Od remizy do Hiltona | Adam Koj, firma KOJ

O znaczeniu kapitału na start w branży eventowej, roli zgranego, kreatywnego i doświadczonego zespołu przy organizacji kompleksowych wydarzeń oraz funkcji działu WEB DESIGN w przemyśle spotkań mówi Adam Koj, właściciel i prezes firmy KOJ.

Początki firmy to rok 2001. Skąd pomysł na tego typu działalność?
To prawda, w 2001 zarejestrowałem firmę, ale rozpoczynałem swoją karierę już w 1992 roku prowadząc zabawy taneczne w remizach strażackich – miałem 16 lat. Już wtedy kręciło mnie organizowanie imprez. Zdaję sobie sprawę, że może niektórych wielkomiejskich event managerów może to śmieszyć, ale bardzo cenię sobie tamte lata i zbieranie doświadczeń. To, co wiem na pewno, właśnie podczas tamtych imprez kształtowała się moja osobowość i umiejętność radzenia sobie w przeróżnych sytuacjach. Potem do 2009 roku prowadziłem coraz większe imprezy, byłem wodzirejem i liderem zespołu muzycznego. Na największej imprezie, na jakiej zagraliśmy, bawiło się prawie 10 tysięcy osób. Jednak tak na poważnie to zaczęło się robić w 2009 roku, kiedy to miałem przyjemność zarządzać dużymi projektami, w ramach których organizowałem szkolenia, konferencje, wyjazdy studyjne i duże imprezy plenerowe. Wtedy pracowałem ze świetnym zespołem ludzi i zdałem sobie sprawę, że kontakty, doświadczenie i know-how, jakie posiadam, to idealny kapitał na start z własnym biznesem eventowym.

18 lat dla branży eventowej to prawie prehistoria, od tego czasu uległa diametralnej ewolucji. Dziś klienci nie wyobrażają sobie dobrej strategii komunikacji marketingowej bez udanego eventu. Jak Pan ocenia te zmiany w przemyśle spotkań z własnej perspektywy?
Tak, te 18 lat w branży eventowej to kosmiczny skok, właściwie to początki świadomego rozwoju tej branży. W latach 90. nikt nie używał w Polsce słowa „event”, choć zawsze ludzie chcieli się bawić, integrować i świętować. Dziś spontaniczna organizacja imprez firmowych jest już historią i rzeczywiście eventy stały się elementem strategii marketingowej wielu firm, dlatego też wydawanie środków na profesjonalnie zorganizowane wydarzenia stało się konkretną inwestycją w rozwój i budowanie PR. Z mojej perspektywy to, po prostu z roku na rok, coraz mniejsza konieczność przekonywania prezesów i właścicieli firm do inwestowania w profesjonalną oprawę wydarzeń firmowych.

Kompleksowa organizacja konferencji, kongresów, gali, bankietów, koncertów i innych eventów – spektrum działań KOJ jest szerokie. Jakiego typu wydarzenia zajmują największe miejsce w Waszym portfolio?
Chyba jednak uroczyste gale z muzyką na żywo i duże konferencje, generalnie im więcej schodków na scenę tym lepiej. Oczywiście nasi klienci zgłaszają się z różnymi potrzebami i często Ci, dla których organizujemy duże eventy proszą nas o organizację mniejszych spotkań – wtedy też jesteśmy profesjonalistami, choć często wymaga to dodatkowej mobilizacji ekipy. Obecnie konferencje organizowane przez naszą firmę najczęściej odbywają się w hotelach z dobrą infrastrukturą konferencyjną. Przygotowujemy właśnie kwietniową konferencję w DoubleTree by Hilton Kraków, gdzie każdy metr kwadratowy jest zaplanowany jako powierzchnia wystawiennicza. Wymaga to kilku wizyt przygotowawczych i dogrania wszystkich szczegółów, aby efekt był najlepszy. W przypadku tej konferencji, agenda zaplanowana jest tak, że wykłady i panele dyskusyjne przez 3 dni odbywają się w 2 dużych salach, natomiast warsztaty w 4 mniejszych. Uczestnicy wybierają swoją indywidualną ścieżkę, więc zajęcia muszą rozpoczynać się i kończyć punktualnie. Zdyscyplinowanie 40 wykładowców z całego świata staje się więc sporym wyzwaniem dla naszego zespołu.

Które z eventów organizowanych przez Was wspominacie jako największe wyzwanie?
Myślę, że było to zorganizowanie świątecznej gali dla firmy Adamietz. Halę magazynową o powierzchni ponad 2000 m2 przeobraziliśmy w salę balową. Cała podłoga została wyłożona płytami OSB, potem położony został parkiet i wykładziny. W sali ustawiona została scena o wymiarach 10 x 12 metrów i potrzebne konstrukcje, zgodnie z wymaganiami gwiazdy wieczoru oraz 100 okrągłych 12-osobowych stołów. Całą halę trzeba było nagrzać do temperatury 23 stopni i oświetlić ogromną ilością LED-barów oraz innych stałych i ruchomych punktów. Zorganizowanie w hali pełnej kuchni z profesjonalnymi piecami, przenośnych toalet w wersji delux i napędzenie nagłośnienia, oświetlenia oraz ekranów LED wymagało przyłącza prądowego, które elektrycy musieli na specjalnie zamówienie zainstalować w hali. Recepcja i zorganizowana przez nas szatnia musiały obsłużyć ponad 1000 gości w godzinę, ale największym wyzwaniem było wyłapanie w tłumie, przez naszych najbardziej doświadczonych pracowników, gości VIP i doprowadzenie ich do właściwego stolika. Oczywiście w przygotowanie hali zaangażowani byli również pracownicy firmy Adamietz, a cateringiem zarządzał Damian Knapik, dyrektor hotelu HUGO z Kędzierzyna-Koźla. W organizację i obsługę tej imprezy zaangażowanych była ponad setka ludzi.

