Jak zorganizować firmowy event, by był dopięty na ostatni guzik?

Firmowy event, który angażuje, integruje i zostaje w pamięci? To możliwe – pod warunkiem, że zadbasz o każdy detal. Od wyboru miejsca, przez logistykę, po atmosferę. Sprawdź, o czym nie możesz zapomnieć, organizując spotkanie dla swojej firmy – z praktycznymi wskazówkami Karoliny Balcerak z Manor House SPA.

Firmowy event to znacznie więcej niż tylko integracja – to narzędzie budowania zespołu, motywowania pracowników, a także sposób na pielęgnowanie relacji z klientami i partnerami biznesowymi. Aby jednak wydarzenie spełniło swoje cele, musi być perfekcyjnie zorganizowane. O czym warto pamiętać? Swoimi wskazówkami dzieli się Karolina Balcerak, ekspertka ds. organizacji eventów z hotelu Manor House SPA – miejsca, które od lat oferuje kompleksową obsługę firmowych spotkań i konferencji.

Zorganizowanie firmowego eventu wymaga planowania, elastyczności i dbałości o detale. Współpraca z doświadczonymi partnerami, takimi jak mazowiecki kompleks Manor House SPA**** – Pałac Odrowążów*****, pozwala zminimalizować ryzyko i zmaksymalizować efekty wydarzenia. – Event ma być nie tylko dobrze zorganizowany, ale też zapamiętany – jako doświadczenie, które łączy, inspiruje i wzmacnia zespół – mówi Karolina Balcerak, B2B Sales Manager w Manor House SPA.

1. Cel i charakter wydarzenia – od tego zacznij

– Pierwszym krokiem powinno być określenie celu eventu – czy ma to być integracja zespołu, prezentacja nowej strategii, szkolenie, czy może jubileusz firmy. Od tego zależy dobór miejsca, programu, a nawet menu – wyjaśnia Karolina Balcerak i dodaje: – Nie bez znaczenia jest oczywiście liczba uczestników oraz ich profil – inne potrzeby ma kadra menedżerska, inne dział sprzedaży, a jeszcze inne – międzynarodowi partnerzy biznesowi.

2. Wybór odpowiedniego miejsca

Wybierając lokalizację, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów:

• komfortowy dojazd i parking dla uczestników,
• zaplecze konferencyjne (sale konferencyjne o różnej wielkości i przeznaczeniu, multimedialny sprzęt, dodatkowe wyposażenie, Internet),
• możliwość noclegu (ilość miejsc noclegowych, pojedyncze łóżka),
• zaplecze gastronomiczne (przerwy kawowe, lunche, kolacje, catering w sali, możliwość organizacji bankietu, grilla, kolacji tematycznej),
• strefa relaksu (basen, sauny, SPA, bliskość przyrody)
• atrakcje integracyjne i przestrzeń do ich zorganizowania.

– W Manor House SPA proponujemy m.in. seanse w Łaźniach Rzymskich, rytuały zdrowia pod gołym niebem w Witalnej Wiosce SPA, koncerty na misy i gongi tybetańskie czy zabawy na świeżym powietrzu w rozległym parku, co szczególnie cenią sobie firmy stawiające na wellbeing – dodaje ekspertka.

3. Logistyka i szczegóły techniczne

Organizacja udanego eventu wymaga zadbania o drobiazgi, takie jak np.: plan sal, ich wielkość i możliwość ustawień (teatralne, blokowe, w podkowę, bankietowe, koktajlowe), rozmieszczenie uczestników, identyfikatory, upominki firmowe. Bardzo ważne jest zapewnienie odpowiedniego cateringu oraz uwzględnienie alergii i preferencji dietetycznych. Kolejną ważną kwestią jest wsparcie techniczne – mikrofony, rzutniki, łącze internetowe, ale też np. flipcharty. Zawsze trzeba mieć także plan B na wypadek niepogody, jeśli część wydarzenia odbywa się na zewnątrz.

– Bezpieczeństwo i komfort uczestników spotkań firmowych są kluczowe – dlatego zapewniamy koordynatora, który czuwa nad przebiegiem wydarzenia – podkreśla Karolina Balcerak.

4. Program, który angażuje

Zadbaj o to, by event nie był tylko serią prezentacji, a zawierał angażujące uczestników elementy. Wśród dobrych praktyk warto wymienić: warsztaty z elementami pracy zespołowej, aktywności outdoorowe (np. nordic walking, rowery, gry terenowe), wieczorne integracje z muzyką na żywo lub ogniskiem.

– Coraz częściej organizujący event firmowy pytają o możliwości relaksu uczestników po wykładach, szkoleniach, pracy zespołowej. Dużym zainteresowaniem cieszy się nasz bezchlorowy basen z atrakcjami wodnymi, nocne sesje saunowe, ceremonie kąpieli w dźwiękach mis i gongów, zajęcia jogi, a także indywidualne zabiegi SPA. Możliwość indywidualnego odpoczynku w Gabinetach Bioodnowy i integracji w strefie wellness doskonale sprawdza się jako uzupełnienie tradycyjnych konferencji i wyjazdów firmowych – wyjaśnia Karolina Balcerak.

5. Feedback i follow-up

Po wydarzeniu warto zebrać opinie uczestników – zarówno w formie ankiety, jak i bezpośrednich rozmów. To cenna wiedza na przyszłość. Warto też zadbać o pamiątkowy fotoreportaż czy krótkie podsumowanie w firmowej komunikacji.

– Od wielu firm dostaję informację zwrotną, że uczestnicy firmowego eventu cenią możliwość spędzenia relaksujących chwil w naszym zabytkowym parku, wśród pięknej przyrody i śpiewu ptaków. Dla osób mieszkających w mieście bliskość przyrody, cisza i spokój z dala od miejskiego zgiełku mają coraz większą wartość. Normą staje się inwestowanie w emocje i przeżycia, które na długo pozostają w pamięci. Właśnie z tego powodu podczas wyjazdów firmowych świetnie sprawdzają się nasze autorskie gry integracyjne – outdoorowe „Poszukiwanie Skarbu Odrowąża” i „Ucieczka z lochów”, która rozgrywa się w historycznych wnętrzach posiadłości. Obie niosą wiele emocji, śmiechu i dobrej zabawy i właśnie dlatego są najdłużej są pamiętane – dzieli się swoimi doświadczeniami Karolina Balcerak z hotelu Manor House SPA.

Więcej newsów z branży TUTAJ.