Trendy w eventach plenerowych | Renata Szostak, UKOO

Podczas takiego eventu nie może zabraknąć tzw. zadaszenia. Wydarzenie planuje się z dużym wyprzedzeniem, nie jesteśmy w stanie przewidzieć pogody. O trendach i o tym co nowego w eventach plenerowych opowiada Renata Szostak z firmy UKOO.

Co nas „pcha” do organizowania eventów w plenerze?
Bardzo często event w plenerze to po prostu konieczność – wymusza go na przykład liczba uczestników festiwalu rockowego znacznie przewyższająca wszelkie dostępne pomieszczenia lub charakter imprezy, jakim jest wmurowanie kamienia węgielnego pod nową fabrykę.

Czy gdyby nie ta konieczność, warto byłoby robić imprezy w plenerze?
Oczywiście TAK, bo przestrzeń zewnętrzna może być doskonałym sposobem na wykorzystanie istniejącego krajobrazu i natury, jako części wystroju. Jest to nie tylko świetna okazja, aby zaoszczędzić na kosztach scenografii, ale również znakomite wsparcie atmosfery niektórych wydarzeń, takich jak festiwal czy przyjęcie.

A zresztą, kto nie lubi świeżego powietrza i przestrzeni? Zabierając uczestników poza przysłowiowe cztery ściany, przez większą część roku można cieszyć się wspaniałą pogodą i długim dniem, a także relaksującą naturą. Oczywiście, ze względu na wpływ jaki mają na event plenerowy warunki pogodowe, należy przygotować odpowiednie środki, aby uczestnicy czuli się komfortowo i bezpiecznie. Przyjrzyjmy się, zatem nowym trendom i zmianom, jakie zachodzą w ostatnich czasach w poszczególnych obszarach organizacji eventów plenerowych.

Środki techniczne
Konfigurowalne struktury namiotowe.
Dla niemalże każdego eventu plenerowego podstawowym środkiem technicznym jest namiot imprezowy. W trakcie projektowania eventu jednym z kluczowych zagadnień jest dobór odpowiedniej postaci i estetyki struktury, w której ta impreza będzie się odbywać. Dawniej, jedyną możliwością dostosowania namiotu do charakteru eventu było użycie nowoczesnego, transparentnego poszycia lub wybór rodzaju posadzki – drewnianej, z laminatu lub wykładziny. Sytuacja zmieniła się, gdy do dyspozycji organizatorów imprez trafiły nowe typy namiotów imprezowych: sferyczne, pneumatyczne, typu gwiazda i capri. Prawdziwą rewolucję w kształtowaniu struktur przyniosły jednak namioty stretch – najnowsza technologia w dziedzinie namiotów imprezowych. Nie tylko pozwalają na tworzenie dowolnych kształtów i aranżacji, ale dzięki swojej modularności umożliwiają projektowanie struktur mogących pomieścić od kilkudziesięciu do kilku tysięcy uczestników.

Najważniejszą cechą namiotów stretch jest ich elegancja. Niektórzy twierdzą, że same w sobie stanowią scenografię imprezy, urzekającą uczestników estetyką i fantazyjnymi kształtami poszycia. Znakomicie łączą się i komponują zarówno z elementami roślinnymi będącymi częścią pleneru, jak również nowoczesną lub klasyczną architekturą.

Dzięki niezwykłym walorom materiału, z jakiego są wykonane, namioty stretch zapewniają odpowiednią ochronę przed deszczem oraz promieniami słonecznymi. Ponadto, mogą być uzupełnione o transparentne lub nieprzezroczyste ściany, które umożliwiają organizatorom szybkie dostosowanie struktury do zmieniających się warunków atmosferycznych.
Ogromny wpływ na organizację eventów plenerowych ma również mobilność namiotów stretch – niewielkie rozmiary i ciężar pozwalają na dotarcie w miejsca, w których niemożliwe byłoby rozstawienie tradycyjnych namiotów halowych.

