Jak przygotować wyjazd incentive? | Olga Krzemińska-Zasadzka

Firmy zaczęły coraz bardziej doceniać pracowników. Jedną z form ich motywowania oraz podnoszenia efektywności codziennej pracy jest wspólny wyjazd typu incentive. Jak wygląda ten rynek, jakie korzyści przynosi pracodawcom oraz jak krok po kroku przygotować wyjazd incentive opowiada Olga Krzemińska-Zasadzka, właścicielka Agencji Power, zajmującej się wyjazdami typu incentive.

Ostatnio wszędzie wokół słychać incentive. Proszę zdefiniować na czym dokładnie polegają wyjazdy tego typu?
Olga Krzemińska-Zasadzka: Incentive travel to innymi słowy podróże do atrakcyjnych miejsc organizowane dla klientów lub pracowników, które finansują pracodawcy. Jest to forma nagrody, która motywuje dystrybutorów czy handlowców do dalszego skutecznego działania, pobudza entuzjazm i wzmacnia ich lojalność wobec firmy czy przełożonych. Stanowi sygnał dla uczestników, że firma widzi i docenia ich starania i zaangażowanie. Dlatego jest to bardzo ważny element zarządzania – zatrudnieni doceniają to, że szef również angażuje się w relację i wyraża swoją wdzięczność. Tym sposobem zapewnia się równowagę w relacjach między pracodawcą a pracownikami oraz napędza dynamikę działania zespołu.

Jakie są cele wyjazdów incentive? Czy również integracja, czy tylko odpoczynek i relaks?
Istnieje bardzo wiele odmian wyjazdów incentive. Różnią się one sposobem realizacji, ale ich głównym celem jest zawsze nagroda i motywacja – czy to kadry, czy partnerów biznesowych. Wyjazdy incentive to inwestycja w pracowników czy kluczowych klientów – wydanie 100 tys. zł na wyjazd może w przyszłości zaoszczędzić dużo większe kwoty związane chociażby z zatrudnianiem i szkoleniem nowych pracowników. Firmy odnoszą dzięki takiej inwestycji konkretne korzyści, m.in.: uczestnicy stają się bardziej lojalni i identyfikują się z firmą, przez co zmniejszają się koszty ich fluktuacji. Ponadto jest to doskonała okazja do integracji zespołu i lepszego poznania się, co pozytywnie przekłada się na procesy komunikacji w firmie. To z kolei zwiększa efektywność pracy. Incentive travel pomaga także budować pozytywny wizerunek firmy jako atrakcyjnego pracodawcy.

Dawniej wyjazd służbowy kojarzył się tylko ze szkoleniem. Kiedy nastąpił boom na incentive i dlaczego tak się stało?
Wyjazdy incentive pojawiły się w Polsce w połowie lat 90. Duże przedsiębiorstwa zaczęły wykorzystywać je jako narzędzie w zarządzaniu zespołami. Od tego czasu wiele się zmieniło. Pamiętam, że zanim incentive stał się popularny, mój znajomy, który wrócił z wyjazdu biznesowego z Wiednia, z wielkim zachwytem opowiadał o wyjściu na kolację i do opery po spotkaniu biznesowym. Wtedy to było coś niezwykłego, co robiło wrażenie. Gdy pojawiła się możliwość egzotycznych podróży, szybko okazało się, że stały się one świetną formą nagrody i motywacji, gdyż Polacy uwielbiają podróżować. Dzieje się tak dlatego, że dobrze zorganizowany wyjazd motywacyjny przynosi wymierne rezultaty. Pamiętajmy, że dobra organizacja oznacza spójność ze strategią i wizerunkiem firmy.

Pracownicze wyjścia na paintball to już historia. Klienci są coraz bardziej wymagający. Co oryginalnego organizator może zafundować firmie? Jak Wy działacie?
Przede wszystkim trzeba zadbać, by oferta wyróżniała się innowacyjnością i była na czasie. Starać się przewidzieć potrzeby klientów i w każdym sezonie zaproponować nowe spektakularne miejsca. Nasza agencja w ofercie ma zarówno ekskluzywne rejsy katamaranami po Karaibach, jak i regaty czy rafting. Jeśli miałabym wymienić dwie rzeczy, które nas charakteryzują, to byłaby to autentyczna znajomość miejsc, do których jeździmy i nasze zamiłowanie do aktywności i sportu. To nas wyróżnia, bo w zasadzie dla każdego członka naszego zespołu pasja stała się pracą. Robimy to, co kochamy.

