Eventy pracownicze ? nowa firmowa moda

Eventy w Polsce kojarzone są głównie z organizacją imprez. Mało, kto wie, że na świecie mają rangę branży i są wiodącą formą promocji firm, marek oraz idei. Działania eventowe są także bardzo ważnym kanałem dotarcia do swoich pracowników, powalają na bezpośredni kontakt a także na dostosowanie strategii i wewnętrznej komunikacji marketingowej do zachodzących zmian w firmie.
Eventy pracownicze dzielą się na kilka zasadniczych grup:
– spotkania integracyjne
– imprezy okolicznościowe (bale karnawałowe, gale)
– wydarzenia edukacyjne, konferencje i szkolenia
– kongresy (np. powiązane z launchem nowych produktów)
– imprezy plenerowe (pikniki)

Są jednym z najskuteczniejszych narzędzi komunikacyjnych. Posiadają wyjątkową cechę – dwukierunkowość. Pozwala ona, dzięki organizowanym wydarzeniom, na oddziaływanie na pracowników firmy poprzez prezentację własnych idei. Jednocześnie, dzięki bezpośredniemu kontaktowi, pozwala na kształtowanie postaw i opinii pracowników.
Jak podkreśla Wojciech Cłapiński – Dyrektor działu Events Grupa Eskadra – Event pracowniczy jest to jedna z okazji, kiedy zacierają się granice wyznaczone przez tytuły napisane na wizytówkach. W takich warunkach znacznie łatwiej budować wewnętrzny PR firmy. Marta Mariak – Account Manager z Orangeblue dodaje iż – Eventy pracownicze to świetna inwestycja w kapitał ludzki, czyli najcenniejszy zasób firmy. Imprezy tego rodzaju budują dobrą atmosferę, pomagają w integracji pracowników oraz lepszej komunikacji w przedsiębiorstwie, a także pozwalają pokazać „ludzką twarz” menedżerów, co często bardzo korzystnie zmienia sposób ich postrzegania.
Warto organizować eventy pracownicze ponieważ zespół pracowników to największy skarb, jaki posiadają firmy. Od zaangażowania pracowników, zrozumienia przez nich strategii firmy, ich stosunku do misji firmy oraz ich poczucia przynależności zależy sukces firmy. Nieocenione zasługi na tym polu odgrywa event pracowniczy. Wydarzenia te budują wśród pracowników poczucie bycia docenianym i traktowanym jako partner. – Dzięki realizacji takich eventów, pracownicy maja okazję do dogłębnego zapoznania się z koncepcjami i planami rozwojowymi firmy, jak również czują się współuczestnikami procesów zachodzących w firmie – mówi Krzysztof Gawrych – Managing Director Jet Events

Optymalnym rozwiązaniem przy organizacji eventu pracowniczego jest realizacja tego zadania za pomocą kilku metod komunikacji, tj. public relations, ATL i BTL. Każda z nich dysponuje własnymi narzędziami, ale tylko wspólne ich oddziaływanie zapewni optymalne efekty. Organizatorzy eventów pracowniczych chcą i muszą podążać za modą, która kształtuje się na rynku. Aktualne trendy i nowości są bacznie obserwowane i jeśli tylko nadarzy się okazja do zaprezentowania czegoś dotychczas niespotykanego, czegoś, czym organizatorzy zaskoczą uczestników eventu, nie boją się zaryzykować. Kamil Machnicki – Account Manager- Rival Group podkreśla – Dowodem na to, że agencje eventowe bacznie obserwują zmiany, jakie następują na rynku, jest wzrastająca popularność branżowych portali internetowych i blogów tematycznych prowadzonych przez specjalistów, spotkań i warsztatów dla event managerów oraz innych sposobów na wymianę doświadczeń i opinii. Dzięki tym środkom łatwiej poznać tendencje kształtujące rynek, zainspirować się, poznać oferty różnych firm współpracujących przy organizacji imprez oraz zmniejszyć dystans dzielący środowisko eventowe.

