Jeden dzień z życia event managera

Dzień eventu. Ten jeden jedyny, kiedy czas biegnie jak szalony, a Ty jesteś w 5 miejscach jednocześnie – głową, a w porywach też ciałem. Tak właśnie wygląda dzień z życia osoby pracującej w event managemencie: szybko, ale i ciekawie. O ile ktoś lubi zawód z pogranicza wiecznego niedoczasu, pełnych obrotach i potężnej dawki adrenaliny. Takiej, bez której zawód event managera nie miałby zwyczajnie sensu.

Tygodnie przygotowań spędzonych na żmudnej pracy ze wzrokiem wbitym w ekran laptopa podczas sporządzania ofert czy wycen, niekończących się negocjacji umów z podwykonawcami, setek wykonanych telefonów i tyluż wysłanych mejli, po których wreszcie nadchodzi – ten dzień, kiedy Ty, event manager odpowiedzialny za organizację i koordynację całego tego zamieszania, stajesz się prawdziwym jego prestidigitatorem. Jak więc wygląda dzień pracy event managera od eventowej kuchni?

Poranek

Godzina 4 rano, za oknem jednak noc. Budzik dzwoni jak oszalały, ale nie włączasz drzemki. Nie masz na nią czasu. Zaraz, zaraz, czy Ty w ogóle spałeś tej nocy…? Nieważne. O 6 masz wyjazd na miejsce przygotowywanego od tygodni ważnego dla klienta eventu firmowego dla kilkuset osób. Śniadanie w biegu, kawa „na jedną nóżkę”, szybki prysznic, ubranie wyprasowane poprzedniego dnia masz już na sobie
 – i jesteś gotowy. Pod pachą laptop i mała walizka z rzeczami na przebranie. Na odchodnym wsypujesz karmę swoim rybkom do akwarium i wyłączasz listwy zasilające wszystkie elektroniczne sprzęty
w mieszkaniu. Nigdy bowiem nie wiesz, kiedy wrócisz po udanej imprezie. Ale jedno na pewno: na pewno nie tego samego dnia, w którym wyjdziesz do pracy.

Komu w drogę, temu czas

W dniu eventu, czyli wieczornego garden party, wszystkie potrzebne do jego przygotowania sprzęty powinny być już dawno na miejscu. Zawsze jednak zdarzy się, że coś może się zawieruszyć i nie trafi do podróżnej torby czy firmowego dostawczaka. Checklista jest w tym momencie Twoim nieodłącznym „gadżetem”. To Ty kontrolujesz, co musicie jako ekipa koniecznie ze sobą zabrać na miejsce, ile i jakich konkretnych sprzętów, czy zleceniobiorcy są pod telefonem, ba – sprawdzasz wreszcie, kto już jest w busie, a kto się spóźni. Odpowiedzialność za dopilnowanie tych i wielu innych rzeczy spoczywa na Tobie. Dlatego weryfikujesz wszystko co najmniej 5 razy, zanim wsiądziesz za kółko i ruszysz na pełnym gazie na miejsce wydarzenia.

Wszystko jest na miejscu. Z Tobą włącznie

Na miejscu jesteś już o 8. Albo, jak wolisz, dopiero o 8 – bo po głowie kołacze Ci się niecierpliwa myśl, że nie zdążycie wszystkiego przygotować. Jednak Ty stresujesz się na zapas. Bo taki już jesteś, bo tego zwyczajnie wymaga ta praca. Bez nerwów nie ma przecież efektów, motywacji w zespole, działania według ustalonego wcześniej planu. Po wyjściu z auta przed Twoimi oczami rozpościera się prawdziwe pole bitwy: rozkładana scena, stawiane powoli namioty z cateringiem czy dłużący się montaż instalacji dla pokazu świetlnej wizualizacji. Zaczynasz żałować, że nie przyjechałeś dzień wcześniej i nie nocowałeś tu na miejscu, by dopilnować najbardziej newralgicznych kwestii odrobinę wcześniej. Ale w momencie, gdy Twoja strefa komfortu zaczyna się niebezpiecznie kurczyć, Ty wchodzisz w ulubioną parę butów nazywaną „jestem szefem wszystkiego”. Nie pozostaje Ci więc nic innego, jak zakasać rękawy i skupić się na najważniejszym: na koordynacji całej tej zabawy i właściwym jej ukierunkowaniu, czyli na pożądane przez klienta efekty. Bo on będzie rozliczał z całości Ciebie, nie zaś podlegające Ci współpracujące podzespoły ludzi.

