Case study Canon: Jak technologia pomaga w pracy hybrydowej?

 Jak zatrudniać pracowników z całego świata? Jak zarządzać dokumentami w pracy wymagającej ciągłej mobilności? I jak uprościć obsługę dużej ilości dokumentacji? To dylematy, przed którymi staje coraz większa liczba przedsiębiorców, decydujących się przejść na hybrydowy tryb pracy. Odpowiedzią na nie są nowoczesne rozwiązania biurowe z zakresu hardware’u i software’u – przekonują eksperci Canon Polska.

 Praca z domu stała się elementem codziennego życia wielu z nas. I choć jej zakres różni się w zależności od branży czy wielkości firmy, nie ulega wątpliwości, że dziś w pracy jesteśmy dużo bardziej mobilni, niż przed 2020 rokiem.

– Pandemia koronawirusa znacznie spopularyzowała rozmaite warianty pracy zdalnej – mówi Michał Mikulski Product Manager w Canon Polska. – Dziś praca z domu jest normą w wielu branżach. Jednak z naszych obserwacji wynika, że zarówno pracodawcy, jak i pracownicy, nie chcą całkowicie rezygnować z przychodzenia do biura. Chodzi między innymi o wygodę pracy, a także o pewien duch zespołu.

Dlatego, jak podkreśla przedstawiciel Canon Polska, dziś coraz częściej mówimy nie o pracy całkowicie zdalnej, ale o hybrydowej. – To forma, która łączy zalety biura i domowego zacisza. Coraz więcej firm dostrzega ogromny potencjał, jaki w niej drzemie – ocenia Michał Mikulski.

Różnorodne wyzwania mobilnej pracy

Aby jednak nie borykać się z wadami pracy na odległość, takimi jak brak odpowiedniej łączności z zespołem, problem z dostępem do dokumentów czy brak jasnego podziału zadań, należy zadbać o odpowiednią organizację pracy hybrydowej. Niezwykle istotne dla każdej firmy powinny być też kwestie cyberbezpieczeństwa oraz wysokie standardy ochrony danych osobowych.

Wszystkie te cele można dziś osiągnąć, stosując dobrze dobrane rozwiązania z zakresu biurowego software’u i hardware’u. Na rynku dostępnych jest wiele urządzeń i systemów, dopasowanych do konkretnych potrzeb pracownika czy firmy.

Przykładowo: do niedawna jeden z największych problemów stanowił sprawny dostęp do dokumentów podczas delegacji czy spotkań z klientami. Dziś praca może być efektywna niezależnie od miejsca, w którym przebywa pracownik. Dbają o to systemy chmurowe, pozwalające współdzielić ważne dokumenty i zapewniające stały dostęp do niezbędnych informacji. A niewielkie, poręczne skanery na USB pomagają w każdej chwili wprowadzić do systemu niezbędne dokumenty (nawet z samochodu, pociągu, czy bezpośrednio ze spotkania z klientem).

Podobne plusy technologia biurowa może mieć w przypadku współpracy międzynarodowej. – Dziś coraz więcej firm, nie tylko wielkich korporacji, zatrudnia pracowników z całego świata – mówi Michał Mikulski. – W takiej sytuacji kluczowe jest, aby gwarantować im stały dostęp do firmowej dokumentacji i wypracować odpowiednią organizację pracy. Taką, aby pracownicy wzajemnie wspierali swoje wysiłki, a nie wykonywali kilka razy te same zadania – tłumaczy przedstawiciel Canon Polska. I wyjaśnia, że w takich przypadkach najlepiej sprawdzą się odpowiednio dobrane systemy chmurowe oraz zintegrowane z nimi wydajne urządzenia wielofunkcyjne. To dzięki nim dokumenty mogą być współdzielone w wygodny i bezpieczny sposób, a praca może toczyć się symultanicznie, niezależnie od zróżnicowania personelu pod kątem pochodzenia.

W średnich i dużych przedsiębiorstwach coraz większą popularność zdobywają zaawansowane systemy z zakresu zarządzania informacjami. To oparte na chmurze centralne repozytoria informacji, pozwalające skutecznie zarządzać organizacją pracy, obsługiwać zobowiązania, ograniczać ilość niepotrzebnej dokumentacji, a także tworzyć wydajne i bezpieczne cyfrowe archiwa. – Możliwości takich systemów są ogromne. Oprogramowanie biurowe coraz częściej automatycznie odczytuje niezbędne informacje ze skanu lub pliku przesłanego mailem i umieszcza je w odpowiednim kontekście. Technologia pilnuje terminów, chroni firmowe zasoby przed cyberprzestępcami, ogranicza dostęp do poufnych treści i gwarantuje, że dokumentacja jest przechowywana zgodnie z przepisami. A co najlepsze, takie rozwiązania są łatwe do wdrożenia w firmie każdej wielkości. Jest to możliwe dzięki architekturze low-code, która pozwala sprawnie budować zautomatyzowane procesy w firmie za pomocą gotowych komponentów, łączonych ze sobą przy użyciu wspólnego graficznego interfejsu – wyjaśnia Michał Mikulski. I dodaje: – Dzięki temu każdy proces można łatwo dostosować do zmieniających się wymagań firm.

O pracy hybrydowej w poradniku od Canon

Aby lepiej opowiedzieć potencjalnym zainteresowanym o dostępnych na rynku możliwościach, eksperci Canon stworzyli przewodnik po rozwiązaniach ułatwiających pracę hybrydową. Całość dostępna jest za darmo na stronie producenta.

Prezentacja została napisana przystępnym językiem i analizuje konkretne wyzwania, z jakimi mierzą się dziś przedsiębiorcy. Warto zwrócić na nie wagę, bo – oprócz wymiernych efektów, takich jak oszczędność czasu, porządek w dokumentacji czy wyższy poziom firmowego bezpieczeństwa – stawką są także pozytywne „efekty uboczne” dobrze wdrożonej pracy hybrydowej. Czyli dużo większa wygoda pracy, bezpośrednio przekładająca się na nasze podejście do codziennych obowiązków.

Więcej materiałów od Canon można znaleźć TUTAJ.