Trójkąt bermudzki, czyli: technika – agencja – klient | Adrian Kilanowski, Media Division

Przed Wami luźno zebrane wskazówki na temat pracy przy kreacji wydarzeń od strony współpracy na linii technika – agencja – klient.

Dla większości „nieeventowych” albo „trochę eventowych” stworzeń, zetknięcie z technikami pracującymi przy obsłudze technicznej wydarzeń jest pewnym osobliwym przeżyciem, które nieco przeraża, nieco odrzuca, a finalnie zwykle lekko ciekawi. Zbiór osobliwości, ludzi o zwykle bogatej przeszłości zawodowej i życiowej, tych, którzy na wycieczkach szkolnych jeździli w ostatnich rzędach autobusu umilając czas swoim opiekunom… Gatunek ten, choć nieco specyficzny, bywa bardzo pomocny w kwestiach dopieszczenia Waszego eventu, więc warto nauczyć się wspólnie pracować i czerpać z wzajemnych doświadczeń.

Nie traktujcie tego w kategoriach prawdy objawionej, a jedynie subiektywnej wizji ze strony technika. To nie syntetyczny dekalog, tylko luźne rozważania o fundamentach naszej współpracy.

1. Najważniejsza jest zaprawa!
W tym wypadku bardziej mówimy o właściwym przygotowaniu do eventu. Dokładny brief, dobrej jakości rzut sali/obiektu/terenu i precyzyjne określenie oczekiwań odbiorcy (lub jak kto woli „płatnika”) uniknie wielu nieporozumień. Technicy przyjadą na Twój event prawdopodobnie zanim Ty obrócisz się na drugi bok w swoim łóżku, więc im więcej informacji im przekażesz na początku, tym mniej upierdliwych telefonów uświadczysz. Pomiary, paliki czy choćby rysunki w Paincie na zrzutach pulpitu z Google Maps albo Geoportalu to zdecydowanie lepsza opcja niż „jak uważacie”, bo fala nieporozumień skutecznie zakwasi atmosferę nawet w najbardziej zdystansowanej ekipie. Nikt bowiem nie lubi ponosić konsekwencji czyichś błędów.

2. Bądź jak Coperfield!
Wszystkim nam chodzi o to, żeby zbudować mniejszą lub większą iluzję, która oczaruje naszych odbiorców, przeniesie ich w pewną odrealnioną rzeczywistość, często dzięki temu pozwalając nieco się wyłączyć i odpocząć. Nie psujmy tej atmosfery zdradzając sztuczki, za bardzo się rzucając w oczy, czy (O ZGROZO!) biegając i panikując, gdy dzieją się rzeczy nieprzewidziane. Oczywistym wyjątkiem są sytuacje zagrożenia życia i zdrowia, ale niezależnie od roli jaką Ci przydzielono pamiętaj, że mimo potknięć „show must go on” i zwykle tylko garstka osób wie, jak to w szumnych planach miało wyglądać. Większość potknięć widzimy tylko my i drapanie tego tematu ad hoc zabierze skupienie całej ekipie i nie pozwoli minimalizować dalszych strat. Na podsumowania przyjdzie jeszcze czas, a teraz wyśmiej winowajcę i lecimy dalej!

3. Technik też człowiek.
Planując wydarzenie warto mieć na uwadze czas pracy. Prawdopodobnie czego byście nie wymyślili, to ludzie w jednolitych, zwykle czarnych koszulkach, którzy zamiast jeść miód żują pszczoły, podołają. Przyjadą o 2 w nocy, będą montować 32 h, potem 14 h realizować, na koniec zdemontują wszystko i dopiero wtedy padną… Tylko po co? Traktujmy się mimo wszystko z pewną dozą wyrozumiałości, z choćby odrobiną miejsca na nieprzewidziane sytuacje oraz ze zwykłą empatią, bo nawet najlepsze maszyny napędzane kawą i energetykami tracą koncentrację. Dziesiątki godzin, gruba kasa i wszystko jak krew w piach, gdy film z przemową prezesa poleci nie w tym momencie co trzeba, bo ktoś się uparł na próbę generalną ośmiogodzinnej konferencji 1:1, zostawiając 3 h na sen i często bez sensu trzymając całą ekipę w pogotowiu. Czas na ćwiczenie był wcześniej. Teraz sprawdzamy jak to „gada” i wygląda oraz dokonujemy kosmetycznych poprawek. Gdy pracujący po 40 h w tygodniu znajomi opowiadają o swoim zmęczeniu po pracy zwykle technik eventowy pyta o to, co robią od środy, ale mimo to racjonalizujmy nasze harmonogramy i scenariusze.

