Z jakich narzędzi korzysta event manager w Polsce?

Olga Krzemińska-Zasadzka, Agencja Power
Mam wrażenie, że event manager to jeden z tych zawodów, który wymaga nie tylko umiejętności kreowania, planowania i koordynacji, ale także posługiwania się wieloma narzędziami i programami. Nigdy nie wiemy, jaką nową umiejętność przyswoimy w czasie kolejnej realizacji 🙂 Głównym narzędziem naszej pracy jest komputer i telefon, a co za tym idzie szereg programów i aplikacji, bez których nasza praca, w dzisiejszych czasach, byłaby wręcz niemożliwa. Są to: pakiet biurowy (Excel, PowePoint, Word, klient poczty), programy do obróbki graficznej zdjęć (Photoshop), czy do przygotowywania grafik 3D (Sketchup). Komunikację i zarządzanie ułatwiają nam komunikatory firmowe, systemy CRM, serwery plików czy chmura. Często korzystamy z drukarki, skanera, bindownicy, gilotyny, aparatu foto, kamery, dalmierza, projektora. Myślę, że większość z nas potrafi podłączyć podstawowe nagłośnienie czy oświetlenie, a niektórzy wielokrotnie korzystali z wkrętarki, wiertarki czy innych narzędzi budowlanych. Wszystko zależy od charakteru eventu, jego założeń i naszej pomysłowości.

Barbara Świderska, Dream Events
Event manager jest jak kierownik budowy. Tak jak kierownik budowy podczas inwestycji nie pojawia się na niej z łopatą i betoniarką, tak event manager nie musi na wydarzenie wybierać się ze wszystkimi atrybutami na jego realizację. To, co jednak powinien mieć w swoim fachu to niewątpliwie wiedzę, jakich narzędzi używają wykonawcy i czy korzystają z ich w poprawny sposób. Jaki to „poprawny sposób”? Taki, który realizuje cel wydarzenia, jest zgodny z prawem i ogólnie przyjętymi normami. Co za tym idzie, podstawowym narzędziem w pracy EM powinien być plan edukacji i samorozwoju. Zmiany we wszystkich obszarach nabrały tak ogromnego tempa, że bycie z czymkolwiek do tyłu powoduje niekompetencję naszego fachu i niekompletne doradztwo. Posługując się innym porównaniem, czy chcielibyśmy, aby na sali operacyjnej „kroił” nas chirurg, który ostatni raz do książek, badań i doniesień nauki w swojej specjalizacji sięgnął na studiach?

Magda Andrzejewska, Plej
W organizacji eventów systematyzowanie zadań powinno być podstawową umiejętnością każdego producenta. Część osób posiada naturalny dar w tej dziedzinie, a inni chętnie korzystają z popularnych wśród event managerów narzędzi, które to zadanie będą ułatwiać. Na rynku dostępny jest cały wachlarz przeróżnych aplikacji i programów do zarządzania czasem lub projektami. Zapewne wszyscy słyszeli o Asanie, Trello czy narzędziach w Google Drive. Zaletami tych programów zdecydowanie jest możliwość zebrania w jednym miejscu wszystkich aspektów prowadzonego projektu. Kolejnym plusem jest fakt, iż wszystko dzieje się w czasie rzeczywistym i umożliwia natychmiastowy feedback wielu użytkowników aplikacji. Dodatkowo są bardzo proste w obsłudze i intuicyjne. To, na które z tych narzędzi się decydujemy, zależy od naszych potrzeb, umiejętności czy wreszcie od organizacji, w jakiej pracujemy. Są producenci, którzy świetnie sobie radzą jedynie z pomocą Excela i chwała im za to. Wszelkie apki biorą w łeb, jeśli nie zdobędzie się odpowiedniego doświadczenia, aby rozsądnie priorytetyzować zadania. A w tym pomóc może tylko ciężka praca, pokora i chęć czerpania wiedzy od innych.

Paweł Haberka, PowerEvents
Odpowiedź na pytanie „jakimi narzędziami pracuje event manager?” wydaje się być banalnie prosta – laptop oraz telefon komórkowy. Zgadza się, jednak jest to jedynie wierzchołek góry lodowej. Te dwa urządzenia są fundamentem pracy każdego organizatora imprez, ale żeby zapanować nad ogromnymi ilościami informacji i poprawną komunikacją, to za mało. Pierwszą i zarazem najważniejszą rzeczą, od której powinien zacząć pracę każdy event manager jest stworzenie listy zadań. Bardzo dobrze funkcjonującym narzędziem do tworzenia tzw. „to do list” jest ASANA – bezpłatny program, pozwalający na dodawanie działań, zarówno indywidualnych, jak i grupowych. Tworzenie sieci grup pracujących nad danym zadaniem usprawnia przebieg podziału obowiązków oraz kontroli nad procesowaniem działań projektowych. Kolejnym aspektem prawidłowej pracy event managera oraz eliminacji niepożądanych błędów jest dobra komunikacja. W tym temacie sprawdzi się program SLACK – aplikacja ta pomoże nam zadbać o spójną komunikację tekstową, głosową oraz możliwość przesyłania multimediów. Rozbudowane możliwości tworzenia kanałów oraz podgrup usprawnią przepływ wewnętrznych informacji.

Grzegorz Kieniksman, Rebelia Media
Najważniejszym narzędziem event managera jest jego mózg. Poszczególne rejony tego mechanizmu przyjmują kontrolę nad kolejnymi etapami realizowanych projektów. W pracy event managera używam przede wszystkim kory mózgowej. I tak w czasie tworzenia koncepcji eventu uaktywniam płat ciemieniowy, który pozwala mi myśleć abstrakcyjnie i jest ośrodkiem wyobraźni. W czasie przygotowania wydarzenia aktywizuję płat czołowy kierujący wolą działania, pamięcią roboczą, poczuciem czasu i przewidywaniem konsekwencji. Podczas eventu mocno działa płat limbiczny, odpowiedzialny za emocje. Mój mózg to niezawodna baza danych i super szybka wyszukiwarka. To dane zebrane podczas wszystkich życiowych doświadczeń i ich najbardziej nieoczekiwane asocjacje. To tak w przybliżeniu, bo na eventach znam się lepiej niż na kognitywistyce.

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze magazynu OOH event!

Wersja online: CZYTAJ TUTAJ.