Przepis na dobry event. Jak zorganizować udaną imprezę?

Masowy event, który poruszy tłumy, lub kameralne przyjęcie dla pracowników firmy – na taką imprezę jest wiele ciekawych pomysłów. Jednak dobry koncept to za mało! Udany event – czy to firmowy, czy masowy – jest jak system naczyń połączonych. Tylko właściwe współdziałanie wszystkich elementów jest gwarantem powodzenia i tym samym pozytywnych opinii uczestników imprezy.

Pytanie tylko, jak wszystko zaplanować, by cieszyć się pozytywnymi opiniami uczestników grupowej imprezy? To proste: odpowiednio się do tego przygotowując. Bo tylko dobra organizacja i dokładny plan działania to klucz do udanego eventu.

Po pierwsze: budżet, czyli mierz siły na zasoby

Punktem wyjścia do zorganizowania każdej imprezy jest oczywiście budżet. Niezależnie od tego, czy ma to być kameralne i gustowne przyjęcie dla osób z kierownictwa małej firmy, czy zabawa plenerowa dla kilkuset osób, trzeba znać widełki finansowe. To najważniejszy wyznacznik tego, jak dużą i tym samym bogatą w atrakcje imprezę można zorganizować. – Budżet to tak naprawdę połowa sukcesu w kwestii planowania scenariusza eventu – mówi Paweł Haberka, General Manager w firmie PowerEvents. – To on pokazuje, na ile można sobie „pozwolić”. Determinuje nie tylko, jakie atrakcje można przewidzieć, które znane twarze zaprosić, co podać w formie poczęstunku, ale też po prostu ile osób jesteśmy w stanie na niego zaprosić. To on „dźwiga” ciężar tego, czym można się pochwalić
i zachęcić tym samym ludzi do udziału w wydarzeniu.

Po drugie: tematyka i scenariusz, czyli pomysł punkt po punkcie

Drugim ważnym punktem jest plan samego wydarzenia i jego motyw przewodni. Tutaj najważniejszym wyznacznikiem jest charakter pracy i zainteresowania uczestników, które tak naprawdę narzucają styl imprezy. Innego typu imprezę zorganizujemy przecież dla biznesmenów z branży finansowej, a inną dla wielbicieli muzyki rozrywkowej. Dlatego wcześniejszy „rekonesans” wśród upodobań potencjalnych uczestników oraz samej firmy zlecającej organizację zabawy jest niezbędny. – Każdy klient to inna specyfika, czy to biznesowa, czy rozrywkowa – mówi Paweł Haberka, General Manager w firmie PowerEvents. – Dlatego zanim usiądzie się do planowania scenariusza jakiegokolwiek eventu, trzeba dokładnie przeanalizować potrzeby zleceniodawcy, charakter jego działalności, wreszcie efekty, jakie chce osiągnąć taką zabawą. A to wymaga zarówno dokładności w tworzeniu scenariusza wydarzenia, jak i w planowaniu pracy innych członków zespołu organizatora. Bez tego nawet znana gwiazda filmowa lub zespół muzyczny zaproszeni na zabawę nie zagwarantują, że nie zamieni się ona w twór,
z którego goście albo zaczną szybko się ewakuować, albo zwyczajnie usypiać po kątach. I co ważne: takiego eventu nie przygotowuje się w jeden wieczór. Jego planowanie trwa często nie dzień, nie dwa, ale nawet tydzień lub miesiąc. Tak długi okres przygotowań to najlepsza gwarancja tego, że impreza będzie nie tylko dobrze zorganizowana, lecz także pomysłowa i oryginalna. A o to przecież w branży eventowej chodzi.

