Incentive Travel na fali wznoszącej

Wyjazdy integracyjne pojawiły się na polskim rynku w połowie lat 90. XX wieku. Obecnie możemy mówić o prawdziwym boomie na organizację spotkań incentive. Zapotrzebowanie na tego typu wyjazdy rośnie o ok. 15-20% każdego roku, to istotna część przemysłu spotkań.

Na początek warto rozszyfrować skrót MICE (Meetings-Incentive-Conference-Events), by zauważyć, że litera I – odpowiadająca za incentive, czyli wyjazdy integracyjno-motywacyjne stanowi integralną część branży. Według szacunków ekspertów, rynek incentive travel w Polsce jest wart ponad 1 miliard złotych rocznie. To narzędzie marketingu bezpośredniego, dzięki któremu realizacja takich celów biznesowych, jak: poprawa wizerunku firmy, zgrany zespół pracowników, a także lojalni klienci są na wyciągnięcie ręki.

Jak podkreśla Olga Krzemińska-Zasadzka, managing director agencji Power warto inwestować w incentive. – Wyjazdy motywacyjne to sprawdzony sposób na wyrażenie uznania i wdzięczności dla pracowników, kluczowych dla firmy dystrybutorów czy kontrahentów. To forma specjalnego podziękowania za dotychczasową współpracę. Wyjazdy mogą mieć ekskluzywny charakter lub być bardziej nastawione na team building i outdoor, a nawet sprawnie łączyć jedno z drugim.

Joanna Jabłońska, CEO agencji Activezone i wiceprezes Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel zwraca uwagę, że podróżowanie to jedno z marzeń najczęściej wymienianych przez ludzi na całym świecie. Dlatego wynagrodzenie pracownika w formie zaproszenia go na wyjazd incentive jest jednym z lepszych pomysłów, żeby zmotywować i docenić. – Taka nagroda jest sygnałem dla pracowników, że pracodawca zauważa ich wkład w rozwój firmy i stara się wyróżnić ich w sposób szczególny, wymagający zaangażowania z jego strony. Dość istotną i niedocenianą kwestią jest także rola pracodawcy w kształtowaniu postaw pracowników. Podczas wspólnego udziału w wyjeździe kadra zarządzająca firmy ma ogromny wpływ na określanie wzorców dobrych zachowań oraz kształtowanie stylu spędzania czasu wolnego, kultury współżycia i stosunków międzyludzkich. Dodatkowo podczas takiego wyjazdu buduje się grupę, co w dalszej perspektywie podnosi wydajność w pracy. Poprawia się także komunikację, znajduje nieformalnych liderów i słabe ogniwa. Pracownicy poznają nowe zakątki świata, nowe kultury, inne zwyczaje poszerzając swoje horyzonty. Po powrocie stają się „ekspertami – podróżnikami” dla swoich rodzin i prywatnego środowiska. Podnosi to ich samoocenę i ocenę w oczach środowiska, a więc także samopoczucie, bo każdy lubi być doceniany i szanowany.

Powodów organizowania wyjazdów incentive nie brakuje. Zaskakujące może być też to, że motywacja to nie jedyny cel ich organizacji. – Firmy realizujące tego typu wyjazdy firmowe wzmacniają swój wizerunek jako przedsiębiorstwa rozwojowe, dbające o swoich pracowników. To także skuteczne narzędzie budowania wizerunku wśród klientów i kontrahentów. Pośrednio to również narzędzie promocyjne produktu i marki. Z badań amerykańskiej organizacji SITE Foundation wynika, że ponad 88% firm organizuje je, aby poprawić wyniki sprzedażowe, stąd ogromna popularność tego typu podróży firmowych – dodaje Olga Krzemińska-Zasadzka.

