Prokrastynacja, zmora niejednego menedżera i pracownika | Piotr Tytoń

„Nie chce mi się”, „później”, „zrobię to jutro”… Znasz to? Prawdopodobnie tak; któż nie miewa chwil słabości, gdy praca idzie jak po grudzie i mamy ochotę przełożyć obowiązki na później. O ile takie sytuacje zdarzają się sporadycznie, nie ma w tym nic niepokojącego – jest to zupełnie naturalna reakcja organizmu na zmęczenie. Problem powstaje, gdy takie przekładanie zadań na później stanowi trwały i powtarzający się mechanizm działania. Mamy wtedy do czynienia ze zjawiskiem określanym jako prokrastynacja.

Czym jest prokrastynacja? Z czym mamy do czynienia – z lenistwem czy czymś innym? Prokrastynacja to celowe i dobrowolne zwlekanie z realizacją zaplanowanych czynności, mimo świadomości pogorszenia swojej sytuacji. Dlaczego nie jest tym samym co lenistwo? Otóż lenistwo to robienie czegoś na minimum albo nierobienie niczego. Może mieć charakter przewlekły lub epizodyczny, a osoba leniwa nie ma wyrzutów sumienia związanych z opóźnieniami.

Prokrastynacja to natomiast intensywna praca… tyle że wykonywana na ostatnią chwilę. Przesuwanie zadań na później, odraczanie i praca tuż przed deadlinem, ze świadomością, że można było to zrobić szybciej, efektywniej i lepiej. Prokrastynacji towarzyszy silny stres i uczucie wyrzutów sumienia, które z kolei obniżają zdolność koncentracji i powodują dalsze opóźnienia w realizacji planów. I tak koło się zamyka. Prokrastynacja jest zjawiskiem stosunkowo częstym, szacuje się, że dotyka około 20% dorosłych ludzi.

Jakie są przyczyny prokrastynacji, czyli dlaczego przesuwamy zadania na później?

Z fizjologicznego punktu widzenia, za zjawisko odpowiada rywalizacja pomiędzy układem limbicznym w mózgu (odpowiedzialnym za odczuwanie emocji i przyjemności) z korą przedczołową (odpowiedzialną za procesy planowania). Powodów, dla których prokrastynujemy jest wiele, często są to zaburzenia osobowości, zaburzenia depresyjne, lękowe, ADHD, ale też problemy w życiu prywatnym i zawodowym. Psychologia wyróżnia pięć lęków odpowiedzialnych za prokrastynację:

• Lęk przed porażką,
• Lęk przed sukcesem,
• Lęk przed bezradnością,
• Lęk przed izolacją,
• Lęk przed intymnością.

Do przyczyn problemów należą też:

• Niewłaściwe planowanie– dzieje się tak, gdy na wykonanie danego zadania przeznaczono za dużo czasu i ze względu na odległy termin realizacja zadania odkładana jest co chwila na później, bo przecież „jest jeszcze czas”;
• Trudność zadania– zbyt duże lub ambitne zadania są częściej odkładane na później, niż mniejsze i prostsze, ponieważ pojawia się obawa, czy damy sobie z tym radę. Ci, którzy rozbijają duże zadanie na mniejsze części i krok po kroku chcą je zrealizować, rzadziej ulegają pokusie odłożenia go w czasie;
• Brak wiary we własne możliwości– brak wiary w siebie lub zbyt krytyczne podejście do własnej osoby sprawia, że wielu z nas boi się przystąpić do próby realizacji zadania i odkłada je w nieskończoność;
• Surowe wychowanie– prokrastynacja może być pasywno-agresywną formą buntu, jeśli w dzieciństwie obowiązywały kogoś sztywne i surowe zasady, którym nie można było się sprzeciwić. W tym przypadku prokrastynacja to próba wyłamania się z zasad, które kiedyś zbyt mocno uwierały.
• Perfekcjonizm– także perfekcjoniści, którzy kochają robić wszystko dobrze, doświadczają prokrastynacji. Perfekcjonizm, chcąc wykonać dane zadanie jak najlepiej, odkłada je, obawiając się, że jeszcze nie jest na nie wystarczająco przygotowany;
• Problemy z koncentracją– one również mogą przyczyniać się do odkładania wykonania zadania na później.

