To ludzie, a nie technologia tworzą eventy | Katarzyna Redlich, PZU

O odwróceniu o 180 stopni eventowych rozwiązań, nowych wyzwaniach, które pojawiły się w związku z pandemią, o tym, że online nie zastąpi relacji bezpośrednich i powrocie do wydarzeń offline mówi Katarzyna Redlich, Kierownik Zespołu Wizerunku i Promocji w PZU.

Patrząc na ostatnie miesiące można powiedzieć, że PZU eventami stoi. Nie zatrzymała Was pandemia, choć oczywiście zmieniliście nieco charakter organizowanych przez Was wydarzeń?

Pandemia z pewnością nie zatrzymała nas w realizacji ważnych wydarzeń, choć odwróciła nasze eventowe rozwiązania o 180°. W marcu zeszłego roku mieliśmy zaplanowanych dziesiątki mniejszych i większych wydarzeń eventowych, oczywiście w formule stacjonarnej. Potrzeb eventowych w PZU jest bardzo wiele i są mocno zróżnicowane, część eventów ma charakter wizerunkowy, część szkoleniowy, jeszcze inne są formą podziękowania pracownikom za ich zaangażowanie w codziennej pracy. Z dnia na dzień wszystkie zostały zawieszone. Stanęliśmy przed nowym wyzwaniem. Rozpoczął się żmudny proces przekładania terminów oraz rozmów z naszymi partnerami biznesowymi o nowych możliwościach kontaktu z pracownikami i klientami. Zdecydowanie łatwiej było przejść do online’u z webinarami i eventami o charakterze szkoleniowym niż tymi, gdzie relacje międzyludzkie i integracja są istotnym celem spotkania. Z miesiąca na miesiąc odkrywaliśmy coraz to nowe możliwości i narzędzia, które pozwoliły nam na realizację zamierzonych celów. Przez miniony rok rozwinęliśmy nowe narzędzia, takie jak chociażby platforma streamingowa, ale również inne rozwiązania, które na czas pandemii stały się kluczowe. Wzbogaciły nas o nową wiedzę i doświadczenie. Z tej perspektywy mogę śmiało powiedzieć, że osiągnęliśmy swoje cele.

W swoich eventach, np. dedykowanych biznesowi korporacyjnemu wykorzystywaliście technologię 2D i rozszerzoną rzeczywistość (AR). Czy wykorzystanie tych działań przyniosło zamierzony efekt?

Podczas eventu offline uczestnicy odbierają go wieloma zmysłami jednocześnie, do tego dochodzą emocje związane ze spotkaniem i możliwością bezpośredniej rozmowy i interakcji z uczestnikami wydarzenia. Przy eventach online zostaliśmy większości tych bodźców pozbawieni. Aby utrzymać uwagę widza, stawiamy mocniej na wizualne aspekty. Nawet najciekawsza realizacja nie wzbogacona o dodatkowe formy, które mogłyby zaciekawić uczestników, po pewnym czasie staje się nużąca. Rozszerzona rzeczywistość (AR) to jedno z tych rozwiązań, które wzbogaciło obraz oraz skoncentrowało uwagę uczestników na konkretnej danej.

W klasycznej formie eventów nie było tak silnej potrzeby ich wykorzystywania. W eventach online bardzo zyskały na wartości. Wracając do pytania – tak, sądzę, że przyniosły zamierzony efekt. Dodatkową ich rolą jest fakt, że wpływają na estetykę i wnoszą nową jakość technologiczną.

Co było dla Was największym wyzwaniem przy organizacji eventów online? Czy mieliście doświadczenie w tego typu realizacjach?

PZU jest innowacyjną firmą. Na długo przed pandemią pracowaliśmy, wykorzystując zdalne formy kontaktu. Dlatego jako firma bardzo szybko i sprawnie przełączyliśmy się na pełen tryb online. Patrząc z perspektywy organizacji wydarzeń w świecie wirtualnym, z pewnością podczas pandemii zacieśniliśmy współpracę z działem IT, agencjami i podwykonawcami.

Agencje, z którymi pracujemy, po raz kolejny udowodniły, że pracujemy z najlepszymi – partnerstwo, wiedza i zaangażowanie sprawiły, że wspólnie jesteśmy bardzo zadowoleni z uzyskanych efektów.