Czy istnieje przepis na udaną integrację?
Kluczem do sukcesu wyjazdów incentive jest perfekcyjne przygotowanie programu dostosowanego do profilu uczestników i charakteru firmy. – Każde przedsięwzięcie tego typu należy zacząć od dobrze wypełnionego briefu. To on pozwala nam lepiej wysondować oczekiwania klienta. Żeby wyjazd się udał, trzeba go spersonalizować. Przed stworzeniem oferty musimy wiedzieć, gdzie klienci byli poprzednio, w jakim są wieku, czego oczekują od wyjazdu, jaki jest cel takiej podróży, czy zespół jest zgrany, czy są to osoby aktywne. Lata doświadczeń nauczyły nas, że Polacy podczas wyjazdu doceniają dobry hotel i smaczne jedzenie – są to elementy, które zawsze powinny być na wysokim poziomie – podkreśla Urszula Wysocka, Dyrektor Incentive Outgoing Mazurkas Travel.

Na program, skoncentrowany na potrzebach i gustach uczestników integracji, a także jego sprawną realizację kładzie również nacisk Joanna Jabłońska. – Zdecydowanie najważniejszym czynnikiem udanego wyjazdu jest dobrze skomponowany i dostosowany do oczekiwań i możliwości grupy program oraz perfekcyjna logistyka. Każda branża ma specyficzne wymagania. Zatrudnia określone grupy osób, które mają inne zainteresowania, są w innym wieku, inne atrakcje ich interesują. Dlatego bardzo ważne jest określenie przed rozpoczęciem przygotowywania programu, kto będzie brał udział w imprezie. I nie ma tutaj „złotego środka”, czyli atrakcji „uniwersalnych”, które zaspokoją oczekiwania wszystkich. Bo jedni uwielbiają jazdę bolidami Formuły 1, a inni wolą warsztaty kulinarne. Są także grupy, które zdecydowanie preferują spotkania z naturą i unikają „miejskich” atrakcji. Dlatego dużą rolę do odegrania ma tutaj zamawiający wyjazd, który z reguły zna uczestników i ich prawdopodobne preferencje. Przed przystąpieniem do komponowania programu warto także zawsze zapytać o poprzednie imprezy, jakie pomysły się podobały, a jakich należy się wystrzegać – wymienia CEO agencji Activezone.

Biorąc pod uwagę powyższe wymagania należy stwierdzić, że nie ma jednego dobrego przepisu na udany wyjazd motywacyjny. Jest ich wiele. Zdaniem Olgi Krzemińskiej-Zasadzkiej, dobry wyjazd powinien oferować niezapomniane przeżycia. Umożliwiać wzięcie udziału w czymś, co zapadnie w pamięć przez długie lata.

– Każdy zespół jest inny, a my jako agencja staramy się zawsze poznać go tak dobrze, jak to tylko możliwe, po to, bo zależy nam na tym, aby nasze wyjazdy były nie tylko dobrze zorganizowane, ale przede wszystkim kojarzące się z niedającymi się zapomnieć pozytywnymi emocjami i doświadczeniami. Każdy zespół zachwyca coś innego. Niekiedy będzie to relaksująca atmosfera w SPA, innym razem lepiej sprawdzi się intensyfikacja doznań podczas skoków na bungee. Udany event to przede wszystkim sprawdzeni i kompetentni organizatorzy, dobra logistyka, fajna obsługa i dobra komunikacja, dużo pozytywnych emocji, a także pewien element zaskoczenia – dodaje managing director agencji Power.

WOW & cool, czyli teambuilding w outdoorze
Bezwzględnie należy położyć nacisk na indywidualny program atrakcji skierowanych do uczestników wyjazdu firmowego. Produkt incentive to złożony pakiet usług. Często agencje eventowe prześcigają się w pomysłach, by zabłysnąć w ofercie skierowanej do klienta biznesowego. Popyt na wyszukane aktywności, zwłaszcza outdoorowe, nie maleje. Istotne, by je dobrze wyważyć. – Są grupy, które uwielbiają mocne doznania, jak skoki ze spadochronem, nauka kitesurfingu czy rafting. Dla innych to o dwa kroki za daleko: lepiej będą się czuć na kolacji pod rozgwieżdżonym niebem z Beduinami na pustyni albo podczas szukania trufli w Piemoncie. Dostarczenie nieszablonowych atrakcji jest kluczem, automatycznie podnosi wartość wyjazdu. Nie zawsze wiąże się to z dużym kosztem, liczy się ciekawy pomysł, którego nie dostaniemy w katalogu biura podróży.

