Event w czasie pandemii – „Matcha Day”

15 października w Matcha Bistro & Bar odbyło się spotkanie „Matcha Day”. Event skierowany do dziennikarzy i influencerów poświęcony był japońskiej herbacie matcha. Przedstawiamy szczegóły organizacji eventu w „żółtej strefie” na przykładzie „Matcha Day”.

Matcha Bistro & Bar to pierwsza i jedyna w Polsce herbaciarnia, która serwuje oryginalną, japońską herbatę matcha. Co ciekawe, napar ten można nie tylko pić, ale również dodawać go do potraw i deserów, a nawet wykorzystywać w kosmetyce. Przekonały się o tym uczestniczki spotkania zorganizowanego w Matcha Bistro & Bar. Spotkanie poprowadziła Anna Szatybełko, dziennikarka, prezenterka telewizyjna, PR manager agencji kreatywnej Od Kuchni. Alicja Than japonistka i właścicielka Matcha Bistro & Bar oraz Sandra Stefanik z kokoro.pl zdradziły jak pozostać w dobrej formie dzięki zielonemu, japońskiemu naparowi.

Event w czasie pandemii. Czyli relacja z „Matcha Day”

Niewielkie eventy w czasie pandemii nie należą do łatwych w organizacji, ale nie są całkowicie niemożliwe. Kontakt z ludźmi i komunikacja to chleb powszedni wielu firm i agencji, które zajmują się sektorem relacji z mediami, partnerami i ambasadorami marek. W związku z obostrzeniami nałożonymi przez Główny Inspektorat Sanitarny z powodu pandemii COVID-19, organizatorzy eventów muszą spełnić wszelkie normy zapewniające uczestnikom bezpieczeństwo podczas tego typu spotkań. Również, gdy odbywają się one w lokalach gastronomicznych. Choć rządowe przepisy w tym zakresie pozostawiają spore pole do interpretacji, warto zaznaczyć, że najważniejsze jest zapewnienie przez organizatora eventu bezpieczeństwa gościom w kontekście odpowiedzialności społecznej. W związku z tym uczestniczki „Matcha Day” w Matcha Bistro & Bar w Warszawie spotkały się w nadzwyczajnych, kameralnych warunkach w momencie, gdy Warszawa należała do „żółtej strefy”. Liczba zaproszonych gości została ograniczona do 1/3, by możliwe było zachowanie dystansu społecznego. Każdy z gości siedział również przy oddzielnym stoliku. Przy wejściu do lokalu goście poproszeni zostali o zdezynfekowanie rąk i wypełnienie ankiety dotyczącej stanu ich zdrowia w ramach działań profilaktycznych przeciwko wirusowi Sars-Cov-2. Goście podczas spotkania przebywali w maseczkach, do momentu podania poczęstunku. Wówczas zgodnie z wytycznymi sanitarnymi – maseczki zdejmowali na czas konsumpcji. Prowadzący spotkanie zachowali dystans społeczny i zdejmowali maseczki na czas wypowiedzi. Dla bezpieczeństwa gości w ramach poczęstunku przygotowaliśmy tzw. „finger foods”. Przekąski zostały podane w wydzielonych porcjach i oczekiwały na gości zabezpieczone folią spożywczą, tak by uniknąć kontaktu z otoczeniem i ewentualnym ryzykiem dotknięcia porcji przez inną osobę niż jej konsument.

– Początkowo „Matcha Day” miało mieć charakter warsztatów z dziedziny food & beauty. Influencerki wraz z ekspertkami, które zajmują się kulturą Japonii, miały podczas spotkania własnoręcznie wykonać peeling z japońskiej zielonej herbaty matcha, soli morskiej, oleju kokosowego i herbaciarnych olejków eterycznych. Te wskazówki miały im pozwolić na odwzorowanie przepisów podczas domowego SPA. Pandemia pokrzyżowała nieco te plany, w związku z tym  przekształciliśmy warsztaty w spotkanie, podczas którego ekspertki dały po prostu wskazówki jak wykonać kosmetyk w domu. Peeling natomiast został wcześniej wykonany w Matcha Bistro & Bar i szczelnie zapakowany w formie upominków z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Jeśli chodzi o zmiany scenariusza, poczęstunek przy wspólnym stole, zamieniliśmy również na szwedzki stół. Jest wiele wyzwań logistycznych i organizacyjnych, przed którymi stajemy w obliczu pandemii. Począwszy od liczby osób, które mogą wziąć udział w evencie, przez masę szczegółów, po bezpieczeństwo (tak szalenie ważne w obecnej rzeczywistości). Mamy jednak nadzieję, że wspólnie obronną ręką przejdziemy drugą falę, by realizować scenariusze fantastycznych projektów na dużo większą skalę, niż obecnie pozwalają nam na to obostrzenia – mówi Magdalena Malutko, szefowa agencji kreatywnej Od kuchni.