Te sposoby myślenia sprzyjają prokrastynacji!

• To jest trudne!– Zakładając, że coś jest trudne mamy tendencję do zwlekania i odkładania tego na później.
• To jest łatwe!– Odwrotna sytuacja. Jeżeli uważamy coś za łatwe, wpadamy w pułapkę myślenia, że zrobimy to szybko i przyjemnie, można więc zostawić to na później.
• Nie zrobię tego dobrze!– Takie myślenie wiąże się z chęcią uniknięcia porażki. Zamiast wykonać zadanie, wolimy je odkładać, by nie musieć konfrontować się  z lękiem przed porażką.
• Muszę zrobić to idealnie!– To myślenie podobne do wcześniejszego, gdy boimy się porażki, jednak w tym przypadku perfekcjonizm i chęć wykonania zadania jak najlepiej utrudniają lub uniemożliwiają jego wykonanie.
• Nie mam siły/nie mogę się skupić!– Problemy z koncentracją i skupieniem są częstym powodem odkładania rzeczy na później.

Jak walczyć z prokrastynacją?

Prokrastynacja to niejako nawyk, który powielamy przez dłuższy czas. Nie możemy więc spodziewać się, że uda nam się go pokonać w ciągu kilku dni. Walka z prokrastynacją to trudne i pracochłonne zadanie. Przede wszystkim musimy uświadomić sobie nasz wzorzec funkcjonowania. Warto na tym etapie sprawdzić nasze priorytety życiowe i zastanowić się, czy prokrastynacja pomaga nam w ich realizacji, czy zatrzymuje nas przed życiem zgodnym z naszymi wartościami.

W walce z prokrastynacją pomocne może być zorganizowanie sobie harmonogramu pracy i ustalenie priorytetów. Warto rozpisać wszystkie obowiązki w perspektywie tygodnia lub miesiąca i nadać im poziom trudności oraz priorytet. Zaczynając pracę, zacznij od najtrudniejszego zadania. Nie jest to przyjemna perspektywa, ale jeśli kilka razy zaczniemy od zadania, które wymaga od nas największego wysiłku, wyrobimy nowy nawyk i coraz rzadziej będziemy odkładać je w czasie.

Można też skorzystać z tzw. publicznej deklaracji, czy publicznego zobowiązania się do realizacji jakiejś czynności. Wycofanie się z jej wykonania będzie znacznie trudniejsze, a więc może to stać się czynnikiem motywującym do działania.

W walce z prokrastynacją pomocne jest również wsparcie specjalisty, które opiera się m.in. na znalezieniu przyczyny tego zjawiska i stopniowej walce z nim.

Piotr Tytoń – dyplomowany Trener biznesu i rozwoju osobistego, Coach ACC ICF, Certyfikowany HR Business Partner DiSC Trainer & Facilitator. 20 lat doświadczenia w zarządzaniu zasobami ludzkimi na różnych stanowiskach kierowniczych (menedżer, dyrektor zarządzający) oraz jako HR Business Partner odpowiedzialny między innymi za rekrutację, budowanie zespołów, realizacje celów biznesowych firmy, rozwój pracowników, kontrole i nadzór działów produkcyjnych i handlowych. Od kilku lat zajmuje się wsparciem firm w zakresie poprawy efektywności osobistej liderów (kadry średniego i wysokiego szczebla) oraz członków zespołów poprzez konsultacje, sesje coachingowe, mentoring, testy osobowościowe DISC, warsztaty i szkolenia.

Więcej felietonów autora TUTAJ.