W ostatnich latach panuje moda na CSR (Corporate Social Responsibility) – społeczną odpowiedzialność biznesu. Działania takie służą integracji, a dodatkowo przyczyniają się do realizacji celu, jaki dany projekt zakłada. Mogą to być kwestie związane z ochroną środowiska lub zaspokajające potrzeby danej placówki, np. kopanie studni w Afryce czy remontowanie szkół w ubogich krajach. Tego typu działania budują pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa, a pracownicy utożsamiają się z tym, co robi firma, dzięki czemu łatwiej jest o wewnętrzne zacieśnianie więzi i budowanie wspólnoty – zaznacza Agata Milanowska, Events & Incentive Travel Manager Mazurkas Travel.

Outdoor to świetna przestrzeń do team buildingu. To atrakcje, które powodują wzbogacenie relacji w grupie, budowanie zespołu, integrowanie i nawiązywanie między jego członkami lepszej współpracy.

Od lat dużym zainteresowaniem firm na rodzimym rynku cieszy się incentive narciarski. Polacy lubią „białe szaleństwo”. – Dla tych, którzy nie potrafią jeździć na nartach coraz częściej przygotowujemy na życzenie klientów specjalne akademie narciarskie. W ubiegłym roku na wyjeździe dla 25 osób, 15 uczestników było narciarskimi nowicjuszami. Wielu z nich zdecydowało się na wyjazd właśnie po to, aby dać sobie „ostatnią narciarską szansę”. Po wyjeździe deklarowali, że na pewno będą kontynuować naukę na prywatnych wyjazdach – dodaje Joanna Jabłońska.

Olga Krzemińska-Zasadzka zwraca uwagę na point games (ang. gry i zabawy ukierunkowane), stosowane m.in. na eventach teambuildingowych. – Ich celem jest odwrócenie uwagi uczestnika poprzez nakierowanie na wykonywanie jakiejś czynności, wymagającej skupienia się. Uczestnik, wykonując ją, koncentruje się na niej bardzo mocno (obiera jako kierunek, jako „point”) i w tym czasie dużo łatwiej jest „przemycić” właściwy cel gry, zabawy czy ćwiczenia, który rozgrywa się w tle jednocześnie, ale zwykle na nieuświadomionym planie.

To przykład tego, jak duże znaczenie w organizacji eventów ma psychologia. O takich aspektach działania zespołów wiemy coraz więcej i w coraz ciekawszy sposób potrafimy tę wiedzę wykorzystywać do tworzenia eventów nastawionych na realizację określonych celów, czy rozwiązanie określonych problemów. Co istotne, sami klienci są coraz bardziej świadomi tego, co chcą osiągnąć za pomocą eventu.

The sky is the limit?
Często mawia się, że przy tworzeniu programu ograniczeniem jest tylko wyobraźnia. Niestety, ma niezłomnego strażnika, który nosi imię – budżet. Agencje eventowe wielokrotnie muszą powściągnąć swoje „kreacyjne cugle”, w konfrontacji z kosztem programu wykraczającego poza standardowy pakiet: przejazd, zwiedzanie i relaks.

