Ta jesień była wyjątkowa | Katarzyna Redlich, PZU

O kumulacji eventów z całego roku właściwie w dwóch miesiącach, największych wyzwaniach, nie tylko logistyczno-organizacyjnych, a także o dalszych planach na przyszłorocznej eventowej mapie PZU mówi Katarzyna Redlich, Kierownik Zespołu Wizerunku i Promocji w PZU.

Jesień 2021 to był dla Was bardzo intensywny okres. W ciągu 3. miesięcy zorganizowaliście 21 projektów eventowych?

Tak, to prawda. Latem, gdy rozmawiałyśmy, wspominałam, że spodziewamy się wzmożonej aktywności eventowej i nie myliliśmy się [uśmiech]. W tym zestawieniu podliczyłam projekty jednodniowe, ale także takie jak Droga do Zdrowia, który trwał w każdy weekend przez 3 miesiące. Przy tym jednym projekcie byliśmy w samym tylko sierpniu w 5. lokalizacjach w całym kraju. Wrzesień i październik obfitowały w gale – podsumowania wyników i nagrody dla pracowników oraz realizacje konferencyjno-targowe, których byliśmy uczestnikiem. Odbyło się wiele ważnych i ciekawych wydarzeń, podczas których część merytoryczna była najważniejszym elementem. Myślę tu np. o naszej obecności podczas EFG w Karpaczu czy na Kongresie 590, który odbył się w Warszawie w hybrydowej formie. Odbyły się coroczne gale i spotkania dla pracowników, które wyjątkowo w tym roku wszystkie skumulowały się tej jesieni.

Na Waszej mapie produkcyjnej znalazło się ponad 20 lokalizacji w całym kraju. Ponad 7000 osób wzięło udział w Waszych eventach stacjonarnych, a blisko 4500 w realizacjach online’owych. Ile osób pracuje nad tak rozległym projektem? Jak wyglądał proces logistyczno-organizacyjny?

Przy każdym projekcie ta liczba jest różna, w zależności od wielkości projektu i skali. Przykładowo – duże logistycznie przedsięwzięcie, jakim była Droga do Zdrowia z PZU wymagała pracy około 40 osób w trybie ciągłym. I były to osoby zaangażowane z naszej strony, czyli zespołu eventowego, ale też ze strony zespołu PR i marketingu, PZU Zdrowie (głównie lekarze i personel medyczny) oraz  agencji eventowej i ich podwykonawców. Przy Kongresie 590 była podobna liczba, ale parytet osób zaangażowanych w projekt po naszej stronie był zdecydowanie większy niż w przypadku Drogi do Zdrowia.

W kwestii procesu logistyczno-organizacyjnego – ta jesień była wyjątkowa i wszyscy zdawaliśmy sobie z tego sprawę, że taka będzie. Eventy, które do tej pory rozłożone były na cały rok, teraz skumulowały się realizacyjnie głównie we wrześniu i październiku.

Należy pamiętać, że samą technologią event nie powstanie – najważniejsi są ludzie, ich zaangażowanie i determinacja są warunkiem udanej i profesjonalnej organizacji wydarzenia.  Mam to szczęście, że właśnie z takim zespołem i partnerami pracuję.

Z eventami się nie zatrzymujecie, ale nie da się ukryć, że organizacja ich wymaga teraz też również nowych działań w zakresie bezpieczeństwa. Jakie kroki podejmujecie, aby działać zgodnie z rozporządzeniem RM dot. imprez i eventów?

Gdy latem ruszyły przygotowania do jesiennych realizacji, wiedzieliśmy, że potrzebujemy wsparcia ze strony profesjonalnego podmiotu medycznego, który zagwarantuje: szybkość działania, bezpieczeństwo epidemiczne, ale też bezpieczeństwo danych, które są szczególnie wrażliwe. Rozporządzenie RM wyznaczyło konkretne limity liczby osób mogących wziąć udział w spotkaniach w zamkniętych pomieszczeniach.

Tak rozpoczęliśmy współpracę z Przebadani.pl – firmą, która dysponuje narzędziami do dobrowolnego zweryfikowania uczestników. Uczestnik, który posiada aktywny paszport covidowy (jest ozdrowieńcem lub osobą zaszczepioną) i dobrowolnie pozwoli sprawdzić tę informację firmie medycznej, automatycznie nie wlicza się do limitu osób wskazanych w Rozporządzeniu RM. Przy każdym zaproszeniu wysyłaliśmy informację o takiej możliwości. Działania te pozwoliły nam na pełną kontrolę liczby uczestników i możliwość precyzyjnego zaplanowania kosztów związanych z eventem. Przy większych realizacjach, dla wspólnego bezpieczeństwa, korzystaliśmy również z Przebadani.pl, którzy wykonywali szybkie testy na obecność Covid-19  w specjalnie wyznaczonych punktach przed hotelami.