To ludzie, a nie technologia tworzą eventy – wyzwaniem był brak możliwości spotkania i przedyskutowania naszych pomysłów. Tworzymy zgrany zespół i wspólnie dzielimy się dobrą energią – tego nie zastąpią wideokonferencje. Dotychczasowe „hej, co sądzicie o tym?” trzeba było zastąpić bardziej precyzyjnym słowem i mailami, aby dokładnie opisać kierunek czy ideę. Podczas pandemii byliśmy dostępni jedynie „pod telefonami” i mogliśmy korzystać z  videokonferencji, żeby dzielić się doświadczeniami i pomysłami. Jednak taka forma kontaktu nigdy nie zastąpi relacji bezpośrednich.

Spośród wszystkich wydarzeń online zrealizowanych w czasie pandemii, które było dla Pani największym wyzwaniem i dlaczego?

Zdecydowanie realizacja komunikacji i publikacji Strategii Grupy PZU. Każdy element tego wydarzenia wymagał najwyższej staranności i czujności. Pomimo nagrań byliśmy bardzo ograniczeni czasowo, a wszystkie dane sprawdzane były kilkunastokrotnie do ostatnich chwil. Zarządzenie projektem wymagało wzajemnego zaufania. Każdy odpowiadał za swoją część projektu, a niezrealizowanie na czas jednego z elementów spowodowałoby opóźnienie kolejnych etapów prac. Zatem nie było miejsca na popełnienie nawet najmniejszego błędu.

Od początku wiedzieliśmy, że projekt będzie dla nas wyzwaniem, dlatego też – obok znacznego zaangażowania naszego zespołu, podjęliśmy współpracę z najlepszymi podwykonawcami w branży. I muszę przyznać, że dawno nie pracowałam w tak skutecznym i sprawnym zespole. Atmosfera i profesjonalizm na każdej płaszczyźnie produkcji i realizacji, przy tak dużej liczbie zaangażowanych osób, zagwarantował sukces projektu.

Komunikujecie, że w okresie wakacji, jak i jesienią wracacie do offline’u. Jakie macie plany pod kątem powrotu wydarzeń „w realu”?

Wraz z luzowaniem obostrzeń pandemicznych rosną potrzeby eventowe na spotkania offline. Już w czerwcu zorganizowaliśmy pierwsze wydarzenia w tej formie. Zrealizowaliśmy „Drogę do Zdrowia z PZU” – akcję, podczas której oferowaliśmy mieszkańcom wybranych miast możliwość przebadania się czy konsultacji wyników z lekarzami.

Powracają plany udziału w spotkaniach stricte merytorycznych, gdzie nasza obecność jest formą uczestnictwa (stoiska, strefy), jak również te o charakterze relacyjnym, podczas których nareszcie będzie można się spotkać i wzajemnie pogratulować wyników i znów móc wręczyć zasłużone nagrody i uścisnąć dłonie. Skala chęci uczestnictwa w spotkaniach offline jest bardzo duża, więc przygotowujemy się do wytężonej pracy, w szczególności w okresie jesiennym.

Proszę opowiedzieć więcej o wspomnianym cyklu prozdrowotnym #DrogaDoZdrowia z PZU?

Był to bardzo potrzebny projekt. Kolejne fale pandemii skutecznie utrudniały dostęp do badań i stacjonarnych wizyt u lekarzy, skoncentrowanych przede wszystkim na walce z COVID-19. Dlatego PZU, najszybciej gdy to było możliwe, ruszył z pilotażową akcją badań profilaktycznych. W mobilnych strefach stanęły dwie ciężarówki z sześcioma gabinetami medycznymi, gdzie można było wykonać badania takie jak EKG, pomiar poziomu cukru, cholesterolu i ciśnienia krwi, a także spirometrię i USG płuc. Wyniki oceniał specjalista chorób wewnętrznych, a w przypadku spirometrii i USG – pulmonolog. Na miejscu był też dostępny dermatolog, który badał zmiany skórne przy użyciu dermatoskopu. Po ponad roku pandemii i zmniejszonej aktywności fizycznej można było również skorzystać z analizy składu ciała oraz porad dietetyka. Strefy zdrowia były otwarte w godz. 9 do 19:00. Nie były potrzebne wcześniejsze zapisy. Każdy, kto odwiedził mobilną strefę zdrowia PZU, mógł bezpłatnie skorzystać z diagnostyki oraz konsultacji lekarskiej.
Podsumowując, w ciągu czterech czerwcowych weekendów przejechaliśmy około 3 500 km, odwiedziliśmy sześć miejscowości, a naszą mobilną strefę zdrowia odwiedziło blisko 3 000 osób i skorzystało z bezpłatnych badań i konsultacji. Dzięki szybkiej reakcji naszych lekarzy udało się uratować życie sześciu osobom. Projekt był tak bardzo udany, że w lipcu i sierpniu można było spotkać naszą mobilną strefę zdrowia w kolejnych polskich miejscowościach.

