ABC event managera. Czy rewolucja jest nam potrzebna?

Koncerty, szkolenia, kongresy, warsztaty i wiele, wiele innych – nie da się w dwóch zdaniach określić, czym zajmują się pracownicy branży eventowej. Podobnie nie możemy definiować potrzeb klientów – każde są indywidualne, a jako organizatorzy wydarzenia musimy sprostać wymaganiom, jakie się przed nami stawia.

Pomysły klientów, którzy decydują się na organizację wydarzeń bywają ekstrawaganckie, nowatorskie i innowacyjne. Naszym zadaniem jest spełnić prośby, jednak także doradzać – czy pewne rozwiązania będą optymalne, czy sprawdzą się przy danej imprezie.

Być jak concierge
Zadaniem organizatorów jest spełnienie marzeń firm zamawiających event. Skupiamy się na ogólnych założeniach wydarzenia, ale pracujemy także nad jego szczegółami. Scenografia, gra świateł, oprawa muzyczna, prowadzący z najwyższej półki – działania pracowników Centrum Kongresowego Targów Kielce są kompleksowe. Nie zapominamy przy tym, że sukces eventu, to nie perfekcyjne przygotowanie, ale sala zapełniona słuchaczami. Spełnienie tego warunku jest celem każdej konferencji.
Można więc być nowatorskim, sięgać po nowe technologie, ale pytanie, które powinno paść jeszcze przed planowaniem wydarzenia brzmi: czego oczekują od nas goście i po co ich zapraszamy?

Gdzie tradycja miesza się z nowoczesnością
W dobie Internetu i szkoleń online można zadać pytanie o zasadność organizacji tradycyjnych konferencji czy warsztatów. Jednak czy uczestnicy dowiedzą się naprawdę wszystkiego z naszego internetowego wystąpienia? Czy każdy temat nadaje się do przeprowadzenia szkolenia online? Wydaje się, że webinary są bardzo dobrym rozwiązaniem dla szkoleń technicznych, gdzie na pierwszy plan wysuwają się liczby, wykresy czy tzw. „twarda wiedza”. Jednak warsztaty, konferencje z elementami debaty to wciąż dobra okazja do spotkania „w cztery oczy”. Rzecz jasna podczas takich rozmów nie może zabraknąć tablicy multimedialnej, rzutnika, dostępu do materiałów w formie elektronicznej. Dobrym rozwiązaniem jest także połączenie spotkania online i offline – taka hybryda może okazać się ciekawa, jeśli uczestnicy mają do wykonania jakieś zadanie lub część wiedzy, którą chcemy przekazać ma bardzo techniczny charakter.

Niecodzienne przestrzenie i oryginalny charakter miejsc
Konferencja lub spotkanie biznesowe nie musi mieć tradycyjnego charakteru. Coraz częściej klienci szukają nietypowych miejsc i nietuzinkowych przestrzeni, w których mogłyby odbywać się szkolenia. Warto jednak pamiętać, że organizując wydarzenie należy wziąć pod uwagę nie tylko jego charakter, ale także dostosować przestrzeń do gości, którzy odwiedzą event. Uczestnicy szkolenia social media będą czuć się świetnie na pufach, pijąc kawę w dużych kubkach, ale taka propozycja nie spodoba się raczej wysoko postawionym urzędnikom państwowym na debacie o ważnych sprawach państwowych.

Warto także zwrócić uwagę na liczbę uczestników biorących udział w szkoleniu – grupa dwudziestu osób będzie czuła się źle w sali koncertowej, gdzie ich uwaga skupi na przestrzeni, szkolenie zostanie zaś niezauważone. Zbyt małe pomieszczenie zaś będzie po prostu niewygodne, a uczestnicy będą odczuwać dyskomfort. Nowości, które pojawiają się w branży eventowej są bardzo ważne, jednak nie można zapominać, że to potrzeby gości są najważniejsze, a celem wydarzenia jest zadowolenie uczestników. Jeśli więc nowatorskie pomysły pomogą osiągnąć cel – czemu nie?

Dodatkowo warto pamiętać, że wydarzenia tworzone są przez ludzi dla ludzi. Mimo rewolucji, która dzieje się na naszych oczach, nie możemy zapominać, że nasze podstawowe potrzeby nie zmieniły się wcale. Różni się tylko sposób ich spełniania. Sięgamy do różnych środków i sposobów, zarówno tych rewolucyjnych, jak i tych całkiem zwyczajnych.

Marta Brzezińska, Specjalista ds. Public Relations Targi Kielce

Targi Kielce są drugim w Europie Środkowo-Wschodniej ośrodkiem wystawienniczym.
W kalendarzu ośrodka jest 75 imprez targowych w roku, między innymi Międzynarodowe Targi Przetwórstwa Tworzyw Sztucznych i Gumy PLASTPOL, znany na całym świecie Salon Przemysłu Obronnego – MSPO oraz AGROTECH – najchętniej odwiedzane targi rolnicze w Polsce.

Targi Kielce to także nowoczesne Centrum Kongresowe z 19 salami konferencyjnymi, w tym salą kongresową dla 850 osób i unikatowymi salami konferencyjnymi na szczycie 57-metrowej wieży widokowej. To tutaj organizowane jest niemal 700 kongresów, konferencji, uroczystych gal i szkoleń rocznie.

75 imprez targowych / 700 konferencji, kongresów / 6 900 wystawców / 292 000 zwiedzających / 2 000 dziennikarzy / 220 000 m2 wynajętej powierzchni / delegacje z 56 krajów / tysiące podpisanych umów

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze OOH event!, pobierz bezpłatnie TUTAJ.