Zwiększanie satysfakcji uczestników wydarzeń biznesowych za pomocą nowych technologii

Na eventy biznesowe jeździmy przede wszystkim po to, by nawiązywać relacje biznesowe i wymieniać się wiedzą. Przede wszystkim chodzi o kontakty, o interakcje z innymi uczestnikami i prelegentami.

Ważne są spotkania i rozmowy twarzą w twarz. Tego nie zastąpi żadna technologia. Jednak wiele nowych kontaktów nawiązywanych podczas przerw kawowych czy lunchów to kontakty przypadkowe – z ludźmi, owszem, ciekawymi, ale nie zawsze takimi, z którymi chcielibyśmy porozmawiać najbardziej. To problem numer jeden.

Problem numer dwa dotyczy angażowania uczestników – chodzi o możliwość obustronnej komunikacji, a nawet wielostronnej dyskusji, która zasadza się na treściach poszczególnych prezentacji. Pytania do prelegentów, które można zadawać po zakończeniu wystąpienia są bardzo ułomną formą dyskusji. Jest tak z kilku powodów. Po pierwsze, jest czas na zadanie tylko kilku pytań, a osób, którym zrodziły się w głowach pytania są setki, czasami tysiące (a pytań jeszcze więcej). Po drugie, wiele osób nie ma odwagi lub ochoty zgłaszać się i przedstawiać swoich pytań przez mikrofon, na forum. Po trzecie, bardzo często dobre pytania nasuwają się w trakcie wykładu, w kontekście wygłoszonej właśnie przez prelegenta treści, ale na koniec, gdy nadchodzi czas pytań, już o nich nie pamiętamy.

Oba te problemy pomagają rozwiązać nowe technologie w postaci aplikacji mobilnych. Moment, w którym smartfony zaczęły wypierać tradycyjne telefony miał ogromny wpływ również na branżę MICE. Z perspektywy kilku lat nie sposób nie dostrzec zmian, jakie dokonały się choćby w wielu obszarach, jak rejestracja, RSVP, booking, czy networking. Rozwój technologii umożliwił zarówno lepszą koordynację organizacji eventów, jak i szansę na zwiększenie zysków poprzez wykorzystanie wcześniej niedostępnych kanałów komunikacji marketingowej.
Problem pierwszy, polegający na nawiązywaniu trafnych, w stosunku do naszych potrzeb, kontaktów adresowany jest za pomocą funkcji networkingowych, takich jak lista uczestników konferencji, wraz z ich wizytówkami i opisami, czat prywatny, pozwalający na rozpoczęcie rozmowy oraz kalendarz spotkań, pozwalający szybko przejść do spotkania twarzą w twarz. Bez względu na to, czy ktoś szuka klienta, partnera biznesowego, pracownika czy specjalisty, który podzieli się ze mną wiedzą, mogę wyszukać taką osobę, wpisując w aplikacji jej stanowisko, nazwę firmy lub kompetencje. Gdy już znajdę odpowiednią osobę, piszę do niej wiadomość, a jeżeli osoba ta uzna, że korzyści mogą być obustronne, umawiamy się na spotkanie. To proste i skuteczne rozwiązanie. Najlepsze jest w nim to, że działa już przed rozpoczęciem konferencji, ponieważ większość osób, dzięki informacjom od organizatorów, pobiera aplikację na kilka dni – a czasami nawet tygodni – przed wydarzeniem.

Drugi problem rozwiązywany jest w aplikacji poprzez takie funkcje jak pytania do prelegentów czy fora dyskusyjne dedykowane poszczególnym wykładom. Dzięki temu wszyscy uczestnicy, niezależnie od momentu wykładu oraz ich odwagi do zadawania pytań na forum, mają możliwość zadania pytania lub skomentowania czegoś, o czym mówił prelegent. Odpowiedzi na pytania udzielane są przez prelegenta oczywiście po zakończeniu wykładu i – rzecz jasna – nie na każde pytanie będzie mógł odpowiedzieć, ze względu na wciąż ograniczony czas, ale jest to forma o wiele bardziej demokratyczna, a nawet merytokratyczna. Jest tak dlatego, że na każde z zadanych przez aplikację pytań zagłosować mogą wszyscy uczestnicy, komunikując w ten sposób, że to pytanie jest dla nich ważne i chcą poznać odpowiedź prelegenta. Moderator może zatem odczytać po wykładzie kilka najwyżej ocenionych pytań. Dzięki temu zadawane pytania są o wiele ważniejsze dla uczestników, a odpowiedzi wnoszą dla nich więcej wartości.

Korzyści dla uczestników są jasne. Bardzo ważne jest też to, w jaki sposób na aplikacji mobilnej dla wydarzenia mogą zyskać organizatorzy. Korzyści dla nich są dwojakie – po pierwsze bardziej zadowoleni uczestnicy oznaczają lepszą opinię oraz to, że wielu z nich wróci za rok (nierzadko nakłaniając do uczestnictwa kogoś jeszcze), a po drugie, aplikacja staje się kolejnym, nowym kanałem komunikacji marketingowej dla sponsorów, co oznacza większy zwrot z inwestycji. Nie dziwi zatem fakt, że aplikacje mobilne dedykowane wydarzeniom biznesowym stają się w Polsce czymś powszechnie spotykanym. Uczestnicy oczekują tego typu rozwiązań, a organizatorzy, chcąc sprostać tym oczekiwaniom, coraz poważniej podchodzą do analizy ich potrzeb i doboru rzetelnych dostawców, wpisując aplikacje na stałe w budżet konferencji, targów, wydarzeń konferencyjnych czy festiwali.

Miłosz Wójcik – założyciel i CEO Confrenz.com – platformy tworzącej oficjalne aplikacje mobilne dla konferencji, targów i festiwali na całym świecie. W niecałe 4 lata zespół Confrenz stworzył ponad 150 aplikacji eventowych, stając się uznanym graczem na rynku wydarzeń biznesowych. Do klientów Confrenz w Polsce należą m.in Leroy Merlin, PLAY, Blue Business Media i Konfederacja Lewiatan. Poza Confrenz, Miłosz Wójcik zarządza firmą Appchance, tworzącą dedykowane rozwiązania mobilne dla różnego typu firm – od startupów po globalne korporacje.