Trendy

Trendy w eventach pracowniczych związane są z nowościami w technice i komunikacji. Przede wszystkim są to multimedia. Narzędzia te dokonały przełomu w ułatwianiu i uatrakcyjnianiu komunikacji międzyludzkiej – kluczowego elementu każdego wydarzenia. Dziś trudno wyobrazić sobie nawet najmniejszą konferencje bez zaawansowanej obsługi technicznej związanej z multimediami. Zarówno organizatorzy jak i uczestnicy przyzwyczaili się do pewnych standardów – ale ciągle oczekuje się więcej. Krzysztof Gawrych – Bardzo często scenariusze imprez nawiązują do najnowszych, kultowych filmów. Było tak w okresie popularności filmów Harry Potter, Władca Pierścieni, Matrix. Równie ważnym źródłem inspiracji dla twórców imprez są najnowsze osiągnięcia techniki. Obecnie często wykorzystywanymi nowinkami są ekrany holograficzne czy też wirtualna postać prowadzącego. Według Anny Godacz, General Manager Allegro Agency – Największą popularnością wśród imprez skierowanych do pracowników cieszą się spotkania karnawałowe oraz pikniki. Wiąże się to z możliwością uczestnictwa w nich wraz z osobami towarzyszącymi, co nie tylko przyczynia się do bliższej integrację w ramach firmy, ale równocześnie pozwala na spędzenie czasu z rodzinami. Popularne są także tematyczne spotkania integracyjne (zwłaszcza uwzględniające aktywne zajęcia fizyczne) oraz ekskluzywne koncerty wielkich gwiazd.

Koszty

Koszty wyjazdu integracyjnego dzielą się na dwie kategorie: zakwaterowanie i wyżywienie oraz organizacja części zabawowo integracyjnej. Wysokość budżetu tej drugiej zależy przede wszystkim od rodzaju wybranych atrakcji. Budowa tratwy będzie zdecydowanie tańsza od turnieju rycerskiego, a firmowe karaoke od wieczoru w stylu japońskim. Innym kryterium jest czasochłonność organizacji danego scenariusza. Nawet skomplikowana, ale często organizowana impreza (np. budowa katapult) będzie znacznie tańsza niż scenariusz przygotowany na specjalne zamówienie. – Rival Group organizował konferencja prasowa dla firmy HP, przy której wykorzystaliśmy śmigłowce, RIBy, samochody terenowe i grupę żołnierzy z jednostki specjalnej – podczas samych rekonesansów pokonaliśmy 2000km, co musiało wpłynąć na cenę. Najmniejsze imprezy mogą kosztować nawet 2 000 pln, największe to setki tysięcy złotych – mówi Kamil Machnicki. Koszt zorganizowania eventu dla pracowników zależy od wielu czynników m.in. przyjętego pomysłu, wykorzystywanych technologii, scenariusza, artystów czy dodatkowych atrakcji. Ogromny wpływ na koszty przygotowania imprezy ma także przewidywana liczba uczestników, która wpływa na wybór lokalizacji czy cateringu. Anna Godacz podkreśla – Podczas organizacji eventów skierowanych do pracowników najważniejsze jest pamiętanie o głównym celu takich wydarzeń – integracji, zarówno na poziomie międzyludzkim, jak też wytwarzania więzi między pracownikami a firmą. Trzeba być także przygotowanym na pojawienie się nieprzewidzianych problemów, które mogą się pojawić w najmniej spodziewanym momencie. Przy organizacji eventów pracowniczych główny nacisk kładzie się przede wszystkim na bezpieczeństwo i zadowolenie klienta. Wszystkie podstawowe ustalenia i zapisy w umowie muszą być wypełnione w stu procentach, a i tak końcowy efekt zależy od drobiazgów. Jak wszędzie diabeł tkwi w szczegółach, które stanowią tajemnicę firmy i często decydują o zwycięstwie w przetargu lub konkursie ofert. Inną kwestią jest bezpieczeństwo. Z większości działań prewencyjnych i zabezpieczających klient często nie zdaje sobie sprawy, jednak zdrowie uczestników ma największe znaczenie. Zdarzają się sytuacje, zwłaszcza w plenerze, kiedy ograniczenie ilości emocjonujących atrakcji jest niezbędne do bezpiecznego przeprowadzenia imprezy.
Jednym z przykładów eventów pracowniczych była konferencja “Przyszłość jest kobietą” zorganizowana przez Eskadra Events dla Avon Cosmetics Polska. Na początku stycznia w Hotelu Mazurkas w Ożarowie Mazowieckim odbyła się konferencja dla Okręgowych i Dywizyjnych Managerów Sprzedaży firmy Avon. Wieczorem po całodziennej konferencji uczestnicy bawili się do białego rana przy wykorzystaniu konwencji polskich szlagierów filmowych. Podczas imprezy firma zaskoczyła swoich pracowników różnymi zabawami i niespodziankami.

Skuteczność

Skuteczność eventów pracowniczych należy rozpatrywać przede wszystkim z punktu widzenia realizacji celów marketingowych im stawianych. Te zaś zazwyczaj konstruowane są w sferze wizerunkowej, przez co trudne do oceny. Do tej pory metodologia badań nie dopracowała się sprawdzonego sposobu oceny eventów. A właśnie na podstawie badań dokonuje się przeważnie oceny działań wizerunkowych. Liczne pytania dotyczące skuteczności eventów pracowniczych zadają sobie wszyscy organizatorzy imprez i…pomimo, że dostają jednoznacznych odpowiedzi organizują kolejne.