Atrakcyjność namiotów stretch sprawia, że nie wymagają praktycznie żadnej dekoracji z wyjątkiem oprawy świetlnej, której efekt wzmacniany jest niezwykłą cechą poszycia – jego wewnętrzna strona zachowuje się jak ekran kinowy.

Kreatywne oświetlenie
Będąc niezbędnym w trakcie każdego wieczornego wydarzenia, oświetlenie ma nie tylko zdolność do budowania nastroju i tworzenia atmosfery, ale służy także, jako sposób na dekorowanie przestrzeni. Najbardziej efektowną formą takiej dekoracji jest oświetlenie sceniczne, a zwłaszcza ruchome głowy i naświetlacze pozwalające kreować dowolne barwy oraz formy światła.

Chociaż kolorowe oświetlenie wciąż jest niezastąpione na parkietach tanecznych i imprezach korporacyjnych, ostatnio coraz bardziej popularne staje się białe, ciepłe oświetlenie służące do oświetlania dużych przestrzeni. Na fasadach zewnętrznych największą popularnością cieszy się oświetlenie wiszące – mniejsze latarnie służą zazwyczaj celom dekoracyjnym, a większe potrafią oświetlić nawet dużą otwartą przestrzeń.

W wystroju rustykalnym znakomitym uzupełnieniem oświetlenia elektrycznego są świece w słoiku Mason. Sprawdzają się zarówno, jako oświetlenie stolików, jak również ścieżek i podłóg.

Komfort higieniczny
Poza namiotem, podłogą i oświetleniem, jednym z najważniejszych elementów wyposażenia technicznego każdej imprezy plenerowej są urządzenia toaletowe. Nowym trendem w tym obszarze są eleganckie kontenery łazienkowe pozwalające zapewnić komfort na poziomie zbliżonym do domowego.

Design & Styl
Płynne przestrzenie i eklektyczny design. Organizatorzy imprez coraz częściej dzielą przestrzeń na wiele mniejszych obszarów ze zróżnicowaną aranżacją – w jednych obszarach uczestnicy mogą odpoczywać na wygodnych meblach wypoczynkowych, a w innych stać przy podwyższonych stolikach podczas rozmowy lub posiłku.

Dominującym trendem w projektowaniu wystroju eventów plenerowych jest eklektyzm sprawiający, że przestrzeń wygląda niejednolicie. Zamiast nudnej przestrzeni w jednym stylu i podobną kolorystyką, klienci oczekują mieszanki dekoracji i stylów, takich jak połączenie industrialu z elementami vintage lub nowoczesny elegancki design z elementami naturalnymi.

Nowy styl rustykalny
W aranżacji eventów plenerowych wciąż popularny jest styl rustykalny, aczkolwiek zachodzą w nim pewne zmiany. Popularne ozdoby jutowe są stopniowo zastępowane przez len wzbogacany plamami koloru. W stylistyce rustykalnej nadal popularne są wykończenia z drewna barwionego różnymi kolorami. I choć wciąż faworytem pozostają krzesła z drewna giętego i chiavari, to organizatorzy wydarzeń coraz chętniej mieszają i łączą ze sobą różne style.

Klasyczny, okrągły stół traci popularność na rzecz długich, drewnianych stołów koziołkowych, które nadają przestrzeni rustykalny wygląd wiejski i zapewniają „wspólnotowy” charakter. Jest to również reminiscencja coraz chętniej stosowanego stylu kawiarnianego. W miarę jak te drewniane wykończenia stają się coraz bardziej popularne, maleje potrzeba stosowania tradycyjnych obrusów i pokrowców na krzesła.

Materiały i wykończenia
Drewniane wykończenia są chętnie stosowane nie tylko w stylu rustykalnym. Wraz z rosnącą popularnością mebli skandynawskich, organizatorzy wydarzeń coraz częściej poszukują mebli podkreślających kunszt stolarski. Te wykończenia są nierzadko łączone z innymi materiałami takimi jak marmur, beton i korek.