– W przygotowaniu dobrego wyjazdu incentive bardzo cenne są umiejętności kreatywne managera, potrafiącego niekiedy za bardzo niewielkie środki zaplanować świetną atrakcję, która dopełnia całości. Jednak, nie oszukujmy się, dobry wyjazd z ciekawym programem, w niebanalne miejsce, zorganizowany zgodnie z wymogami ustawy, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i w najwyższych standardach jest kosztowny. Jeśli chcemy zaoferować dobre serwisy, musimy za nie zapłacić – zauważa Joanna Jabłońska.

Jednym z najistotniejszych elementów programu jest dobór odpowiedniego miejsca. Tutaj warto postawić na nieoczywistą i niestereotypową lokalizację. – Kiedy myślimy o wypoczynku w Hiszpanii, od razu do głowy przychodzi nam Barcelona czy Madryt. Dlatego my proponujemy Kraj Basków lub Galicję, czyli regiony, które mają niezwykle bogatą ofertę, a nie są tak bardzo znane. Klienci podczas rozmów o kierunku nierzadko proszą o wybór miejsca, jakiego ich pracownicy czy kontrahenci sami nie wzięliby pod uwagę jako miejsca na urlop. Kolacja w jaskini, kąpiel w japońskim onsenie, kameralny koncert na pustyni to coś niesztampowego, dzięki czemu wyjazd będzie wyjątkowy i wspominany przez lata – podkreśla Urszula Wysocka.

Agencje eventowe muszą zmierzyć się z opinią, że uczestnicy wyjazdów „wszędzie już byli i wszystko widzieli”. Potwierdza to Grażyna Łukaszyk, Director of Incentive Department Rival Group. – Często podczas spotkania wymieniając kolejne miejsca na świecie słyszymy: „tu już byliśmy, i tutaj też”. Sytuacja zmienia się jednak dynamicznie. Z naszych tegorocznych doświadczeń wynika, że na mapie incentive pojawiło się wiele nowych kierunków, które wcześniej nie były przez klientów brane pod uwagę. Przykładem mogą być np. kraje takie jak: Białoruś, Kazachstan, Kirgistan, Uzbekistan. W tym roku stanęliśmy w obliczu prawdziwego wyzwania, organizacji wyjazdów dla kluczowych klientów firmy w te właśnie rejony. Najtrudniejszym elementem wyjazdów było zagwarantowanie serwisów na najwyższym poziomie. Do takich standardów przyzwyczajeni są nasi klienci, bez względu na rejon świata i wewnętrzne uwarunkowania danego kraju. Dla nas wiązało się to z koniecznością działalności wręcz edukacyjnej. Kontrahenci nie rozumieli potrzeb grup incentive. Włożyliśmy w te projekty mnóstwo pracy i jesteśmy dumni, ponieważ wszystko się doskonale udało. Klienci wrócili zachwyceni. A my zdobyliśmy bezcenną wiedzę pod kątem realizacji kolejnych wyjazdów.

– Eventy to bardzo dynamicznie rozwijająca się dziedzina, która co roku zaskakuje nowościami. Tego też oczekują nasi klienci, a my, jako agencja, staramy się te oczekiwania wyprzedzać. Ważne jest nieustanne wyszukiwanie takich miejsc, nowych pomysłów, inspirowanie się trendami, ale też kierowanie się własnym instynktem i doświadczeniem. Doświadczenie przynosi wspaniałą naukę, technologia, czy nawet psychologia, otwierają nowe możliwości tworzenia coraz ciekawszych eventów – podsumowuje managing director agencji Power. Według badań SITE Foundation wyjazdy firmowe spełniają swoją rolę. 87.5% respondentów czuje się docenionych dzięki incentive travel, 80% uważa, że wzrosła ich lojalność względem firmy-sponsora wyjazdu, a 71% twierdzi, że wyjazd dostarczył im unikatowych przeżyć, których nie zorganizowaliby sobie sami. Wygląda na to, że o przyszłość tego segmentu MICE – branża może być spokojna.
Jaga Kolawa

Artykuł ukazał się w ostatnim wydaniu magazynu OOH event!
Wersja online dostępna TUTAJ.