Być o krok przed wszystkim i wszystkimi

W momencie, kiedy wkraczasz do gry, bierzesz na siebie odpowiedzialność za cały dzień przygotowań do popołudniowego eventu. Rozdzielasz zadania nie tylko w swoim zespole, ale też wśród podwykonawców przygotowujących wszystkie niezbędne instalacje na zaplanowane wydarzenie. Jako osobowość wielozadaniowa musisz się znać po prostu na wszystkim: począwszy od właściwej prezentacji multimediów w trakcie pokazu, przez kolejność ustawiania ławostołów cateringu, przeprowadzenie prób wszystkich urządzeń, a skończywszy na ustawieniu oświetlenia. Nerwy trzeba mieć w tym momencie stalowe, a empatię i umiejętność słuchania na najwyższy poziomie. Bez tych niepotrzebne starcia, niedokończone realizacje i w efekcie niepowodzenia całego wydarzenia są gwarantowane. Bo to Ty odpowiadasz w tym momencie za ułożenie wszystkich elementów tej układanki, by tworzyła spójną, zazębiającą się w każdym punkcie konstrukcję. W końcu wyprzedzasz fakty, nim inni o nich pomyślą. Świadomość konsekwencji, jakie mogą spowodować konkretne działania – zarówno te związane z kwestiami technicznymi, jak i prawnymi – wpisana jest w charakter Twój i Twojej pracy. Ale Ty przecież to wiesz, prawda?

Godzina zero

Jakieś 60 minut przed wybiciem „godziny zero” wszystko jest już na swoim miejscu, gotowe i na pierwszy rzut oka dopięte na ostatni guzik. Pozostaje tylko czekanie na gości. Ale nie Tobie. Bo teraz tak naprawdę zaczyna się Twoja właściwa praca, czyli czuwanie nad przebiegiem całego wydarzenia i dopilnowanie, czy to, co się dzieje dookoła, jest zgodne z zaplanowanym tygodnie temu scenariuszem, który masz w głowie. Teraz dopiero zaczyna się prawdziwa zabawa. Pod recepcją powoli zagęszcza się zarówno tłok, jak i atmosfera. Goście zajmują swoje miejsca, a następnie zaczyna się oficjalnie powitanie przez prezesa firmy klienta. Luźna, sympatyczna atmosfera tego rozpoczęcia przy akompaniamencie płynącej z głośników nastrojowej muzyki udziela się zgormadzonym. Dziesiątki gości krążą po rozświetlonym nastrojowymi lampkami plenerze, prowadząc bardziej lub mniej niezobowiązujące rozmowy. Jest szampan, pyszne jedzenie, niczym niezmącona atmosfera sielankowa. Idealnie. Ty jednak czujesz, że Twoje ciśnienie, zamiast opadać, zaczyna niebezpiecznie rosnąć. Następujące potem występ gwiazdy i pokaz mappingu 3D z ciekawą muzyką i pirotechniką to prawdziwy sprawdzian dla Ciebie, który musisz zdać śpiewająco. I robisz to najlepiej, jak umiesz, czując na sobie ogromną odpowiedzialność. Jedyne bowiem, czego nie masz w harmonogramie ani Ty, ani tym bardziej Twój klient, to chaos i nuda. Dlatego tego wieczoru jesteś dosłownie wszędzie i w każdym momencie. Bo taka już Twoja rola.

Kiedy (nareszcie) schodzi ciśnienie

I wreszcie koniec – rzecz jasna eventu, nie Twój. Późną nocą, o ile już nie rankiem, milkną w końcu sety DJ-a, a ostatni tańczący w części nieoficjalnej wydarzenia goście opuszczają miejsce zabawy. Gasną światła, muzyka cichnie, porcelanowe naczynia z cateringu lądują w wielkich kontenerach. Wszyscy członkowie Twojej firmowej ekipy idą spać, ale nie Ty. Bo jako planer miejsc dla gości, specjalista ds. cateringu, montażysta sceny, muzykolog, technik od oświetlenia, słowem: człowiek od wszystkiego, położysz się do swego łóżka jako ostatni, tuż po pracownikach zleceniobiorców. Musisz dopilnować, by wszystko zostało odpowiednio zabezpieczone, a ostatnia wtyczka wyjęta z kontaktu. W efekcie nie pamiętasz, kiedy położyłeś się spać. Ale to nie ma znaczenia, bo przy dobrych wiatrach jutro, a raczej dzisiaj nad ranem będziesz w domu.

A kiedy wreszcie nastąpi i przekroczysz próg swojego domu, rzucisz okiem na akwarium z wygłodniałymi rybkami i oprzesz się o drzwi, poczujesz, jak powoli uchodzą z Ciebie eventowe emocje. Przyjemne, prawda? Czy to w tym zawodzie jest w ogóle możliwe? Pewnie, że tak.

Do następnego eventu rzecz jasna. Za dwa dni wszystko przecież zacznie się od nowa. Nowy klient, nowa realizacja, kolejna pracowita i nieprzespana noc. Ale dla Ciebie to żadna nowość.

Bo w tej pracy czujesz się jak ryba w wodzie, po prostu!

Paweł Haberka / General Manager PowerEvents

MW