Koncerty i eventy miejskie

Na brak ciekawych, niejednokrotnie ambitnych wydarzeń koncertowych czy miejskich imprez masowych przyciągających tłumy, narzekać nie można. Organizacyjnie stoją na coraz wyższym poziomie. Coraz większy jest także wybór niszowych imprez. W związku z tym narzekać nie mogą również agencje eventowe.

Większość ośrodków miejskich (choć oczywiście nie tylko) może mówić o ogromnej w skali roku liczbie różnego rodzaju eventów – zarówno inicjowanych przez lokalne samorządy, jak i innych. Poznań poproszony o zarysowanie skali zjawiska, podaje tylko najważniejsze realizacje na terenie miasta. – Wiele do zaoferowania ma zwłaszcza kulturalne oblicze Poznania – wydarzenia takie jak Międzynarodowy Festiwal Teatralny Malta, Poznań Jazz Fair, Ethno Port Poznań Festiwal, Międzynarodowy Festiwal Filmów Animowanych Animator czy Biennale Sztuki Dziecka składają się na katalog kulturalnych wizytówek miasta – wymienia Łukasz Goździor, dyrektor biura promocji miasta Poznania. Fanów muzyki przyciągały koncerty Chick Corea, Nine Inch Nails, Patricii Barber, Nelly Furtado, wkrótce wystąpi także Radiohead.

Co roku pary taneczne z całego świata przyjeżdżają na Międzynarodowe Warsztaty Tańca Współczesnego. Nie brakuje także światowej klasy wydarzeń sportowych: Mistrzostwa Świata w Wioślarstwie, Międzynarodowy Turniej Tenisowy ATP Poznań Porsche Open, w Poznaniu odbędą się mecze Mistrzostw Europy EuroBasket 2009, Poznań Maraton, Mistrzostwa Świata w Kajakarstwie czy Halowe Mistrzostwa Świata w Hokeju na Trawie. Poznań będzie również jednym z miast organizatorów Mistrzostw UEFA Eero 2012. – Oczywiście każdego roku w stolicy Wielkopolski odbywają się też liczne wydarzenia o charakterze przede wszystkim lokalnym, takie jak Jarmark Świętojański, Święto Bamberskie, Kaziuki, imieniny ulicy św. Marcin. Co roku odbywają się uroczystości upamiętniające chwile ważne dla całego kraju: kolejne rocznice Poznańskiego Czerwca ’56, jak również Powstania Wielkopolskiego. Lista imprez odbywających się w Poznaniu jest bardzo długa. Trudno wymienić wszystkie – przyznaje Goździor. Ale powyższy przegląd daje choć ogólne pojęcie na temat liczby i różnorodności organizowanych przedsięwzięć. Gdyby przeliczyć wszystko na roboczogodziny poświęcone szeroko pojętym przygotowaniom, można spróbować wyobrazić sobie, jak rozwija się eventowy rynek w Polsce. Festiwale muzyczne, pojedyncze koncerty, obchody dni danego regionu czy miasta, rozgrywki sportowe, jarmarki – to tylko wycinek listy masowych imprez odbywających się w Polsce.

Eventowi specjaliści

Są na polskim rynku agencje eventowe czy koncertowe, które zapewniają całościową obsługę imprez: od zaproszenia artystów, poprzez zagadnienia techniczne, po zapewnienie ochrony. To często wystarcza do zorganizowania średniej wielkości eventu na kilkaset osób. Jednak im większe przedsięwzięcie, tym oczywiście więcej profesjonalnych podmiotów zaangażowanych w organizację. Zatrudnienie znajdują więc przeróżne agencje eventowe, PR-owe, a także szereg firm z dziedziny nowych technologii, które zapewniają infrastrukturę dla masowych imprez.
Oprócz tego wydarzenia masowe angażują szeroko pojęte media i branżę marketingową. – Promocja każdego koncertu angażuje media. W zależności od specyfiki koncertu, charakteru wydarzenia dokupuje się reklamę na potrzebnych nośnikach reklamy – czasem wykorzystuje się dość oryginalne nośniki, które bardziej przykuwają uwagę np. nietypowe pojazdy czy np. reklamy wyświetlane na monitorach noszonych na plecach osób zaangażowanych do promocji – wylicza Monika Marczyk z agencji eventowej Studio2. Na końcowy efekt składa się więc często wielotygodniowa praca bardzo różnych, często wąsko wyspecjalizowanych podmiotów.

