Przepis na firmową „Gwiazdkę”

Zima to gorący okres w branży eventowej. Christmas Party, wigilie firmowe, imprezy karnawałowe, spotkania opłatkowe – spektrum eventowych możliwości jest duże. Organizatorzy mają o co walczyć, ponieważ jak wynika z badań aż 32% przedsiębiorstw w Polsce organizuje w tym czasie eventy dla swoich pracowników, a ponad 50% firm wydaje na takie spotkania rocznie nawet do 100 tysięcy złotych.

Segment wydarzeń firmowych stanowi jeden z najciekawiej i najprężniej rozwijających się na rynku EVENT & MICE. Branżowe żniwa trwają nie tylko jesienią, ale i zimą. Grudzień to prawdziwy peak eventowy, któremu muszą podołać agencje i dostawcy usług na wydarzenia. – To nie tylko czas na imprezy świąteczne. To przede wszystkim okres podsumowań i planów na kolejny rok. Dlatego jest to idealny moment na organizację dużych firmowych wydarzeń o charakterze konferencyjno-galowym, w którym możemy zawrzeć cele motywacyjne (wręczenia nagród), biznesowe (przedstawienie strategii), a także integracyjne (spotkania świąteczne, warsztaty, aktywności team-buildingowe). Zadaniem dla agencji jest w tym przypadku, oprócz organizacji, odpowiednie wyważenie tych celów, aby kwestie biznesowe nie przyćmiły aury świąt i odwrotnie, aby spotkanie niosło ze sobą nie tylko walory integracyjne, ale także spełniało założenia strategii firmy – mówi Maria Małeczek, Event Designer w Rival Group.

Fot. Deli Catering.

Przy planowaniu eventu pierwsze pytanie jakie należy sobie zadać dotyczy wyboru lokalizacji wydarzenia. Restauracja, hotel, a może po prostu biuro? – Wybór miejsca jest kluczowy i powinien odpowiadać oczekiwaniom uczestników świątecznego przyjęcia. Jeśli ma to być kameralne spotkanie, można znaleźć restaurację z dobrą kuchnią lub zamówić catering do siedziby firmy. Jeśli w firmie przyjęło się, że jest to bardzo uroczysta kolacja, często połączona z dwudniowym wyjazdem należy szukać luksusowego hotelu z dogodnym dojazdem. Obserwujemy, że zwłaszcza firmy o rozproszonej strukturze, z wieloma oddziałami stawiają na większe spotkania i łączą wigilię firmową z integracją. Pamiętajmy też, że z racji dużego zainteresowania (znacznie większego niż na spotkania przed Wielkanocą) sale na przyjęcia wigilijne trzeba rezerwować z dużym wyprzedzeniem – podkreśla Dorota Tokarska, Dyrektor Marketingu hotelu Manor House SPA.

Według Grzegorza Kieniksmana z Rebelia Media, organizacja eventu świątecznego w miejscu pracy ma wiele zalet. – Sprzyja integracji pracowników, pokazuje biuro w nowej, świątecznej odsłonie, często wywołując miłe zaskoczenie i efekt WOW. Pozwala to na budowanie ciepłych skojarzeń ze środowiskiem zawodowym i buduje relacje z firmą. Poza tym – nie ukrywajmy – jest to opcja ekonomiczna. Organizacja eventu na miejscu może dać zaskakujące efekty przy niezbyt wielkim nakładzie środków. Często jest bardzo korzystną formułą dla samych pracowników, którzy w świątecznym natłoku obowiązków nie muszą rezerwować osobnego wieczoru na firmowe przedświąteczne wyjście do miasta – dodaje Grzegorz Kieniksman. Przy wyborze odpowiedniego miejsca na świąteczne spotkanie firmowe ważny jest charakter obiektu i jego możliwości również techniczne. – Istotne jest, ile osób jest w stanie wygodnie pomieścić obiekt i w jakim układzie – czy jest to kolacja przy stołach bankietowych, czy bardziej luźne spotkanie z bufetem szwedzkim i stołami koktajlowymi. Biorąc pod uwagę liczbę uczestników i ich upodobania warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy powinniśmy zorganizować spotkanie świąteczne w góralskiej chacie czy raczej wybierzemy nowoczesny obiekt, wyposażony w rozwiązania multimedialne i profesjonalne oświetlenie umożliwiający np. zorganizowanie profesjonalnego koncertu podczas wydarzenia – wymienia Monika Nowacka-Sahin, Dyrektor Operacyjny Digital Knowledge Village.