Kolor
Ludzie wykorzystują kolory, aby stworzyć odpowiedni nastrój w swoim otoczeniu, co dotyczy również organizacji eventów plenerowych. Pantone Inc., firma znana z Pantone Matching System (PMS), zastrzeżonej przestrzeni barwowej wykorzystywanej w różnych branżach, w roku 2017 przygotowała nie jeden, ale dwa kolory roku – bladoróżowy o nazwie Rose Quartz oraz chłodny błękit zwany Serenity. Pantone uzasadnił ten wybór w sposób następujący: „Poszukując stanu samoświadomości i dobrego samopoczucia, jako antidotum na współczesne stresy, uczestnicy imprez dobrze odnajdują się w kolorach, które psychicznie spełniają naszą tęsknotę za pewnością siebie i bezpieczeństwem”.

Zieleń
Kwiaty i aranżacje roślinne od dawna stanowią integralną część imprez, nie tylko weselnych. Zapewniają one ozdobę wszystkiego, począwszy od stolików na konferencji naukowej, a skończywszy na stroju panny młodej. Nowym trendem jest jednak stopniowe zastępowanie kwiatów mniej tradycyjnymi elementami dekoracji przestrzeni: zieleni, drewna, szkła i przedmiotów bardzo specyficznych dla branży, takich jak stare książki na konferencję biblioteczną.

Pomimo, że wazony i kwiaty są wciąż popularnymi akcesoriami stołowymi, organizatorzy imprez starają się być coraz bardziej kreatywni stosując zamiast kwiatów kompozycje roślinne. Niektóre firmy zajmujące się wynajmem zaczęły dodawać do swoich kolekcji „żywe dekoracje” i wynajmować na imprezy rośliny ożywiające przestrzeń. Szczególnie popularne są wiszące rośliny i pionowe ogrody, jak również dekoracje podłogowe i stołowe z doniczkowych paproci, terrariów i sukulentów.

Omawiając nowe trendy, warto się również przyjrzeć zmianom zachodzącym w wybranych kategoriach eventów.

Eventy publiczne (sportowe, kulturalne, festiwale)
Fani oczekują więcej możliwości wyboru oraz spersonalizowanych doświadczeń.
W efekcie tego, że konsumenci mają coraz większy wybór we wszystkich obszarach życia – od jedzenia po podróże oraz rozrywkę na żądanie – oczekują także coraz bardziej zróżnicowanej oferty eventowej, możliwie najlepiej dopasowanej do ich pasji i zainteresowań.

Branża festiwali i imprez masowych odpowiada na to zapotrzebowanie bardzo bogatą ofertą. Przykładem imprez przeznaczonych dla publiczności wymagającej, dobrze sprofilowanej oferty są wydarzenia takie jak: Sunburst Convention of Celebrity Impersonators w Orlando (spotkanie sobowtórów sławnych osobistości), Annual Psychic Fair and Witchcraft Expo w Salem (impreza dla fanów czarów i okultyzmu) czy Internet Cat Video Festival (przegląd filmów z kotami w roli głównej).

Innymi przykładami różnorodności dostępnej oferty są także:
• Boat Parties – imprezy muzyczne na statkach wycieczkowych,
• Rooftop Parties – imprezy muzyczne organizowane na dachach budynków publicznych, np. centrów handlowych,
• Imprezy muzyczne organizowane w basenach na otwartym powietrzu,
• Imprezy stadionowe ze specjalnymi atrakcjami, jak np. strumieniami wody rozpylanymi na rozbawioną publiczność (Waterzonic w Bangkoku).