Po trzecie: wybór daty i miejsca eventu, czyli gdzie, kiedy i jak

Gdy już mamy gotowy plan działań, przechodzimy do kolejnego etapu – wyboru miejsca i daty eventu. Obiekt musi bowiem nie tylko pomieścić zaplanowaną liczbę gości, ale też być dostosowany do organizowanych w ramach zabawy atrakcji. Jeśli ma to być koncert, przyda się dobrze nagłośniona sala lub plenerowa scena, jeśli zabawa z atrakcjami na świeżym powietrzu – obiekt, który pomieści punkty z różnymi niespodziankami itp. Ważny jest też dojazd do miejsca, gdzie odbędzie się impreza. Nie wszyscy jej uczestnicy będą przecież zmotoryzowani, więc miejsce z dobrym dojazdem,
np. komunikacją miejską, będzie w takim wypadku idealnym rozwiązaniem. Natomiast w kwestii wyznaczenia daty wydarzenia trzeba pamiętać, by zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem, szczególnie gdy celujemy w sezon urlopowy. Rządzi się on bowiem swoimi prawami: termin każdego takiego wyjazdu planuje się z odpowiednim, często wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Identycznie więc trzeba podejść do daty zorganizowania eventu i pamiętać o tym, by nie pokrywał się z okresem wyjazdowym. W przypadku imprezy firmowej jest to o tyle ważne, bo pracownicy przedsiębiorstwa muszą mieć czas na spokojnie zaplanowanie i wyjazdu z kolegami z pracy, i własnego prywatnego wypoczynku. Jeśli jednak jest to impreza komercyjna, to miarą jej sukcesu będą tłumy osób mających na nią przybyć.

– Ale by to się udało, sprawdźmy jedno: czy w tym samym czasie w okolicy nie jest organizowana inna, konkurencyjna impreza. Biznes rządzi się bowiem innymi prawami niż eventy organizowane dla pracowników przedsiębiorstw. Po prostu im więcej osób przybędzie na koncert, tym bardziej będzie się on opłacać organizatorowi. Dlatego im dokładniej zorientujemy się, jak wygląda kalendarz imprez organizowanych w danym miejscu i czasie, tym większe będą szanse powodzenia naszej zabawy  – mówi Paweł Haberka z agencji PowerEvents.

Po czwarte: promocja, promocja i jeszcze raz promocja

Wreszcie na koniec: informacja o evencie. To prawda stara jak świat – jeśli nikt nie usłyszy o naszej imprezie, nie ma sensu w ogóle się brać za jej przygotowywanie. Dlatego po ustaleniu wszystkich składowych elementów imprezy, o których mowa wyżej, trzeba pomyśleć, jak dotrzeć z informacją o niej do jak największej liczby odbiorców. W firmach do udziału w imprezie pracowników zazwyczaj nie trzeba specjalnie zachęcać: o jej organizacji informują działy kadr, sam szef lub wewnętrzny intranet. Poza tym udział w niej jest darmowy, przedsiębiorca często zapewnia darmowy dojazd na nią, a nawet nocleg – na coś takiego skusi się praktycznie każdy, wystarczy tylko wcześniej zadeklarować się, że się przybędzie. W branży komercyjnej jednak dotarcie z informacją o evencie angażuje o wiele więcej zasobów w postaci rożnych mediów, głównie internetu. Promowanie takich wydarzeń jest bowiem jak sprzedaż usług lub produktów: musi się zwrócić. Najlepiej z nawiązką i to na wielu polach, nie tylko finansowym.

– Dobra informacja jest na wagę złota, jeśli chodzi o popularność eventu. Ma nie tylko mówić o samym wydarzeniu, lecz również zachęcać do udziału w nim. W związku z tym warto podczas promowania imprezy zainwestować w reklamy w takich mediach, które oferują największą skuteczność w dotarciu do potencjalnych uczestników. Czyli, najprościej mówiąc, tysiące sprzedanych biletów i masy dobrze bawiących się ludzi – najlepszą rekomendację dla eventu i tym samym jego organizatora –  dodaje Paweł Haberka, General Manager w firmie PowerEvents.

www.powerevents.pl

JK