Uczta dla każdego – tradycyjnie czy nowocześnie?
Wybór menu na gwiazdkowo-noworoczne spotkanie to jeden z najistotniejszych elementów, wpływających na odbiór wydarzenia przez uczestników. Czy postawić na tradycyjne dania, a może wybrać rozwiązania rodem z kuchni fusion? Według Emilii Melon-Olchowicz, właścicielki firmy Melon Catering, klienci najczęściej oczekują klasycznych świąt w najlepszym wydaniu, które kojarzą nam się z beztroskim czasem dzieciństwa, rodzinną atmosferą, Świętym Mikołajem i prezentami. – Pewnie dlatego ten szczególny czas wiążemy z tradycją i oczekujemy, że ponownie zjemy rybę po grecku, spróbujemy śledzia, będziemy delektowali się barszczem i tradycyjnymi pierogami z kapustą i suszonymi grzybami. Wysokiej jakości produkty, wyselekcjonowane i odpowiednio dobrane składniki oraz umiejętnie skomponowane menu jest zawsze gwarancją naszego sukcesu – podkreśla Emilia Melon-Olchowicz.

Fot. Melon Catering.

Choć zauważalnym trendem jest dziś nowoczesny catering z niebanalnymi rozwiązaniami to wigilijne menu w nieszablonowej formie cieszy się mniejszym zainteresowaniem. – Zawsze powtarzamy, że to oczekiwania klientów wyznaczają tak naprawdę kierunek rozwoju rynku cateringowego. Przy czym warto podkreślić, że choć potrawy mają tu zaskakiwać, wciąż w tych nieszablonowych rozwiązaniach dominują dania tradycyjne – nawet, jeśli zawierają one w sobie autorskie rozwiązania czy nietypowe podanie – dodaje Damian Wiatrak, Dyrektor Zarządzający w firmie Deli Catering.

Nie tylko choinka
Świąteczno-zimowa aranżacja wystroju to sztuka, która wymaga ogromnego wyczucia stylu. Tu bez wątpienia charakter miejsca, w którym odbywa się event jest elementem warunkującym wybór dekoracji. – W nowoczesnym wnętrzu warto wybrać minimalistyczne ozdoby koncentrując się jednocześnie na jednym mocnym elemencie (np. choince z nietuzinkowym oświetleniem i bombkami). Z kolei w lokalach w stylu glamour nie może w aranżacji zabraknąć złota. Niemniej świąteczno-zimowa aranżacja to nie tylko i wyłącznie sam wystrój lokalu – to także specjalnie na tę okoliczność dedykowane menu, stroje obsługi oraz… zapach, który z łatwością wydostaniemy z korzennych przypraw – podpowiada Bartłomiej Czerwiński, właściciel Restauracji Merliniego.

Pachnąca choinka z kolorowymi światełkami to oczywista i najprostsza koncepcja, ale można pokusić się o coś więcej, by stworzyć aranżację oryginalną i zaskakującą. – Często z pomocą prostych materiałów i najbanalniejszych akcesoriów uzyskać można jedyny w swoim rodzaju efekt, nigdzie indziej nie spotykany. Wybitny artysta pobawi się tradycyjnymi rekwizytami świątecznymi, ale twórczo je przetworzy, co da niezapomniany efekt. Pozostaną świąteczne symbole i zapachy, ale jednocześnie będzie to coś nowatorskiego i niepowtarzalnego – podkreśla Grzegorz Kieniksman.

Wypożyczalnie mebli eventowych zauważają, że tendencje w świątecznej scenografii z roku na rok nieco się zmieniają. – Niegdyś klienci najczęściej wybierali aranżacje składające się w całości z białych, klasycznych mebli. Dziś obserwujemy zainteresowanie mniej oczywistymi i odważnymi połączeniami. Grunt to zaskoczyć arażacją, która w dalszym ciągu będzie emanowała świąteczną elegancją, lecz w nieco bardziej nowoczesnej formie. Do głosu coraz częściej dochodzi kolor, mieszany z elementami oryginalnego wzoru. W zasadzie dowolnym zestawem mebli jesteśmy w stanie wykreować świąteczną atmosferę, dodając kilka tematycznych elementów dekoracyjnych, takich jak np. ledowe choinki, lampiony i latarenki – akcentuje Aneta Stojak z Colors of Design.

