Jak położyć wydarzenie – 10 kroków do porażki | Grzegorz Kieniksman, Rebelia Media

Oto 10 prostych i skutecznych kroków do tego, jak doprowadzić do katastrofy.

Krok 1 – traktuj klienta jak Boga
Wiadomo, że relacja z klientem nie jest relacją równą. Klient ma cel, wizję i oczekiwania, klient zna swoich odbiorców, zna swoje potrzeby, ma pewne doświadczenie no i wreszcie… to klient płaci. Na tych podstawach opiera się respekt do zamawiającego. Jeśli jednak przerodzi się on w uległość i bezwzględną czołobitność, realizowany event może być bardzo zagrożony. Klienci często reprezentują świat marzeń, a eventowiec musi być realistą. Jeśli będziesz traktował każde słowo klienta jak święte, jeśli braknie ci odwagi, by podważyć jego wizję, by z nim dyskutować i wykazywać błędy koncepcyjne, to ryzykujesz. Pamiętaj, że ty jesteś producentem. Klient często nie ma doświadczenia w tym, w czym ty się specjalizujesz. Jeśli ulegniesz złym pomysłom klienta, impreza, za którą odpowiadasz, będzie twoją osobistą wpadką.

Krok 2 – traktuj siebie jak Boga
To jest druga odsłona ślepego zaufania. Tym razem chodzi o bezwzględne zaufanie okazywane sobie samemu. Choć jesteś wytrawnym praktykiem, mającym na koncie dziesiątki lub setki realizacji, zawsze musisz poświęcić maksimum czasu i energii potrzebnej na zrozumienie intencji klienta, jego celów i możliwości. Musisz zrozumieć i poczuć perspektywę zamawiającego. Arogancki i pyszałkowaty eventowiec po pierwsze zraża do siebie klienta, a po drugie sam sobie zamyka drogę do zrobienia wydarzenia bezbłędnie wpisującego się w potrzeby i oczekiwania tego, który zamawia i płaci. Wiesz wszystko, rozumiesz wszystko, a rola klienta kończy się na napisaniu briefu – tak trzymaj, a porażka jest bardzo prawdopodobna.

Krok 3 – kontakty z klientem ogranicz do minimum
Rozmowy, burze mózgów, debaty, dodatkowe pytania zadawane klientowi są absolutnie zbędne, jeśli chcesz położyć wydarzenie. Szanuj czas swój, szanuj czas zamawiającego i nie roztkliwiaj się zbytnio nad zdobywaniem dodatkowej wiedzy. Brakujące informacje uzupełnij własną intuicją i bogatym doświadczeniem. I płyń… w otchłań katastrofy.

Krok 4 – nie definiuj celu wydarzenia
Każda impreza służy jakiemuś celowi. Jeśli ktoś organizuje wydarzenie i ponosi jego koszty, robi to dlatego, że ma jakiś określony cel, który to wydarzenie ma spełnić. Czasem chodzi o integrację, czasem o promocję produktu, promocję marki, o wyrażenie wdzięczności, o zacieśnianie więzów, budowanie autorytetu. Są różne cele, a te, dzielą się na zasadnicze i szczegółowe. By zrobić dobrą imprezę, musisz wszystkie cele znać, rozumieć i czuć. By zrobić złą imprezę – nie musisz.

Krok 5 – niech każdy zostanie ze swoimi myślami
Brak dobrej wymiany myśli doprowadzi do nieudanego eventu. Wymiana ta, na każdym etapie produkcji, jest niezbędnym warunkiem powodzenia. A jej brak – warunkiem klęski. Dobry producent nie ustaje w upewnianiu się, czy wszyscy rozumieją wszystko tak samo. Wszyscy – od klienta, po grafika czy animatora zabaw. Wyjaśnianie oczywistości, przepowiadanie sobie wzajemnie, jak się rozumie poszczególne zapisy i ustalenia chroni przed wpadkami wynikającymi z nieporozumień. Ten rodzaj wpadek zna każdy, kto działa w branży. Dobry eventowiec rozmawia godzinami o szczegółach, pokazuje wizualizacje, plany i prototypy, dopytuje, czy to właśnie o to chodziło. Tłumaczy wszystkim, jak każdy element ma działać i upewnia się, że realizatorzy zrozumieli go właściwie. Słaby eventowiec – pozostaje ze swoimi myślami i zostawia wolność interpretacyjną podwykonawcom.

