Nowatorska konferencja Toyota Motor Poland

Marki muszą się komunikować! Obecna sytuacja sprawia, że firmy poszukują nowatorskich form kontaktu z odbiorcami. O tym, czy mimo formuły „on-line” można zorganizować wydarzenie zachowujące charakter klasycznej konferencji, rozmawiamy z Robertem Mularczykiem, PR Senior Managerem Toyota Motor Poland oraz Agnieszką Wolniak i Łukaszem Kmiecińskim, właścicielami agencji Brand New.

 Zdecydowaliście się Państwo na organizację eventu w zupełnie nowych warunkach. Czy pojawiły się obawy dotyczące formuły wydarzenia?
Robert Mularczyk: Od początku nie mieliśmy obaw w kwestii generalnego pomysłu na samo spotkanie z mediami w przestrzeni transmisji on-line. Okres od kwietnia do maja obfitował w prezentacje innych firm, dlatego naszym podstawowym założeniem było takie przygotowanie cyklu wydarzeń, by zdecydowanie wyróżnić się na tle innych zarówno w kwestii zawartości merytorycznej, jak i samej formuły. Musimy pamiętać, że Toyota od lat jest wiodącym producentem zaawansowanych technologicznie napędów hybrydowych. I tak też chcieliśmy być postrzegani na polu prezentacji branżowej, dlatego nie interesowały nas żadne półśrodki.

Wracając jednak do początku: jakie były założenia eventu – co chcieliście Państwo osiągnąć ?
R.M.: By uniknąć nieporozumień i błądzenia po nowym dla nas obszarze, już na starcie założyliśmy sobie kilka granicznych obszarów.
Po pierwsze: formuła spotkania miała być osadzona w nowoczesnym schemacie studia telewizyjnego. To oczywiście wymagało od nas samych wcielenia się w role narratorów, ale byliśmy do tego i mentalnie i technicznie przygotowani.
Po drugie: niezależnie od poruszanej tematyki oczekiwaliśmy wsparcia grafik i animacji, które pozwalają nie tylko uatrakcyjnić przekaz, ale także utwierdzić oglądających w przekonaniu, że spotykają się z ekspertami w dziedzinie poruszanych zagadnień.
Po trzecie: spotkanie – mimo formuły „on-line” miało zachować charakter klasycznej konferencji – czyli umożliwić interakcje gości zarówno między sobą, jak i z nami.
I tu zaczęły się schody. Analiza dotychczasowych wydarzeń na rynku pokazała nam, że jeszcze nikt nie zastosował w branży tego typu zintegrowanej i nowatorskiej formuły. Na szczęście, okazało się, że nasi partnerzy – agencja „Brand New”, którzy od lat przygotowują dla nas potężne zaplecze sceniczne i multimedialne na spotkania zarządu z siecią dilerską Toyoty oraz Lexusa, pracują nad taką nowatorską formułą studia połączonego z transmisją on-line. Wspólnie wypracowaliśmy finalną formułę wydarzenia i dziś możemy powiedzieć, że ta zespołowa praca przyniosła doskonałe efekty. Obecnie jesteśmy jedyną marką z sektora moto, która może poszczycić się tak nowatorską i multimedialną formą przekazu do mediów w trudnych czasach pracy zdalnej i spotkań on-line.

Skąd w Brand New wziął się w ogóle pomysł na uruchomienie multimedialnego studia Expo Online Center ?
Łukasz Kmieciński: Rok 2020 okazał się nieprzewidywalny. Nagły wybuch pandemii spowodował rewolucję: przestaliśmy uczestniczyć w konferencjach, koncertach, festiwalach, szkoleniach czy imprezach targowych. Straciliśmy główną oś funkcjonowania firmy.
Pomimo zmian, wiedzieliśmy, że ludzie w dalszym ciągu posiadają silną potrzebę komunikacji oraz budowania więzi. To zmobilizowało nas do szukania nowych rozwiązań. Razem z naszymi partnerami – firmą Wizja Multimedia oraz firmą One HD, dostrzegliśmy konieczność podtrzymania dialogu pomiędzy pracownikami, firmami oraz ich klientami poprzez implementację nowego podejścia do eventów.
Zaczęliśmy myśleć nad narzędziem, które pozwoli nam wykorzystać nasze zasoby, dostosować się do nowych warunków rynku i oczekiwań grupy docelowej, ale przede wszystkim będzie bezpieczne i dostępne dla każdego. W ten sposób narodził się pomysł uruchomienia nowoczesnego i multimedialnego studia Expo Online Center.
Expo Online Center pozwala na realizację i streaming online dowolnego wydarzenia – od prostego webinaru, konferencji, szkolenia po widowiskowe, multimedialne koncerty, gale czy prezentacje produktów. Posiadamy dwa w pełni niezależne studia, z czego jedno pozwalające na przygotowanie realizacji całkowicie w 360°.
Na przykładzie dotychczasowych realizacji i współpracy m.in. z firmą Toyota Motor Poland, widzimy, że zaproponowane rozwiązania są ważne i potrzebne, a firmy doceniają taką formę dialogu. To właśnie dlatego jesteśmy zdeterminowani, aby stale rozwijać nasz projekt w ramach event marketingu, nawet, w momencie, gdy branża wróci do standardowych spotkań.

Branżowy feedback odnośnie do zorganizowanego wydarzenia jest bardzo pozytywny, a jak to wygląda z Państwa perspektywy ?
R.M.: Pierwsze spotkanie odbyliśmy w świadomie zawężonym gronie mediów (do kilkunastu osób). W końcu była to dla nas nowatorska formuła „sprawdzana bojem”, więc liczyliśmy w wypadku ewentualnych niedociągnięć na pobłażliwość. Podczas spotkania numer dwa audytorium liczyło już kilkudziesięciu dziennikarzy. Część informacji była wykorzystywana bezpośrednio po konferencji, część tych bardziej technicznych pojawi się w kolejnych publikacjach w ciągu roku. Dziś widzimy, że taka forma konferencji ze stałym dwustronnym kontaktem uczestników daje nam zupełnie nowe możliwości przedstawienia danych i osadzenia wartości marki w ciągu logicznym prezentacji. Do tego pozwala skupić uwagę uczestników na całości przekazu – a to w wypadku czasu samej prezentacji oscylującym wokół 30 minut jest dużą wartością. I tu konieczny jest ukłon w stronę naszych partnerów z „Brand New” – bez ich zaangażowania i doświadczenia w tego typu konferencjach zapewne dziś nie rozmawialibyśmy o sukcesie naszego formatu.

Czy taka forma wydarzeń pozostanie na dłużej, czy jednak czekacie Państwo na powrót tradycyjnych eventów ?
R.M.: Spodziewamy się powrotu do klasycznej formuły spotkań bezpośrednich już latem (oczywiście, finalnie będzie o tym decydować stan epidemiologiczny w kraju), ale widzimy potężny potencjał w konferencjach on-line także w przyszłości. Żyjemy w ciekawych czasach i takie narzędzia pozwalają nam, chociaż częściowo sprostać oczekiwaniom tych ciekawych, ale i wymagających dla wszystkich czasów.

Rozmawiała Aurelia Ścibisz