„Jesteśmy zorganizowani, abyś Ty mógł spać spokojnie” – to motto można znaleźć na Waszej stronie internetowej. Co daje taką pewność w działaniu agencji?
Ludzie. Nasz zespół, wzajemne zaufanie i profesjonalne podejście do klienta, które naprawdę jest naszym priorytetem. Klient musi wiedzieć, że to my się wszystkim zajmujemy i przewidujemy wszystkie sytuacje. Po naszej stronie leży planowanie i sprawdzanie wszystkiego po kilka razy, każdy jest odpowiedzialny za swoją działkę i zgłasza pełną gotowość przed rozpoczęciem wydarzenia, a po nim wykonanie zadania. Nasi dźwiękowcy lubią używać wtedy hasła „chwila nieuwagi i znów sukces”.

Zgrany, kreatywny i doświadczony zespół, który jest w stanie sprostać wszystkim wyzwaniom związanym z organizacją dużych wydarzeń to podstawa. Czy tego typu teamem może się również pochwalić KOJ?
O tak! Zdecydowanie. Trzon naszego zespołu składa się z ludzi, którzy na co dzień są przyjaciółmi, nasze rodziny się dobrze znają i spotykamy się nie tylko w pracy. Jeśli chodzi o moich najbliższych współpracowników, to naprawdę rozumiemy się bez słów. Nowe wyzwania powodują w naszym zespole ciągły rozwój i otwarcie na kreatywne rozwiązania.

Jak w każdej firmie atmosferę tworzy szef i myślę, że w naszym przypadku brak niepotrzebnego napięcia, ostrych rozkazów oraz szczerość i szacunek wobec siebie stał się standardem. Wiem, że brzmi to nieco pompatycznie, ale jeśli pracujesz z ludźmi pod dużą presją, to trzymanie się tych zasad ma bezpośrednie przełożenie na jakość obsługi naszych klientów. Nie da się być zawodowo miłym przez 3 dni kongresu, a jeśli w opiniach naszych klientów pojawia się zdanie „wy się ciągle szczerze do siebie uśmiechacie i naprawdę widać, że jesteście zgrani” – to jest to najlepsza rekomendacja. Firmę zawsze tworzą ludzie, a z doświadczenia wiem, że atmosfera w zespole jest wyczuwalna nawet z dystansu.

Firma ma dwa oddziały w Warszawie i na Śląsku. Skąd taka potrzeba?
Otworzyliśmy w 2016 roku oddział w Warszawie ze względu na sporą liczbę konferencji realizowanych właśnie w stolicy. Potrzebowaliśmy miejsca, gdzie moglibyśmy profesjonalnie przyjąć klienta czy zorganizować spotkanie organizacyjne przed eventem. Z kolei Górny Śląsk to nasz dom i tutaj realizujemy najwięcej eventów firmowych. Posiadamy w Strzelcach Opolskich swoje biuro i magazyny ze sprzętem, a pracujemy oczywiście na terenie całej Polski.
Ważną częścią działalności KOJ stanowi dział WEB DESIGN. Czy klienci agencji doceniają rolę przygotowania graficznego i informatycznego konferencji, kongresów i innych tego typu imprez?
Zaczynałem w tej branży, dostarczając usługi informatyczne już od 2001 roku – to działka firmy zgodna z moim wykształceniem. Mamy swoich specjalistów, którzy na potrzeby wydarzeń tworzą dedykowane serwisy internetowe, posiadamy swoje serwery, na których instalujemy systemy rejestracyjne na konferencje. Starając się spełnić wymagania klientów musimy być elastyczni, tworzymy więc niepowtarzalną oprawę graficzną i dedykowane rozwiązania informatyczne. Na potrzeby kilku dużych konferencji i kongresów wyprodukowaliśmy we współpracy z zewnętrznymi programistami dedykowane aplikacje na urządzenia mobilne, które stały się hitami tych wydarzeń. Kwestia komunikacji z uczestnikami, rejestracja czy wreszcie praca sekretariatu konferencji weszła na zupełnie inny poziom.

Za nami rok 2018. Jaki był dla branży i dla KOJ? Jakie trendy utrzymywały się na rynku i co może nas zaskoczyć w 2019?
Mylę, że był to dobry rok dla całej branży. W przypadku konferencji najwięcej działo się w stosowaniu multimediów pod każdą postacią, natomiast przy organizacji imprez o charakterze bardziej rozrywkowym, widać było zapotrzebowanie na trendy lansowane w telewizji. Pokazy uczestników znanych w Polsce programów talent-show, od iluzjonistów do kuchni molekularnej, były bardzo pożądane przez klientów. Co przyniesie kolejny rok, tego nie wie nikt, myślę jednak, że ludzi pracujących w tej branży na pewno nic nie zaskoczy.

Rozmawiała Jaga Kolawa

Adam Koj – Prezes i właściciel firmy KOJ, którą założył w 2001 roku. Z wykształcenia informatyk i trener, absolwent Uniwersytetu Opolskiego i Politechniki Opolskiej. Autor i manager dużych projektów unijnych w latach 2009 – 2018, z których ostatni zdobył 1 miejsce w Europie, w konkursie VET Excellence Awards 2018. Zorganizował setki eventów firmowych i konferencji, autor wielu scenariuszy dużych imprez. Autor wielu nowatorskich rozwiązań informatycznych dla branży MICE. Prywatnie mąż i ojciec 4 dzieci, klawiszowiec w zespole pop-rockowym, kibic piłki nożnej i miłośnik podróży.

Wywiad ukazał się w ostatnim wydaniu magazynu OOH event!
Wersja online dostępna TUTAJ.