Logistyczne wyzwania

Koncert czy inna masowa impreza to wydarzenie z założenia rozrywkowe i beztroskie. Mało kto z uczestników zastanawia się, ile pracy poświęca organizator, aby wywrzeć na widzach tylko te pozytywne wrażenia. Od strony czysto artystycznej organizatorzy muszą zadbać o dobry harmonogram i pozyskać ciekawą obsadę. Bez względu na rodzaj przedsięwzięcia, należy zapewnić artystom odpowiednie warunki, obsługę podczas pobytu, zaaranżować spotkania z prasą, a i często zadbać o ich czas wolny. – Wyzwaniem dla organizatora jest umiejętne skoordynowanie działań wszystkich zaangażowanych. Przede wszystkim chodzi tu o dopilnowanie terminowego przybycia podwykonawców, czasów gotowości, godzin prób i realizacji koncertu – mówi Marczyk. Im większa gwiazda, z tym większą liczbą życzeń do spełnienia i zadań do wykonania musi się liczyć organizator. Ale obsługa imprezy od strony merytorycznej i opieka nad gościem to jedynie wycinek zadań.

Zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej artystom (sprzęt, oświetlenie itd.), zapewnienie bezpieczeństwa widzom, zorganizowanie ochrony czy punktu medycznego – to podstawowe punkty harmonogramu przygotowawczego. W przypadku wielkich kilkudziesięciotysięcznych imprez, lista rzeczy do dopilnowania jest oczywiście o wiele wiele dłuższa. Na czas trwania gdyńskiego festiwalu Open’er powstaje w zasadzie nowe miasto w mieście: z własną bazą noclegową (pole namiotowe), komunikacją (wynajęte miejskie autobusy), walutą (bony), punktem medycznym, parkingami, bazą gastronomiczną, miasteczkiem ToiToi’ów, wszechobecną, choć nie do końca widoczną ochroną i oczywiście olbrzymią infrastrukturą rozrywkową. To to, co widać. Oprócz tego jest cała masa rzeczy, o które należy zadbać, a których uczestnik imprezy nie widzi.
Bez względu na to, z jaką masową imprezą mamy do czynienia, kwestie bezpieczeństwa z pewnością spędzają organizatorom najwięcej snu z powiek. O tę kwestię starają się zadbać w najdrobniejszych szczegółach i przyznają, że to jedno z największych logistycznych wyzwań. Tym większe, im większy event. – Dany teren musi być przystosowany do przyjęcia całej infrastruktury wydarzenia. Przy czym nie chodzi jedynie o zapewnienie znakomitych wrażeń i komfortu uczestnikom imprezy, ale przede wszystkim o ich bezpieczeństwo – tak na terenie imprezy, jak i w jej sąsiedztwie, a nawet podczas dojazdu. To wymaga współpracy różnych służb odpowiedzialnych za organizację i zabezpieczenie transportu w mieście – przyznaje Goździor. Podobnego zdania jest Monika Marczyk. – Opieka medyczna, prawidłowe oznakowanie terenu, punkt informacyjny, łączność służb porządkowych z organizatorem i ich szybka reakcja to priorytet. Doświadczenie w postępowaniu pomaga zażegnać niebezpieczne sytuacje. Czujność należy zachować do rozejścia się ostatnich uczestników imprezy – mówi. W przypadku wielkich imprez ogrom spraw, nad którymi należy zapanować powoduje, że organizacja nie pozostaje jedynie w gestii agencji i podwykonawców. Największe przedsięwzięcia chcąc nie chcąc przyczyniają się do promocji miejscowości, w których się odbywają. Dlatego też samorządy często nie tylko zabiegają o przyciągnięcie organizatorów tego typu imprez, ale oferują realne wsparcie organizacyjne.

