Twój event będzie tak dobry, jak współpraca ludzi, którzy go tworzą | Małgorzata Suska, Hotel Bania

Przepis na udany event? Dobry koncept, rzetelna organizacja i nadzór w trakcie realizacji. Brzmi prosto, jednak na każdy z tych kroków składa się ogromna liczba detali, o które trzeba zadbać i decyzji, jakie należy podjąć. Tak naprawdę kluczem do sukcesu zawsze są odpowiedni ludzie. To od ich wiedzy, doświadczenia, a nierzadko też intuicji zależy powodzenia każdej imprezy.

Centrum Konferencyjne Bania tworzą specjaliści, którzy zjedli zęby na organizacji różnego typu wydarzeń – mówi Małgorzata Suska, kierownik ds. rezerwacji grupowej w Hotelu Bania**** Thermal & Ski w Białce Tatrzańskiej. Część z nas stawiała swoje pierwsze kroki w agencjach eventowych, dlatego doskonale wiemy, czego potrzebują nasi klienci. Wnioski wyciągnięte z zawodowych sukcesów, ale też refleksje z porażek i błędów, których byliśmy świadkami, pozwalają nam realizować wydarzenia na najwyższym poziomie – dodaje.

Event Manager, który koordynuje organizację wydarzeń w danej lokalizacji, zna ją lepiej niż ktokolwiek inny. Jego rolą jest nie tylko pośrednictwo w kontaktach z klientami, ale przede wszystkim doradztwo oraz przelanie w każdy projekt bezcennej wiedzy i doświadczenia. Aby w pełni wykorzystać ten potencjał, niezbędna jest właściwa komunikacja z organizatorami eventu na każdym etapie jego planowania i realizacji. Oto kilka zasad takiej udanej współpracy:

1. Pierwszy kontakt, czyli jasne określenie celów i wspólne rozpoznanie potrzeb

Wybór lokalizacji wydarzenia to jedna z najważniejszych decyzji organizacyjnych. To właśnie wtedy, przy przesłaniu zapytania ofertowego następuje zwykle pierwszy kontakt z ekspertami po stronie obiektu. Im dokładniej klient określi swoje potrzeby, tym lepiej dopasowaną ofertę przygotuje dla niego konsultant. W Centrum Konferencyjnym Bania, które dysponuje kilkoma salami z różnym rodzajem wyposażenia, jest to szczególnie istotne. Pierwszym krokiem zawsze jest rozeznanie potrzeb i określenie nie tylko liczby uczestników czy budżetu, ale też celu imprezy i oczekiwanych efektów. Na postawie tych informacji specjalista rekomenduje najkorzystniejsze rozwiązania. Już wtedy warto porozmawiać też o szerszej współpracy, np. rezerwacji bazy noclegowej czy wsparciu w organizacji imprez integracyjnych.

2. Burza mózgów z udziałem Event Managera obiektu

Po zamknięciu wstępnych ustaleń organizacyjnych następuje zwykle proces planowania kreatywnego. Również wtedy warto korzystać z pomocy eksperta po stronie obiektu i nie bać się zadawać nawet pozornie szalonych pytań. Osobie, która ma doświadczenie w wykorzystywaniu wybranej przestrzeni na wiele różnych sposobów, łatwiej będzie ocenić czy niestandardowe pomysły można będzie zrealizować. Event Menagerowie w dużych obiektach jak Resort Bania to osoby, które mają zwykle na swoim koncie realizację kilkudziesięciu wydarzeń dla różnych klientów. Dzięki znajomości branży, specjalista podpowie, jakie są trendy i które atrakcje cieszą się popularnością uczestników. Może też pełnić funkcję bezstronnego krytyka i pomóc w rozstrzygnięciu, z jakich pomysłów lepiej zrezygnować.

Sala Wierchy z możliwością podziału na 3-7 mniejszych.

3. Jeden opiekun w trakcie trwania projektu

Bardzo ważne jest, aby kontakt z klientem prowadziła od początku do końca ta sama osoba. Event Manager w Centrum Konferencyjnym Bania odpowiada za projekt od etapu sprzedaży aż po realizację. Dzięki temu bierze udział we wszystkich kluczowych ustaleniach, zna preferencje kontrahenta i jest w stanie na bieżąco reagować. To właśnie za jego pośrednictwem, przy pomocy wypracowanego systemu komunikacji, informacje przekazywane są dalej, do poszczególnych działów. Takie podejście przynosi korzyści obu stronom. Konsultant może w pełni zaangażować się w dany projekt i wyczerpująco poznać potrzeby klienta, a ten czuje się komfortowo, będąc pod stałą opieką jednego specjalisty.