Krok 6 – ufaj bezgranicznie
Zaufanie to piękna cecha, ale zawsze warto się zabezpieczyć. Jeśli relacja wykonawcza ma swe pisemne potwierdzenie, daje to spokój każdej ze stron. Dobre są zapisy na dużym poziomie szczegółowości. Warto mieć takie podkładki na ustalenia z klientem, z realizatorami, z podwykonawcami. Oczywiście, jeśli ktoś chce zrobić zły event, deklaracja „Panie Marku, będzie pan zadowolony” w zupełności wystarczy.

Krok 7 – oszczędzaj na ludziach
To jest bardzo dobra metoda na położenie imprezy. Zatrudnij niewiele osób, a tych, których zatrudnisz, wynagródź umiarkowanie. Potraktuj stawki wykonawców jako dobre pole do oszczędności. Skoncentruj zadania na niewielu osobach. Zbyt duże zakresy obowiązków i wiążący się z nimi stres, zmęczenie i frustracja zagwarantują wpadki podczas eventu. Poza tym wycieńczeni i niewyspani wykonawcy są słabą wizytówką firmy, więc jeśli dążysz do porażki, tą drogą osiągniesz wiele.

Krok 8 – unikaj jasnego komunikowania
Dobry event jest oparty na prostej i jasnej komunikacji na każdym etapie – od wymiany mailowej, po oznakowanie przestrzeni czy strefy kateringowej. Umiejętność wypracowania dobrej komunikacji to cecha profesjonalnych eventowców. Prosta i jasna komunikacja poprawia przepływ informacji między zaangażowanymi w działanie osobami, a całej imprezie nadaje rangę profesjonalizmu i elegancji. Niski poziom komunikowania rozwali wydarzenie na każdym jego etapie.

Krok 9 – zostaw klientowi swobodę
Zdarza się, że klient chce mieć swój udział w pracach nad realizacją eventu, na przykład zrobić i wysłać zaproszenia, przygotować i dostarczyć wizualizacje na galę, zapewnić jakąś animację na imprezie. Tak bywa, i to całkiem często. Jeśli jednak nie będziesz kontrolować postępu jego działania, jakości i terminowości, może wyjść z tego niezły pożar. Czasem przyjmuje się za oczywistość, że klient nie może nawalić z przygotowaniem tego, do czego się zobowiązał, bo to przecież jemu najbardziej zależy na jakości wydarzenia. Ale jego wkład jest integralną częścią wydarzenia, a każdy element łączy się z innymi w całość. Niepowodzenie części kładzie się cieniem na całości.

Krok 10 – nie myśl o ryzyku
„Always look on the bright side of life” to nie jest hymn eventowców. Tu szaleją demony ryzyka. Tu trzeba każdą sytuację rozpatrywać także w jej ciemnej wersji. Kreatywny i doświadczony producent imprez ma w głowie bogatą siatkę wariantów B. Kto pracuje w tym środowisku wie, że ryzyko jest tu solą życia. Prawdopodobnie w każdej realizacji zdarza się coś niespodziewanego. Jeśli nie umiesz szybko reagować i sprawnie działać w sytuacji przykrej niespodzianki, masz duże szanse na niepowodzenie.

Grzegorz Kieniksman, Rebelia Media

Grzegorz Kieniksman – Propagator łączenia biznesu z kulturą. Inspiracje i kreatywną energię czerpie ze świata sztuki, kultury i designu. Jego pasją są zarówno projekty komunikacyjne, jak i eventowe, dedykowane wydarzeniom kulturalnym. Od wielu lat działa na polu marketingowym, a od pięciu również w branży public relations. Posiada doświadczenie w launchu marek i produktów, organizacji eventów, pokazów mody, festiwali, wystaw i konferencji prasowych. Łączy w sobie pasję zarówno do kreacji, jak i do technologii. 

Artykuł ukazał się w ostatnim wydaniu magazynu OOH event!
Wersja online dostępna TUTAJ.