Bonus dla miasta

Bez względu na to, kto jest organizatorem eventu, imprezy masowe przekładają się na postrzeganie miejsca, w którym się odbywają. Dlatego też zwykle lokalne władze starają się wspierać tego rodzaju inicjatywy czy nawet zabiegać o możliwość organizacji eventu u siebie. Tak było np. w przypadku festiwalu Camerimage w Łodzi. Gdy pojawiły się wątpliwości, czy miasto podoła organizacyjnie przy kolejnej edycji, chęć przejęcia imprezy zgłosiły natychmiast inne miasta. Posiadanie oferty kulturalnej w postaci ciekawego eventu to wymierna korzyść dla miasta. – Miasto wspiera różnorodne wydarzenia, począwszy od najbardziej ambitnych wydarzeń kulturalnych, jak Międzynarodowy Festiwal Teatralny Malta czy Poznań Jazz Fair, poprzez koncerty najwyższej klasy artystów takich jak Radiohead i Nelly Furtado, na imprezach sportowych na światowym poziomie kończąc – wylicza  Goździor. Dzięki tego rodzaju wydarzeniom region jest pozytywnie postrzegany nie tylko przez przyjezdnych, ale także, jeśli nie przede wszystkim, przez mieszkańców.

Poza tym masowe imprezy często stają się generatorem ruchu turystycznego – te największe także zagranicznego. – Każdego rodzaju wydarzenie dla miejscowości, w której jest organizowane to promocja w większym lub mniejszym zakresie. Każda impreza poparta jest kampanią promocyjną, dzięki której korzyści płyną równocześnie dla danej gminy. Na koncerty najwyższej rangi, takie jak np. koncert Lennego Kravitza, którego występ odbył się podczas krakowskich Wianków w Krakowie, zjeżdżają się fani nie tyko z całej Polski, ale i państw sąsiednich – szczególnie, gdy są to imprezy niebiletowane, tak jak było to w tym przypadku – zaznacza Marczyk. Wśród pond 70 tys. publiczności Open’era nietrudno było wychwycić najróżniejsze języki świata.

Sponsorzy

Pozyskanie sponsora dla wydarzenia wymaga zazwyczaj sporo pracy od organizatorów. Jednak eventy o największym potencjale medialnym cieszą się coraz większym zainteresowaniem ze strony firm. Nie tylko wydarzenia zaliczane do tzw. kultury wysokiej, ale i imprezy rozrywkowe mogą coraz częściej liczyć na wsparcie. Sponsoring koncertu to sposób na dotarcie z przekazem do młodych osób. Można sądzić, że przyczynił się do tego choćby ogromny sukces takich przedsięwzięć, jak Heineken Open’er Festival czy Coke Live Music Festival – sponsorzy tytularni są na stałe kojarzeni z tymi wydarzeniami, a zamiast „Jedziemy na Open’era” można często usłyszeć „Jedziemy na Heineken’a”. – Ich cykliczność dowodzi, że pomimo olbrzymich nakładów finansowych takie wydarzenia przynoszą wymierne korzyści dla tych firm – zaznacza Marczyk. Niedawno Carlsberg został partnerem cyklu koncertów organizowanych przez Live Nation w Polsce. W ramach przedsięwzięcia na scenach pojawi się Madonna, U2, Chris de Burgh, Rammstein i Jethro Tull. – To dla nas doskonała okazja do dalszego wzmacniania wizerunku Carlsberga w Polsce – marki międzynarodowej, dynamicznej i otwartej na świat. Wspierając koncerty największych światowych gwiazd chcemy zapewnić naszym konsumentom, fanom dobrej muzyki, „prawdopodobnie najlepsze wrażenia muzyczne na żywo” – powiedział Marcin Burdach, dyrektor ds. sponsoringu i gastronomii w Carlsberg Polska. Szczególnie duże, znane marki coraz częściej dostrzegają wymierne korzyści płynące ze sponsoringu tego rodzaju imprez.