Ile powinien trwać wyjazd pracowniczy, by był optymalny i przynosił zamierzony skutek?
Wszystko zależy od tego, co chcemy osiągnąć. Incentive to nie tylko kilkunastodniowe wyjazdy w egzotyczne miejsca. To także imprezy odbywające się w ramach jednego wieczoru, często z osobami towarzyszącymi. Aby wyjazd był udany, należy dopasować go do zespołu, do ludzi, którzy pracują w firmie oraz do strategii wizerunkowej. To wszystko z kolei wpływa na długość trwania wyjazdu. Jeżeli jednak miałabym wskazać średnią, to byłyby to 3 – 4 dni.

Pracownicy w firmach są naprawdę różni. Jak zaspokoić potrzeby wszystkich uczestników wyjazdu?
To jest jedno z największych wyzwań. Jednocześnie ten element przygotowywania wyjazdu często jest niedoceniany przez agencje. Zawsze szczerze i otwarcie należy rozmawiać z klientem, zanim pojawi się propozycja. Dlatego pierwszym krokiem powinny być wywiady z pracodawcą i pracownikami. Należy przeprowadzić ankiety, poznać zespół, zebrać informacje bezpośrednio od nich. Znajdujemy również wrażliwe kwestie, na przykład to, jak na wyjazd reaguje małżonek – to bardzo ważne. Takich szczegółów jest więcej, nie powinniśmy o nich zapominać. Z doświadczenia wiemy, że starsi pracownicy wolą krótsze wyjazdy, bo mają zobowiązania w postaci rodziny. Zawsze należy brać to pod uwagę. Program przygotowujemy w tak różnorodny sposób, by każdy znalazł w nim coś dla siebie. Różnorodność jest tu kluczem do sukcesu.

Często zdarza się, że ludzie nie chcą brać udziału w przygotowanych zajęciach?
Takie sytuacje należą do rzadkości. Dobre przygotowanie, jak już wcześniej wspomniałam, potrafi rozwiązać każdy problem. Propozycje wyjazdów powinny być tak przemyślane, by przez cały czas wszyscy byli zajęci. Z drugiej strony uczestnik zawsze powinien mieć możliwość swobodnego wyboru, czy chce uczestniczyć w zajęciach lub wyjeździe, czy nie. Zachęcamy ciekawymi atrakcjami, ale nie wywieramy presji, bo to przynosi skutek odwrotny do oczekiwanego.

Jak wygląda rynek incentive? Czy konkurencja jest duża?
Rynek wyjazdów incentive to rynek ciągłych dynamicznych zmian. Funkcjonujące na nim podmioty muszą być gotowe do szybkiej adaptacji zmieniających się wymagań i potrzeb klientów, ale także do zmian w propozycjach destynacji w czasach zagrożenia terroryzmem, kataklizmami. Na rynku funkcjonuje kilkanaście agencji, które potrafią nadążyć za zmieniającymi się wymaganiami. Wyjazd motywacyjny to nieoceniona forma nagrody i powinien być zapamiętany przez uczestników jako coś wyjątkowego. Dlatego my jako agencja zawsze staramy się tworzyć atrakcyjne programy, które w autentyczny sposób wpisują się w aktualną strategię naszych klientów.

Jaka jest przyszłość tego typu eventów? Czy trendy przychodzą do nas z zagranicy?
Rynek wyjazdów incentive rośnie z roku na rok, gdyż coraz więcej firm przekonuje się, że inwestycja w pracowników jest opłacalna. Oczywiście wiele inspiracji przychodzi do nas z zagranicy – to cecha polskiego rynku, że lubimy mieć wypróbowane rozwiązania, ale pokazujemy je we własnej odsłonie. O ile kiedyś wyjazdy incentive były organizowane bardziej eksperymentalnie i nie zawsze z oczekiwanym skutkiem, o tyle dziś stają się naprawdę ciekawe i angażujące. Myślę, że będziemy starali się organizować je coraz lepiej, tak aby skutecznie spełniały swoją rolę.
Rozmawiała Paulina Pięta

Olga Krzemińska-Zasadzka – managing director Agencja Power, v-ce prezes zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej. Absolwentka Szkoły Głównej Handlowej i Wyższej Szkoły Biznesu i Administracji im. Koźluka w Warszawie. Zaczęła swoją przygodę w branży od wyjazdów narciarskich w 1997 r., turniejów squash-a (w latach 2002-2004 Wicemistrzyni Polski w Squash-u) oraz wydarzeń i wyjazdów sportowych i motoryzacyjnych. Przyczyniła się do zdobycia nagród: Solidna Firma, Platynowy Certyfikat Polish Product, Firma Roku, MP Power, medalu Meeting Planner w kategorii Wydarzenie/Usługa Roku, laureata Polskiego Internetu w kategorii Rozrywka i Rekreacja oraz certyfikatu Wiarygodna Firma. Członek Stowarzyszeń: SBE, SKKP, SOIT, Site.

Wywiad ukazał się w OOH Event. Wersja online znajduje się TUTAJ