Również sportowe działania nie są Wam obce. W połowie czerwca wystartował projekt Dobra Drużyna PZU z Igą Świątek. Inauguracja programu miała miejsce w Centrum Sportu w Raszynie. Proszę przybliżyć te działania.

Program Dobra Drużyna PZU promuje aktywność fizyczną dzieci i młodzieży. Po rocznym zamknięciu w domach – najmłodsi potrzebują dziś ruchu jak nigdy wcześniej. PZU chce pomóc w likwidacji deficytu aktywności ruchowej i jego skutków. Warto wspomnieć, że projekt ma charakter powszechny, jest otwarty dla wszystkich, zwłaszcza małych sportowców z niepełnosprawnościami, uprawiających dowolną dyscyplinę sportu. Jednym z celów Dobrej Drużyny PZU jest przezwyciężanie barier poprzez ułatwianie uprawiania sportu dzieciom z mniejszych miejscowości oraz osobom z niepełnosprawnościami. W ramach trzyletniego programu PZU będzie wspierał finansowo szkolne i inne amatorskie kluby i drużyny sportowe.

Zatem wydarzenie inaugurujące akcję skierowaną do najmłodszych nie mogło się odbyć bez nich. Ten projekt zasługiwał na doskonałą oprawę eventową odpowiednią do grupy docelowej. Dlatego zgodnie z obowiązującymi zasadami wszyscy uczestnicy zostali przed wejściem przetestowani, boisko było do dyspozycji drużyn, które rozegrały na nim mecz. Dokładnie tak – jak powinno być. Oczywiście – obecność naszej ambasadorki Igi Świątek była niezwykłym doświadczeniem, w szczególności dla tych najmłodszych. Postaraliśmy się, aby nie zabrakło atrakcji, a sprzyjająca pogoda pozwoliła na organizację wydarzenia na powietrzu.

Jakie będą w Pani opinii eventy po pandemii? Czy pewne procesy są już nieodwracalne? Czy czeka nas nowa era eventów?

Pierwsze eventy po pandemii będą z pewnością wiązały się z większymi emocjami – podobnie jakbyśmy realizowali je po raz pierwszy. Będzie im towarzyszyło dużo wrażeń i radości z możliwości spotkania i realizacji na żywo. Sądzę, że oferty eventów jesiennych, na które obecnie czekamy, zaskoczą nas kreatywnością i świeżością. Z czasem – może już z początkiem 2022 (o ile nie nadejdzie kolejna fala), powróci normalność i bieżące realizacje. Na szczęście, mamy tendencję do zapominania tego, co jest dla nas mniej komfortowe – myślę, że dość szybko standard spotkań eventowych powróci do tradycyjnej formy. Lubimy dzielić emocje z innymi.

Z pewnością część rozwiązań i narzędzi pozostanie z nami – będziemy je łączyć. Jednak sądzę, że ze zdwojoną siłą docenimy wartość realizacji offline.

Czy czeka nas nowa era eventów? Chyba nie – te w tradycyjnej formie spełniały nasze oczekiwania. Oczywiście – każde nowe rozwiązania to dla nas miód na nasze eventowe serca, ale nie możemy zapominać, że na końcu naszymi odbiorcami są ludzie, dla których emocje i zmysły są najważniejszymi formami odbioru. Nie „przesadźmy” w eventach z naszymi technologicznymi ambicjami – skupmy się na odbiorcach i na ich potrzebach. Dla nas eventowców – to oni powinni być najważniejsi.

Rozmawiała Katarzyna Lipska-Konieczko

Katarzyna Redlich – Kierownik Zespołu Wizerunku i Promocji w PZU. Od ponad 15. lat związana z organizacją wydarzeń specjalnych, trade marketingiem, komunikacją wewnętrzną i sponsoringiem. Na swoim koncie ma ponad tysiąc realizacji eventowych. Doświadczenie zbierała zarówno po stronie agencji eventowej (m.in. dla PKO BP, Totalizatora Sportowego, Grupy Żywiec, Grupy PZU i Pepsico), jak i po stronie klienta (Grupa PZU). Od dwóch lat kieruje zespołem odpowiedzialnym za organizację wydarzeń specjalnych (eventów) oraz projektów sponsoringowych w PZU.

Artykuł ukazał się w najnowszym wydaniu OOH magazine. Do pobrania TUTAJ.