Organizatorzy eventów mają coraz więcej do zaoferowania sponsorom. –Sponsorzy poszukują korzyści głównie wizerunkowych. Zazwyczaj koncert umożliwia dotarcie do określonej grupy wiekowej, stwarza możliwość bezpośredniego kontaktu z potencjalnym klientem sponsora. Nowoczesna technika daje nowe rozwiązania w identyfikacji wizualnej sponsora. Do tego celu wykorzystuje się aktualnie: telebimy, ekrany diodowe, lasery, a nawet sztuczne ognie, które układają się w kształcie logo – wylicza Marczyk. Jak mówi, znacznym ułatwieniem w procesie pozyskiwania sponsorów i partnerów jest duże wyprzedzenie czasowe (optymalnie roczne).
Stosunkowo łatwo jest natomiast pozyskać do wydarzenia patronów medialnych. – Media chętnie współpracują przy okazji różnego rodzaju wydarzeń. Co więcej, są otwarte na pomysły i propozycje ze strony organizatora. Wydaje się, że wynika to z atrakcyjności samych imprez, jak też ich znaczenia dla mieszkańców miasta i osób odwiedzających Poznań – mówi Goździor. Jak przyznaje Monika Marczyk, wysokość wzajemnych świadczeń (reklama danego medium podczas wydarzenia w zamian za kampanię na łamach tytułu, strony www.czy w określonej stacji) zazwyczaj się rekompensuje.

Liczący się rynek

Zainteresowanie firm marketingowym potencjałem eventów to także dowód na rozwojowość branży. Szczególny skok widać tu na rynku koncertów, gdzie jeszcze nie tak dawno występ zagranicznego artysty pop kultury urastał do rangi krajowego wydarzenia. Dziś Polska jest jednym z punktów tras koncertowych wielu uznanych wykonawców, także alternatywnych. – Rynek koncertów w Polsce jest rynkiem rozwijającym się. Coraz częściej pojawiają się największe zachodnie gwiazdy (Rolling Stones, Sting, Madonna) – co oznacza, że rynek polski zaczyna się liczyć na arenie międzynarodowej – mówi Marczyk. Jednocześnie potrafimy zapewnić światowy poziom wydarzeń. Open’er Festiwal został uznany przez brytyjski „The Sunday Times” za najlepszy festiwal w kategorii zagranicznych festiwali na świecie. Spośród 20 największych wydarzeń muzycznych właśnie Open’era oznaczono mianem „our pick” (nasz wybór). Dziennik „The Times” uznał go za jeden z dwudziestu najlepszych europejskich festiwali, a specjalny przewodnik NME po europejskich festiwalach zakwalifikował go do 12 najciekawszych wydarzeń muzycznych, które należy zobaczyć w tym roku. Trudno chyba o lepszy powód do dumy dla Alter Artu – organizatora festiwalu. Rodzimym organizatorom udaje się pozyskać artystów, którzy właśnie mają swoje 5 minut za oceanem czy w Wielkiej Brytanii. Z drugiej strony, powstanie profesjonalnych polskich festiwalowych scen, otwarcie się na różne gatunki powoduje, że artyści odkrywają, jak wielu fanów mają w tej części Europy. Nierozpieszczona nadmiarem koncertów widownia, dostarcza im często emocji, jakich na zachodnich scenach doświadczali stosunkowo dawno temu. Podczas tegorocznego Open’era Caleb Followill, wokalista  Kings of Leon, przyznał – i mówił chyba szczerze – że sądził, że publiczność nie będzie miała bladego pojęcia, kim są. Tacy, jak on pozytywnie rozczarowani, chętnie wracają po raz kolejny.