Fot. Colors of Design.

Wydarzenie w klimacie świątecznym kojarzy się przede wszystkim z ciepłem i jasnymi kolorami, ale nie tylko. – Obecnie furorę robią industrialne wnętrza, w których odbywa się coraz więcej spotkań. Klienci coraz częściej decydują się na różnego rodzaju dodatki i dekoracje. W sezonie świątecznym aranżujemy przestrzenie głównie w eleganckie kanapy, naturalne stoły, stylowe krzesła i meble led, które doskonale sprawdzają się na tego typu wydarzeniach – zauważa Mariusz Stawczyk ze Star Event.

Animacje mile widziane
W świątecznej scenerii po sutym posiłku warto postawić na dodatkowe atrakcje. Zwłaszcza, że firmy często zapraszają na tego typu eventy swoich pracowników wraz z ich rodzinami. Wtedy warto zapewnić opiekę animatorów i wiele atrakcji dla najmłodszych. – Konieczna jest duża doza kreatywności. Dominują atrakcje warsztatowe – zarówno dorośli, jak i dzieci, uwielbiają angażować się w produkcję różnych dzieł pod okiem artystów. Modne i lubiane są tematy nawiązujące do ekologii i ponownego wykorzystania surowców. Jeśli w spotkaniu firmowym uczestniczą dzieci, nie może także zabraknąć ruchu – jazda na łyżwach, zjazd saneczkami z górki gwarantuje dużo zabawy i radości dla wszystkich – zachęca Magdalena Cieślak, Event Producer w Rival Group.

Fot. Manor House SPA.

Przedstawiciel Rebelia Media podkreśla, że należy być otwartym na różnorodne i bardziej zindywidualizowane pomysły, ale przede wszystkim nie zapominać o zachowaniu pewnej harmonii wydarzenia. – Zdarzają się zapotrzebowania na tradycyjnego Mikołaja z asystą miłego Aniołka, zdarzają się też zamówienia międzynarodowych gwiazd, które wykonują repertuar świąteczny. Już w lutym tego roku szykowaliśmy nagrania znanej polskiej wokalistki jazzowej, które mają być rozdane jako prezenty dla pracowników. Jak we wszystkich dziedzinach, tak i tutaj najlepiej sprawdza się spójna koncepcja całości eventu świątecznego, w której poszczególne elementy – wystrój, menu, oprawa artystyczna, prezenty dla pracowników i forma ich zapakowania tworzą całość, mają wspólny mianownik, łącząc ze sobą tradycję i nowatorski, świeży pomysł – dodaje Grzegorz Kieniksman.

Często sam charakter obiektu determinuje wybór dodatkowych aktywności. Szeroki wybór niebanalnych propozycji oferuje Hotel Manor House SPA. – Zimą nasi goście chętnie wybierają emocjonujące seanse SPA pod gołym niebem w Witalnej Wiosce® SPA przy muzyce na żywo i ognisku z grzańcem. Niezmiennym zainteresowaniem cieszą się: koncerty na gongi i misy tybetańskie, muzykoterapia w Komnacie Biowitalności, energetyczne terapie w Biowitalnym SPA, nocne saunowanie w Łaźniach Rzymskich i relaks z bezchlorowym basenie. W ostatnim czasie dużym powodzeniem cieszą się klimatyczne recitale i koncerty gwiazdkowe, które podnoszą rangę firmowego spotkania – mówi Dorota Tokarska, Dyrektor Marketingu hotelu Manor House SPA.