4. Technik też człowiek… i je!
Ja wiem, że jak na nas patrzycie to ciężko Wam w to uwierzyć, ale my też jemy! Warto jasno i czytelnie określić tę dość istotną kwestię przy dogrywaniu Waszego wydarzenia, ponieważ obłożony w 100% hotel pośrodku niczego to nienajlepsze miejsce do spontanicznej organizacji posiłku dla techniki. Wcześniejsze wynegocjowanie przez organizatora tego z obiektem czy cateringiem zwykle nie stanowi dużego problemu i nie przekłada się na znaczne koszty, a nawet piąty de volille w tygodniu jest nadal lepszy i bardziej elegancki niż auto z logotypem pizzerii podjeżdżające od zaplecza… Woda i kawa to już taka „Francja – elegancja”, że pewnie ktoś Wam zrobi order z trytytki i gafra!

5. Jasno określone zakresy.
BARDZO czytelne zakresy i zasady. Nie sądzę, by ktokolwiek lubił poprawiać błędy wynikające z czyjegoś zaniechania, zaniedbania lub niekompetencji. Jakże dosadnie może się o tym dowiedzieć reprezentant agencji lub klient końcowy, gdy chciał przyoszczędzić na podestach od firmy, hotel postawił „to coś pływa i jest krzywe”, a potem pojawia się to jakże spodziewane i niespodziewane jednocześnie zdanie: „Panowie, ale pomożecie nam z tą wykładzinką, co?”. Pomoc w sytuacji awaryjnej? Oczywiście! Wypełnianie obowiązków za kogoś? Obyś miał/miała sporo uroku osobistego ;). W zdecydowanej większości znajdziesz technika, który niepoproszony Ci pomoże, ale nie przyjmuj tego jako pewnika uwzględniając to z góry i nie informując rzeczonego, bo tak tworzy się karabiny maszynowe strzelające „Nie!” i „Nie da się!”. To zazwyczaj pokłosie uczucia bycia wykorzystanym i przykrych konsekwencji dobrych chęci.

6. Scenariusz to mus!
Nawet jeśli jest to 3,5 min, otwarcie jakiejś obwodnicy, to czytelnie określone godziny gotowości technicznej, oficjalnego startu i kluczowych punktów są po prostu najfajniejsze, gdy są spisane i egzekwowane. Wiadomo, że event to żywy organizm, który się mutuje, przepoczwarza i nierzadko zaskakuje, ale ludzie którzy dbają o przetłumaczenie Twojej wizji na powieszone kilogramy i setki kliknięć zostali przed chwilą wypakowani z case’a i nie możesz zakładać, że „tak jak ostatnio”, a już tym bardziej „tak jak w tamtym roku” wystarczy za scenariusz. Robimy po kilkadziesiąt, a nawet i kilkaset projektów rocznie i pomimo ogromnej sympatii do Ciebie i Twojego eventu, zakładanie, że wszystko wiemy jest po prostu nierozważne.

7. A trzeci co (nie) był głupi poszedł do łączności…
O komunikację się rozchodzi. Przed eventem chodzi głównie o poprawne tytułowanie maili, kontynuowanie rozpoczętych ciągów mailowych, wysyłanie odpowiedzi do wszystkich adresatów. W trakcie eventu chodzi o zapamiętanie imion kluczowych osób realizujących za deskami od światła, dźwięku czy multimediów (nadaj im chociaż numerki :D) dobrą formę komunikacji (minimum radiowa, <3 intercom) i czytelne przekazywanie komunikatów bez zapychania kanału kurtuazją. Gdy nie słyszycie, technicy mówią do siebie w formie i słownictwie tak brudnym, jak besztają się starzy marynarze, więc syntetyczne informacje nas nie obrażą, a wszystkim ułatwią pracę.