Hybrydowe festiwale przyciągają coraz większą publiczność.
Zupełnie nowym trendem jest zwiększanie atrakcyjności imprez poprzez łączenie uzupełniających się motywów i atrakcji. Ten proces zwany „hybrydyzacją” jest stosowany z powodzeniem przez coraz większą liczbę organizatorów eventów.

Dla przykładu, Rocky Mountain Cigar Festival łączy coraz większą gamę atrakcji, takich jak piwo rzemieślnicze, wino i alkohole, z egzotycznymi samochodami, jedzeniem i muzyką na żywo. Natomiast festiwal Bumbershoot w Seattle rozrósł się z lokalnego wydarzenia muzycznego i artystycznego do trzydniowego karnawału światowej klasy występów muzycznych o coraz bardziej eklektycznym charakterze, jak na przykład slam poetycki, Bocksnationals Soapbox Derby czy Grand Kabuki Theatre of Japan.

Biletowanie online dostarcza bezcennych danych
Dane gromadzone podczas sprzedaży biletów przez Internet w bardzo efektywny sposób wspierają podejmowanie decyzji w zakresie doboru odpowiedniej ilości personelu, czy planowania przepływu uczestników. Po otwarciu bram, te same dane zintegrowane z najnowszą technologią odprawy uczestników pomagają szybko eliminować wąskie gardła w obsłudze. Dane z biletów online pomagają również analizować skuteczność działań marketingowych. Dzieje się tak dzięki możliwości powiązania transakcji biletowych ze źródłami kontaktu, takimi jak e-mail, reklamy online, wyszukiwarki i inne witryny. Dzięki tym informacjom, w połączeniu z dostępnymi danymi geograficznymi, można podejmować mądrzejsze decyzje marketingowe. A kiedy wydarzenie dobiega końca, dane dotyczące biletów i odprawy pozwalają ocenić sukces oraz zobaczyć, co można ulepszyć planując i promując następną imprezę.

Media społecznościowe stają się kluczowym elementem
W ostatnich czasach media społecznościowe stały się głównym elementem motywacji do udziału w festiwalach i imprezach masowych. Dzięki nim uczestnicy festiwalu mogą odnajdować się nawzajem oraz budować wspólnoty wokół swoich zainteresowań i pasji przed, w trakcie i po imprezie. Festiwale korzystają z mediów społecznościowych w celu generowania emocji, zachęcania do rozmów i dzielenia się wrażeniami. Gdy ludzie „polubią” festiwal lub opublikują zdjęcie, film lub aktualizację swojego kanału, stają się natychmiastowymi promotorami, zwiększającymi liczbę wizyt na stronie wydarzenia i ostatecznie wpływającymi na sprzedaż biletów.

Śluby i wesela – naturalność
Najbardziej trendy jest obecnie naturalność, a w szczególności takie materiały jak drewno i kamień. Warto podkreślić, że jedną z najlepszych rzeczy dotyczących imprezy weselnej na świeżym powietrzu jest to, że z założenia otoczona jest pięknem natury – w zależności od pory roku mogą to być kwitnące kwiaty, ale również piękna zieleń lub widok na jezioro.

Kolor
Kolorem roku 2017 wg Pantone był kolor ‘greenery’ (żółto-zielony), który wg Brides.com wydaje się być „bujny, organiczny i orzeźwiający”.

Renata Szostak – Z wykształcenia oligofrenopedagog, z pasji manager zarządzający dużymi i małymi firmami. Zakochana w rynku eventowym od pierwszego wejrzenia. Od blisko roku prowadzi spółkę Ukoo, która jest jedynym w Polsce dystrybutorem namiotów stretch RHI. Wcześniej wieloletni prezes i dyrektor w Lyreco S.A., Orlen Oil, PKN Orlen i Office Depot. Z radością wspiera organizatorów imprez eventowych i czerpie ogromną satysfakcję z każdego projektu, w którym bierze udział.

Artykuł ukazał się w OOH event! Pobierz wersję online: TUTAJ.