Nadchodzi sezon eventów plenerowych. Jak się przygotować?

Coraz większymi, krokami zbliża się wiosna, a wraz z nią ocieplenie. Wzrost temperatury podnosi u nas poziomy energii i wspomaga samopoczucie – aż chce się być na zewnątrz. Jest to doskonała okazja na organizację wydarzeń w tak zwanym plenerze. W poniższym artykule dowiesz się jak zadbać o to, by organizowane przez Ciebie eventy outdoorowe zakończyły się powodzeniem i zostały zapamiętane przez uczestników.

1. Miejsce
Otwarta przestrzeń pod gołym niebem daje nam wiele możliwości organizacji. Zważając na tę otwartość trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników, które mogą pójść po naszej myśli bądź wręcz odwrotnie. W celu zapewnienia naszym gościom dobrych doświadczeń należy odpowiednio dobrać lokalizację. Musimy wziąć pod uwagę liczbę uczestników biorących udział (rozmiar miejsca), skąd dojadą na nasz event (odległość) oraz to czy chcemy by nasze wydarzenie było zamknięte lub otwarte. Ważnym jest również to, czy dane miejsce często wykorzystywane jest jako miejsce imprez – w takim przypadku zaoszczędzimy wiele czasu korzystając z obecnych tam rozwiązań organizacyjnych i logistycznych.

2. Wyposażenie
Gdy już zdecydujemy się na wspaniałe miejsce, pora je adekwatnie urządzić! Dobór mebli oraz akcesoriów jest dla nas najważniejszym etapem w planowaniu eventów. W fazie planowania należy pamiętać, żeby przygotowywana przez nas aranżacja dobrze komunikowała wartości marki, którą promujemy. Można o to zadbać dobierając meble w odpowiedniej barwie lub stylu. Dobrze dobrana paleta widocznych kolorów to jasne przesłanie dla uczestnika na czyim wydarzeniu jest i z kim ma do czynienia.
W zależności od natury wydarzenia, formalnej lub nieformalnej, styl dobranych mebli i sprzętu ma duże znaczenie. Skórzane kanapy, fotele oraz eleganckie stoły dużo lepiej sprawdzą się w plenerowej strefie VIP dla najważniejszych gości, podczas gdy leżaki, meble z palet i drewniane skrzynki zaprezentują się idealnie w strefie chill urządzonej na plaży.

3. Pozwolenia
Organizacja imprez na świeżym powietrzu daje nam dużo możliwości do popisu oraz stworzenia scenografii z polotem. Jednakże należy pamiętać, by nasz event spełniał warunki bezpieczeństwa oraz był zgodny z przepisami prawnymi. W przypadku miejsc publicznie dostępnych należy pamiętać o lokalnych zasadach dotyczących godzin ciszy nocnej czy spożywania alkoholu. Przy organizacji imprez masowych o dużej ilości uczestników należy również wziąć pod uwagę zapewnienie odpowiedniej obsługi oraz ochrony, jak i pozwolenia na przeprowadzenie wydarzenia.

4. Pogoda
Jednym z najważniejszych czynników, które należy rozważyć planując eventy w plenerze jest oczywiście pogoda. Bardzo chętnie skorzystalibyśmy z „zamówienia” słonecznej pogody, gdyby taka możliwość istniała. Niestety, w tym momencie technologia nam jeszcze na to nie pozwala. Na szczęście możemy zabezpieczyć się przed negatywnym wpływem warunków pogodowych poprzez zapewnienie odpowiedniego wyposażenia naszym uczestnikom. Zadaszenie w postaci namiotów bądź parasoli może ochronić przed deszczem lub palącym słońcem. Natomiast na chłodniejsze dni i wieczory idealnym rozwiązaniem będą parasole grzewcze typu Flame, widoczne na poniższym zdjęciu.

5. Atrakcje
Wydarzenie plenerowe pozwala nam również na przygotowanie nietypowych atrakcji, które trudniej byłoby zaaranżować wewnątrz. Pokazy taneczne, cyrkowe czy koncerty mogą okazać się bardzo wymagające w kwestii przestrzeni. Warto pamiętać o zapewnieniu swoim gościom atrakcji, które możliwe są do zaprezentowania wyłącznie w plenerze – pozwoli to na uczynienie wydarzenia wyjątkowym.

6. Efekt WOW
Wszystkie powyższe założenia oczywiście są niezbędne oraz niezwykle ważne, jednak event nie zakończy się 100% powodzeniem, jeżeli nie zapadnie na dłużej w pamięci jego uczestników. W tym celu kreacja wydarzenia musi wywołać niemałe emocje gości, czyli popularnie zwany efekt WOW! Wówczas zawsze mile widziane jest wywołanie wrażenia na uczestnikach, np. nietuzinkową scenografią czy aranżacją meblową, co bez wątpienia wypożyczalnia mebli Star Event oferuje zawsze na najwyższym poziomie.

Podążając za radami przedstawionymi w tym poradniku możesz śmiało liczyć na sukces oraz powodzenie w przebiegu imprezy. Analizując oraz planując każdy krok należy pamiętać o współpracy z profesjonalistami w danej dziedzinie. Pomogą nam oni osiągnąć perfekcję i zamierzony efekt. Współpracując ze Star Event masz pewność, że Twoje wydarzenie zostanie odpowiednio wyposażone, nieważne czy w plenerze czy w przestrzeni zamkniętej.
www.starevent.pl

Artykuł ukazał się w OOH magazine nr 2/2018. Pobierz wersję online TUTAJ.