8. Poznajmy się!
Poznajmy swój workflow, swoje umiejętności i ograniczenia. Dajmy sobie margines zaufania na wzajemną interakcję i wymianę pomysłów. Weź pod uwagę, że czasami przesunięcie „tego światełka” to nie są dwa kliknięcia, tylko 200 kg do przesunięcia o kilka metrów i nie pytaj o to, czy już gotowe, niczym dzieciak pytający o to, czy już dojechaliście w podróży do lunaparku. Oczywiście za duży luz sprawi, że te sprytne istoty tego nie zrobią – szczególnie jeśli uważają, że to zbędne… Po prostu grajcie w otwarte karty, określając swoje oczekiwania i możliwości w odniesieniu do czasu, a nierzadko zaakceptujcie, że lepsze jest wrogiem dobrego i czasami (z trudem, ale jednak…) najlepiej zostawić coś nieperfekcyjnego, niż ryzykować że w ogóle się nie zdąży. Jeśli dobrze spełniliście pkt 1, to takie sytuacje będą marginalne.

9. Klient jest bogiem! Uświadom to sobie, sobie…
Klient nie musi wiedzieć, klient nie musi mieć racji, ale bardzo często nasze zdanie musi (o ile pomysł klienta nie będzie miał niebezpiecznych konsekwencji) przyjąć rolę tylko doradztwa lub moderacji. Są granice, które poniekąd określa nasze (wykonawców) poczucie skrajnej żenady i blamażu, ale, o ile nie narażamy naszego imienia na szwank, nawet najgłupszy pomysł klienta jest lepszy od naszego, z którym się nie identyfikuje. Czasami to przypomina nakłonienie młodszego brata na wspólny zakup gry, w którą nie będzie umiał grać… To się może udać, ale tylko raz, a trwałe relacje i stała współpraca sprawią, że to wszystko co tu zebrałem przestanie mieć znaczenie, bo wypracujecie swój optymalny model pracy, komunikacji i relacji. Możecie też swojego klienta naciągać na różne zbędne bzdury, ale gdy on to zrozumie, to również będzie jednorazowa historia. Rodzice powtarzali – „małymi łyżeczkami, ale częściej!” i mi się to zawodowo doskonale sprawdza.

10. Szacunek!
Nawet jeśli jesteście na liście Top 100 Forbesa, to wykorzystywanie nadrzędności wykraczające poza granice kultury i wzajemnego szacunku może się dla Was źle skończyć. Technicy, z jakimi będziecie mieli okazje pracować to ludzie, których nierzadko życie porządnie uzbroiło w mechanizmy obronne, a koledzy dbają o naszą czujność, więc po początkowym zagryzaniu zębów, najpewniej doświadczycie całego arsenału sarkazmu, ironii, a w skrajnym wypadku wyszukanej łaciny. Szanujmy się również dlatego, że nasz odbiorca nie ma pojęcia kto za co jest odpowiedzialny – on widzi efekt końcowy. Po tym efekcie będzie nas wspólnie oceniał. Bez zbudowania zdrowej relacji, bez zaangażowania i chęci wzajemnej pomocy to będzie tylko coś poprawnego. Prawdziwie olśnić da się chyba tylko pasją, dobrymi fluidami i burzą mózgów towarzyszącą przyjemnej atmosferze. Trzeba się czasami zebrać w sobie i uśmiechać w te gorsze dni, bo dubla nie będzie…

*Był to bardzo zdawkowy i humorystyczny zbiór o subiektywnym charakterze. Autor nie ponosi odpowiedzialności za Wasze sukcesy spowodowane lekturą niniejszych wypocin, bo przecież i tak byście się do tego nie przyznali. Temat jest tak rozległy, że finalnym wnioskiem jest: „O f#%k! To miało mieć 4000 znaków, a ma ponad 9500”.

Adrian Kilanowski – Technik, realizator wizji, event manager z 9-letnim doświadczeniem. Od 5 lat właściciel Media Division, która zajmuje się przede wszystkim dostarczaniem rozwiązań multimedialnych dla branży eventowej. Pracoholizm z pasji do własnej pracy traktuje jako błogosławieństwo, bo rzadko czuje by pracował. Filozofia Kaizen najlepiej wpisuje się w jego perfekcjonizm, bo twierdzi, że już dawno spadł z pierwszego klifu krzywej Krugera-Dunninga.

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze OOH magazine, pobierz bezpłatnie TUTAJ.