Człowiek orkiestra na wagę złota – kim jest dobry event manager?

Świat event managementu jest jak dynamicznie działająca machina, z której nowinkami trzeba być na czasie, a rzucanym przez nią wyzwaniom umiejętnie stawiać czoła. Dlatego w pracy event managera – osoby umiejącej taki „twór” okiełznać – przyda się kilka istotnych cech, które znacznie ją ułatwią i tym samym zapewnią zawodowy sukces.

Elastyczny i otwarty

Zawód event managera często kojarzy się ze stylem życia, które po brzegi wypełnione jest ciągłymi imprezami – większymi lub mniejszymi. Dlatego ważne jest, by być osobą dyspozycyjną i gotową na częste wyjazdy, zajęte pracą weekendy i permanentny brak czasu dla siebie w okresie „gorących” sezonów. Trzebazdawać sobie sprawę, że z tak dużą dyspozycyjnością wiąże się też otwartość na ludzi i wybieganie im naprzeciw z pomysłowymi rozwiązaniami. Ale nie tylko, bo komunikatywność to także ta cecha, która pożądana jest również w kontaktach z zespołem współpracowników. Łatwość w nawiązywaniu kontaktów pomocna jest zarówno w pozyskiwaniu patronatów medialnych, nawiązywaniu kontaktów z mediami, jak również w bieżącej pracy ze swoimi podwładnymi. – Event manager musi się orientować nie tylko w branży, w jakiej działa klient, lecz także potrzebach potencjalnych uczestników organizowanego wydarzenia oraz swoich kolegów po fachu – mówi Paweł Haberka, General Manager w agencji PowerEvents. – W tej pracy trzeba po prostu być i umieć przebywać wśród ludzi. Z takim podejściem ułatwi się pracę sobie i innym, oraz skróci czas niepotrzebnych nadgodzin, jakie mogą się pojawić z powodu niezrozumienia się obu stron. Bo przecież kreatywny event manager to manager wypoczęty. Choć o to drugie często w tym zawodzie jest trudno – dodaje.

Planista z wyobraźnią

Pomysłowość to kolejna ważna cecha w tym zawodzie. Wiąże się ona jednak nie tylko z umiejętnością wymyślania angażujących i ciekawych eventów. To także zdolność wybiegania w przyszłość – i to nierzadko bardzo daleką. Nieważne bowiem, jakiego typu imprezą event manager musi zarządzać: koncertem, spotkaniem dla mediów albo kameralną firmową imprezą. Istotne jest, by była to także zabawa, której skutków nie powstydzi się klient, uczestnicy ani tym bardziej organizujący całe wydarzenie event manager. W związku z tym taka osoba musi też umieć dokładnie przygotować wydarzenie i zaplanować każdy jego etap, a w trakcie odpowiednio nim zarządzać. Tutaj najważniejszyjest dobry plan – bo dzięki niemu w razie nieprzewidzianych sytuacji można szybko dopasować się do zastanych okoliczności.

– Sprawnego event managera można poznać po jednym: mając do dyspozycji wiele zmiennych, danych i szczegółów organizowanego wydarzenia, potrafi nimi sprawnie zarządzać. To on planuje scenariusz wydarzenia, rozdziela zadania w zespole, weryfikuje ich realizację i nimi kieruje. Wreszcie: to on jest odpowiedzialny za efekt końcowy całego eventu. Jednym słowem, multitasking to najbardziej pożądana cecha u event managera – mówi Paweł Haberka z PowerEvents.

Nie dać się zjeść nerwom

Praca w branży eventowej ze względu na jej „szybką” specyfikę działania wiąże się też z ogromnym stresem. Działanie pod presją związaną z tym, czy wszystko potoczy się według planu, czy np. gwiazda wieczoru nie rozchoruje się w ostatniej chwili albo po prostu – na scenie zgasną światła w najmniej oczekiwanym momencie, może poważnie obciążyć organizm osoby o słabej psychice. Trzeba mieć zawsze gotowy plan awaryjny, a jeśli ten zawiedzie, to zwyczajnie nie dać się ponieść panice udzielającej się wszystkim dookoła. Jeśli plan A nie wypali, dobrze jest pamiętać, że mamy do wykorzystania jeszcze cały alfabet pomysłów. Tutaj kłania się dodatkowa cecha osobowości, jaką jest zdolność przewidywania ryzyka. Jeśli mamy ją pod kontrolą, to zawsze wyjdziemy obronną ręką i tym samym z pokerową twarzą z każdej, nawet najtrudniejszej sytuacji. – Najważniejszą cechą event managera jest opanowanie – mówi Paweł Haberka. – Niestety, nie jest to łatwe, nie zawsze się też udaje. Jeśli więc czujemy, że nawet najmniejszy niedopracowany szczegół wybije nas z rytmu, nie szukajmy pracy w tym zawodzie. Tylko spokój może uratować event managera. Bo to od tej cechy charakteru w dużej mierze zależy powodzenie każdego przedsięwzięcia.

MW