Klimatycznie i z indywidualnym zacięciem
By świąteczne spotkanie spełniło oczekiwania przede wszystkim trzeba precyzyjnie zdefiniować jego cel.- Od celu zależy to czy event świąteczny będzie miał formę mini-spotkania w siedzibie firmy czy też jest eleganckim bankietem, zakończonym zabawą oraz bogatym programem artystycznym. Możemy postawić na budowanie relacji z określonymi grupami i oddziaływanie na odbiorców firmy. Okres świąteczny i noworoczny to czas wyjątkowy, bowiem możemy zbliżyć sie do ludzi, lepiej poznać własnych pracowników, których mijamy na co dzień na korytarzu czy w salkach. Priorytetem może być zatem integracja. Można także wybrać szerzenie wiedzy na temat produktów i usług firmy. Często jest to okazja, by podsumować rok oraz w mniej formalnej atmosferze porozmawiać/ przedstawić wizje przyszłości firmy. Tego typu wydarzenie daje również szansę na dotarcie do jak najszerszego grona potencjalnych odbiorców, budowanie wizerunku firmy, marki, produktu, usługi albo tworzenie contentu do skalowania po wydarzeniu – komentuje Monika Nowacka-Sahin.

Fot. Star Event.

Dużą rolę odgrywa tak niemierzalny atrybut jak odpowiedni klimat i nastrój spotkania. Poczucie tej specjalnej świątecznej energii, która zdarza się tylko raz w roku i pozwala tworzyć rzeczy magiczne. – Firmom zależy nie tylko na profesjonalnej obsłudze i dobrej kuchni, ale zwłaszcza przy organizacji świątecznych imprez duże znaczenie ma atmosfera miejsca, która przekłada się na odbiór spotkania. Na udane wydarzenie firmowe nie ma sprawdzonego przepisu, ale jeśli odbywa się ono w eleganckim miejscu, wpływa to na pozytywny wizerunek firmy. Jest to także symboliczne podziękowanie za mijający rok pracy i wkład wniesiony w rozwój firmy – mówi Dorota Tokarska.

Łamanie konwencji z multimediami
Fot. Rival Group.

Walka tradycji z nowoczesnością – tak w skrócie można scharakteryzować atmosferę obecnych Christmas Party. Jednym z trendów, oprócz swoistego łamania zasad, rezygnacji z przewidywalnych motywów czy wyboru niekonwencjonalnych przestrzeni, jest również coraz popularniejsze wykorzystanie technologii interaktywnych. – Smartfony, do niedawna postrzegane jako eventowe rozpraszacze, obecnie są narzędziem służącym do nawiązania nieformalnej komunikacji z uczestnikami poprzez mobilne aplikacje. Przygotowując aplikację można wzbogacić jej funkcjonalność o świąteczne konkursy i quizy z nagrodami prowadzone w czasie rzeczywistym, udostępnianie na bieżąco zdjęć z wydarzenia w dedykowanej galerii lub na społecznościowej ścianie czy elementy augmented reality. Popularność zyskują również zamieszczane w aplikacji nakładki na aparat ze świątecznymi motywami: mikołajowa czapka, ramka z choinkowych gałązek czy płatki śniegu, które zachęcają uczestników do zaangażowania we wspólne fotografowanie podczas eventu – podpowiada Karolina Golba, Interactive Director Rival Group.

Inny przykład wykorzystania multimediów przedstawia Monika Nowacka-Sahin. – Warto wykorzystać spotkanie do tworzenia contentu, niezbędnego do budowania komunikacji i relacji z uczestnikami. Firmy międzynarodowe mogą łączyć się transmisją online z pracownikami oddziałów w innych krajach i wymieniać się życzeniami face to face. Sprawdza się też relacja wideo z oficjalnej, pierwszej części spotkania, z przewidzianych atrakcji czy przemówień. Nowe technologie stawiają przed eventami nieograniczone możliwości. A wspomnienia łatwiej zostają z nami na dłużej – podsumowuje dyrektor operacyjny Digital Knowledge Village.

W blasku zimowych spotkań chce się ogrzać wiele firm, które decydują się na inwestycje w tego typu eventy. Warto sprawić, by był to jeden z najmilszych dni w roku, ponieważ to dobra okazja do lepszego poznania współpracowników, zacieśnienia kontaktów i udanej zabawy, a przede wszystkim zmotywowania pracowników do kolejnych wspólnych wyzwań.
Jaga Kolawa

Wywiad ukazał się w ostatnim numerze OOH event!, pobierz bezpłatnie TUTAJ.