Sala Trzy Korony wyposażona jest w rozkładaną trybunę amfiteatralną.

4. Wspólny wybór rozwiązań techniczno-gastronomicznych

W tej chwili niemal wszystkie wydarzenia biznesowe oparte są na rozwiązaniach multimedialnych, a brak odpowiedniego nagłośnienia czy dostępu do Internetu może zepsuć nawet najlepiej zorganizowany event. W uniknięciu takich problemów pomoże konsultant, który zna swój obiekt także „od zaplecza”. Ustalanie rozwiązań technicznych warto zacząć już od samego początku, a więc rejestracji uczestników wydarzenia. W Resorcie Bania recepcja z szatnią może obejmować do pięciu stanowisk. Specjalista pomoże oszacować, ile z nich będzie potrzebne do sprawnego zameldowania gości. Zaproponuje też rozwiązania z zakresu techniki scenicznej czy aranżacji przestrzeni. Kolejnym istotnym elementem każdego eventu jest catering, należy więc wspólnie ustalić jego ilość, dobrać menu oraz czas i sposób podania. Ogólne informacje o dostępności miejsc parkingowych, rozmieszczeniu pomieszczeń, lokalizacji wejść i innych istotnych elementów przydadzą się z kolei podczas przygotowywania informatorów i mapek.

5. Wykorzystywanie lokalnego doświadczenia opiekuna

Równie cenna jak znajomość branży eventowej, może okazać się lokalna wiedza i doświadczenie specjalisty po stronie obiektu. Organizując wydarzenie na odległość nie zawsze znamy miejscowe atrakcje, a dostęp do okolicznych dostawców może być utrudniony. Program wydarzeń integracyjnych i towarzyszących wszedł już do standardu organizacji eventów, a chcąc zaskoczyć uczestników potrzebujemy czegoś więcej niż wieczornego bankietu. W tej sytuacji, warto czerpać inspiracje z regionu, w którym odbędzie się wydarzenie. W przypadku Centrum Konferencyjnego Bania, które mieści się na Podhalu, dziedzictwo kulturalne jest wyjątkowo bogate. Event managerowie chętnie dzielą się swoją wiedzą w tym zakresie, ale też sami przejmują organizację dodatkowych atrakcji. Uczestnicy wydarzeń biznesowych mogą skorzystać tutaj m.in. z różnych form aktywności fizycznej jak: wycieczki, narty, spływy raftingowe, a nawet bardziej ekstremalne loty paralotnią czy skoki tandemowe. Wśród niestandardowych form integracji szczególną popularnością cieszą się tzw. Janosikowe Próby. To rodzaj gry, podczas której uczestnicy chcąc wstąpić w szeregi zbójników, muszą przejść test złożony z kilku konkurencji, do czego niezbędna jest praca zespołowa i wzajemne wparcie.

Hotel Bania oddaje do dyspozycji swoich gości 800 miejsc noclegowych.

6. Współpraca w trakcie realizacji wydarzenia

Skrupulatna organizacja pozwala maksymalnie ograniczyć nieoczekiwane sytuacje podczas eventu, jednak nigdy nie wyeliminuje ich całkowicie. Kiedy się pojawią, wsparcie konsultanta może okazać się bezcenne. W tym momencie, mając za sobą kilka tygodni lub nawet miesięcy współpracy zna on organizatorów i samo wydarzenie na tyle dobrze, aby móc wspólnymi siłami koordynować jego przebieg. Po raz kolejny, szczególnie cenna będzie jego wiedza dotycząca technicznej strony obiektu oraz współpraca z resztą personelu. Warto wykorzystywać też technologiczne rozwiązania, które ułatwiają kontrolowanie bieżących wydarzeń. Resort Bania proponuje swoim klientom system bieżącej weryfikacji budżetu, dzięki zastąpieniu standardowych kart hotelowych zegarkami. Użytkownicy „płacą” za wszystkie usługi za ich pośrednictwem, a organizator może kontrolować wydatki, np. podczas wydarzenia integracyjnego, ustalając konkretny limit wydatków.

www.hotelbania.pl, +48 18 261 24 81, biznes@hotelbania.pl

Małgorzata Suska Hotel Bania

Artykuł ukazał się w najnowszym wydaniu OOH magazine. Do pobrania TUTAJ.