Jak zorganizować konferencję w 5 krokach?

Każda dobrze zorganizowana konferencja to przede wszystkim odpowiednio opracowany plan działania – bez tego ani rusz. W takim razie, jakie kroki należy podjąć, aby zorganizowana konferencja okazała się sukcesem? Swoimi metodami dzieli się koordynatorka eventów w Hotelu Bania w Białce Tatrzańskiej – Agnieszka Magiera.

Agenda jest królową

Zorganizowanie konferencji czy eventu można dokonać na dwa sposoby. Wszystko tak naprawdę zależy od możliwości i potencjału danego obiektu konferencyjnego. Do dyspozycji mamy obiekty posiadające wyłącznie sale konferencyjne, albo wzbogacone o bazę noclegową. Sprawdzenie dostępności sal konferencyjnych ewentualnie pokoi to jedna z pierwszych czynności, jakie organizator musi podjąć. Dysponując wolnym terminem dogodnym dla klienta, może przystąpić do przygotowania oferty na podstawie dostarczonego zlecenia. Odpowiednio opracowana agenda jest kluczowym elementem, bez którego dalsze działania będą niemożliwe. To ona staje się solidnym fundamentem i zachowuje harmonię pracy podczas organizacji danego przedsięwzięcia.

Każda konferencja jak i event różni się od siebie – tak samo jak dopasowana do niego oferta. Przygotowując ofertę, przede wszystkim należy bazować na oczekiwaniach klienta. Osoba zgłaszająca chęć zorganizowania konferencji dla swojej firmy z góry wie jakie składowe mają się w niej zawierać oraz posiada wstępną wizję całości. Z reguły obiekty cieszące się renomą w organizowaniu eventów posiadają dedykowane katalogi biznesowe z ofertami, na podstawie których pracują. To daje możliwość potencjalnemu klientowi w pierwszej kolejności zapoznania się z usługami, jakie oferuje dany obiekt i wstępną oceną, czy planowane wydarzenie wraz z wszelkimi pobocznymi atrakcjami jest możliwe do zrealizowania. Event manager dodaje potrzebne sugestie i rady, a następnie dopasowuje całość oferty do możliwości danego obiektu konferencyjnego i przedstawia klientowi finalny projekt.

Po ustaleniu ramowego planu eventu, podliczeniu kosztorysu, określeniu atrakcji dla grup i wyborze menu oraz wariantu dekoracji sal – można przystąpić do podpisania umowy i w dalszej perspektywie – realizacji wydarzenia.

Wszystkie ręce na pokład

Przy organizacji tego typu przedsięwzięć zaaranżowanych do pracy jest większość personelu obiektu, dlatego tak ważne w samych przygotowaniach do zorganizowania konferencji jest dobrze ułożona komunikacja – struktura zadań oraz stosunki między pracownikami. To one mają kluczowe znaczenie w przypadku szybkiej reakcji na napotkane problemy. Niektóre braki i nieścisłości są widoczne dopiero w momencie przygotowań do konferencji. Mimo przygotowanego planu, którego realizacja założona jest w 100%, należy pamiętać, że mogą zdarzyć się rzeczy, na które nikt nie ma wpływu. Rozchoruje się prelegent, trzeba zmienić salę czy menu – w tych momentach kluczowe są stosunki między poszczególnymi działami, oraz sprawne działanie koordynatora wydarzenia. Z pozoru drobne rzeczy, jak elastyczność i czas reakcji często świadczą o ocenie realizacji eventu, a co za tym idzie – o prestiżu i jakości danego obiektu.

Nie tylko zdalnie

Większa część dotycząca szczegółów agendy konferencji czy szkoleń jest ustalanych drogą telefoniczną, mailową ewentualnie poprzez spotkania online. Warto jednak zadbać, aby spotkania event manager a klient odbyły się również na żywo – można wtedy zaprezentować cały obiekt i wspólnie przebrnąć przez plan wydarzenia. Finalny efekt zależy tak naprawdę od tych pierwszych momentów spotkania klienta z event managerem. Zaufania, jakie zbudują i obustronnej komunikacji. Dlaczego jest to takie istotne? Często zdarza się tak, że agencje eventowe wracają nie do konkretnych obiektów, a właśnie do event managerów. Wiedzą one, że mogą na tej konkretnie osobie polegać i z tą osobą dane wydarzenie zostanie zrealizowane zgodnie z agendą i oczekiwaniami.

Nie ma sztywnych zasad

Schemat działania przy organizacji eventów nigdy nie jest taki sam i jak wiemy, różne przypadki losowe zdarzyć się mogą. W zależności od zlecenia, firmy, agencji, budżetu… Każdy event manager jest inny, ma inny styl pracy i podejście do klienta. Dobrze jest, aby  osoba podejmująca się takich przedsięwzięć posiadała umiejętność pracy pod presją czasu, cechowała się łatwością w nawiązywaniu kontaktów międzyludzkich i była w miarę elastyczna – odnosi się to zarówno do czasu pracy, jak i wykonywanych obowiązków. Niezbędna jest także doza asertywności. Event manager balansuje na cienkiej granicy między zadowoleniem klienta a oczekiwaniami i możliwościami pracodawcy, zatem ta doza elastyczności i asertywności to złoty środek do skutecznego działania.

Feedback jest królem

Czy po udanej konferencji można wreszcie uścisnąć dłonie, zbić piątki i otworzyć prosecco? Oczywiście, że można. Trzeba jednak pamiętać, że to nie jest ostatni krok. Na sam koniec najistotniejszym elementem dla organizatora konferencji jest feedback – czyli opinia po wydarzeniu zarówno od klienta, jak i od przedstawicieli wszystkich działów zaangażowanych w realizację. Dopiero na tej podstawie event manager jest w stanie zweryfikować rezultat swojej pracy i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Dzięki temu jesteśmy w stanie realnie odróżnić jakościowe centrum konferencyjne od przeciętnego. Pamiętajmy, że zawsze znajdzie się coś do poprawy, a błędów nie popełnia ten, kto nie robi nic. W dłuższej perspektywie feedback dobrze rokuje na przyszłość, ponieważ daje  możliwość ulepszania i poprawy jakości świadczonych usług. Jak wiemy na tym najbardziej zależy zarówno firmom chcącym zorganizować konferencję jak i organizatorom konferencji – aby standard usług był na najwyższym poziomie.