego nie prowadziło. Podobne odczucia mieli inni uczestnicy. Potrzebne było narzędzie, które pozwoli mi na umawianie się z ludźmi, z którymi możemy nawiązać współpracę lub dowiedzieć się od nich czegoś wartościowego. Tak zrodził się pomysł. Jego realizację na pierwszym etapie umożliwił nam prywatny inwestor, który był wtedy dyrektorem jednego z międzynarodowych funduszy Private Equity i doskonale rozumiał potrzebę, którą adresował nasz projekt. Inwestycja pozwoliła nam skupić się na tym projekcie przez krótki czas, bo kwota była przeznaczona na stworzenie pierwszej, bardzo okrojonej wersji produktu. Od tamtej pory finansujemy się z bieżących przychodów, bo szybko udało nam się rozpocząć sprzedaż za granicą, a po jakimś czasie także w Polsce.

Jakie jest nastawienie organizatorów? Czy widzą potrzebę użycia aplikacji, czy jednak uważają to za zbędne?
Podejście organizatorów jest różne. Ci, którzy koncentrują się na dostarczeniu jak największej wartości uczestnikom wydarzenia i patrzą na swój biznes długofalowo, zwracają uwagę na szczegóły i uważają aplikację za element niezbędny. Większe zadowolenie uczestników, wynikające z tego, że na evencie poznali kogoś, z kim później podpisali umowę, powoduje, że wracają na kolejne edycje. Są też organizatorzy, którzy chcą mieć aplikację, bo trzeba, bo słyszeli, że to modne, nie zastanawiając się co może ona wnieść i traktując ją po macoszemu. Tacy organizatorzy, mimo posiadania aplikacji, odnoszą z niej mało korzyści. Inni uważają, że aplikacja jest zbędna. Wielu boi się zmian i ich unika. Przede wszystkim dlatego, że obawiają się większego obciążenia. Na szczęście znaleźliśmy sposób na to, by przekonać organizatorów, zajmując się obsługą aplikacji od A do Z, co przekonuje kolejne firmy do współpracy z nami.

Jak przekonałby Pan mnie jako uczestnika, że warto zainstalować Waszą aplikację? Z jaką największą bolączką się spotykacie? Ciężko nakłonić uczestników do użycia produktu?
Zapytałbym po co Pani przyjechała na konferencję, a następnie pokazał element aplikacji, który pozwoli Pani jeszcze bardziej efektywnie zrealizować ten cel. Uczestnicy instalują aplikację, gdy widzą w niej konkretne korzyści dla siebie. Trzeba komunikować im wymierne korzyści. To stosunkowo proste zadanie. Aplikacja jest prosta i intuicyjna, więc zapoznanie się z nią naprawdę nie jest skomplikowane.

Czy uważa Pan, że istnieje zagrożenie, że korzystając z aplikacji ludzie już kompletnie przestaną podchodzić do siebie na eventach? W końcu można w niej pogadać, zaczepić kogoś, znaleźć w social mediach, więc rozmowy bezpośrednie zejdą na drugi plan.
Na konferencje jeździ się właśnie po to, by spotykać się z ludźmi twarzą w twarz i budować prawdziwe relacje. Aplikacja ma te realne kontakty podsycać, zwiększając ich trafność. Za jej pomocą odnajdujemy odpowiedniego człowieka, umawiamy się i idziemy na spotkanie. Moje wrażenie jest wręcz przeciwne – dzięki niej odbywa się jeszcze więcej sensownych spotkań biznesowych. Bardzo szybko przenosimy rozmowę z Internetu do życia realnego.

Ponadto rynek cały czas się rozwija, liczba konferencji rośnie z roku na rok. Ludzie wciąż chcą się spotykać i rozmawiać, bo tak buduje się prawdziwe relacje.

Dla jakich eventów tworzyliście już aplikacje? Proszę się pochwalić Waszymi klientami.
Wśród naszych polskich klientów są między innymi PLAY, Leroy Merlin, Konfederacja Lewiatan i Blue Business Media. Za granicą są to tacy gracze jak chociażby INFORMA czy organizator największych targów dotyczących Internet of Things, które odbywają się w San Francisco, Londynie i Berlinie. Od niedawna tworzymy także aplikacje dla festiwali muzycznych czy filmowych. Jednym z naszych w tym obszarze klientów jest Transatlantyk Festiwal. Klientów jest sporo i można podzielić ich na kilka grup: agencje reklamowe i eventowe, korporacje oraz niezależni organizatorzy eventów, które są marką samą w sobie.

Co zamierzacie robić w przyszłości?
Obecnie tworzymy aplikacje w modelu White Label, a więc każdy event lub seria eventów posiada własną aplikację. W przyszłym roku wprowadzimy na rynek aplikację agregującą wszystkie wydarzenia, która wniesie bardzo dużo wartości dla organizatorów i uczestników. To nasz główny cel. Ponadto planujemy stworzenie zintegrowanego z aplikacją systemu rejestracji i sprzedaży biletów online oraz aplikacji do rejestracji uczestników na miejscu wydarzenia. Chcemy zająć się kompleksowo obsługą i rejestracją, tak, by jak najbardziej odciążyć organizatorów.
Rozmawiała Paulina Pięta

Miłosz Wójcik – przedsiębiorca technologiczny działający na styku nowych technologii i marketingu. Prezes zarządu dwóch spółek: Solomo – firmy, która stworzyła system Confrenz oraz Appchance – studia projektującego i programującego aplikacje mobilne.

Wywiad ukazał się w OOH Event. Wersja online znajduje się TUTAJ