Wszystkie nasze realizacje odbyły się zgodnie z obowiązującym prawem, a przede wszystkim – wszystkie były bezpieczne z epidemicznego punktu widzenia.

Jaki był odbiór tych eventów przez odbiorców. Do kogo były skierowane, czy cieszyły się dużym zainteresowaniem?

Spektrum uczestników minionych realizacji było szerokie. Na badania podczas Drogi do Zdrowia z PZU zapraszaliśmy każdego, kto wyraził chęć sprawdzenia swojego stanu zdrowia. Wydarzenia konferencyjne czy targowe były miejscami spotkań branżowych. Gale natomiast skierowane były do pracowników danych pionów, którzy oprócz nagród za całoroczną pracę, wreszcie mieli okazję do  spotkania. Każdy event cieszył się ogromnym zainteresowaniem. Tym bardziej jesteśmy wdzięczni za wyrozumiałość gości i chęć wcześniejszego zweryfikowania. Dzięki ich zaangażowaniu spotkania mogły odbyć się w większym gronie. Odpowiadając wprost na Twoje pytanie – eventy były pełne pozytywnych emocji, towarzyszyło im dużo wrażeń i radości.

Jak określiłabyś największe wyzwania związane z organizacją eventów dzisiaj?

Największym wyzwaniem w tegorocznym szczycie eventowym była z pewnością dostępność podwykonawców, myślę tu w szczególności o scenografii oraz przepustowość agencji eventowych. Czas pandemii uszczuplił zespoły managerskie zajmujące się produkcją i było to odczuwalne podczas bieżącej pracy. Skuteczne podejmowanie briefów i przygotowywanie kreatywnych ofert było wyzwaniem dla nas, ale również dla agencji eventowych. Napotkaliśmy problemy współpracy z podwykonawcami, które rozumiemy. Ponieważ, gdy cała branża w jednym czasie ruszyła z organizacją licznych eventów – zrozumiałym jest, że materiałów produkcyjnych czy techniki zaczęło brakować na wybrane przez nas terminy. Na szczęście ludzie po obu stronach są doświadczonymi ekspertami i mają wiele kreatywnych pomysłów, dlatego wspólnie zawsze znajdowaliśmy skuteczne, nietracące na jakości rozwiązania.

Nie zatrzymujecie się. Szykujecie się już na eventy w pierwszym półroczu przyszłego roku. Czy możesz uchylić rąbka tajemnicy jakie są Wasze eventowe plany?

Powoli powraca normalny tryb pracy i bieżące projekty. Te realizacje, które wyjątkowo odbyły się jesienią tego roku, w kolejnym prawdopodobnie będą mogły wrócić do pierwotnego harmonogramu ich produkcji. Zatem obecnie briefujemy eventy zgodnie z corocznym kalendarzem na pierwszy i drugi kwartał przyszłego roku. Planujemy wydarzenia dla pracowników, podsumowania roku i spotkania z partnerami biur sprzedażowych. Myślimy również o powtórzeniu formatów, które w tym roku okazały się potrzebne i cieszyły się pozytywnym odbiorem. Choć oczywiście wszystkie te plany zależą od przebiegu czwartej fali pandemii oraz ewentualnych związanych z nią regulacji.

Rozmawiała Katarzyna Lipska-Konieczko

Katarzyna Redlich – Kierownik Zespołu Wizerunku i Promocji w PZU. Od ponad 15. lat związana z organizacją wydarzeń specjalnych, trade marketingiem, komunikacją wewnętrzną i sponsoringiem. Na swoim koncie ma ponad tysiąc realizacji eventowych. Doświadczenie zbierała zarówno po stronie agencji eventowej (m.in. dla PKO BP, Totalizatora Sportowego, Grupy Żywiec, Grupy PZU i Pepsico), jak i po stronie klienta (Grupa PZU). Od dwóch lat kieruje zespołem odpowiedzialnym za organizację wydarzeń specjalnych (eventów) oraz projektów sponsoringowych w PZU.