Jak wynajmować meble na eventy? Poradnik od A do Z | STAR EVENT

Event marketing staje się coraz popularniejszy. Decydują się na niego małe i duże firmy. Przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że to skuteczna forma promocji marki, utrwalenia jej w świadomości odbiorców i kreowania pozytywnego wizerunku brandu. Aby jednak wydarzenie miało pozytywny wydźwięk, musi być dopracowane i przygotowane z troską o najmniejsze detale.

Nie bez znaczenia pozostaje więc aranżacja przestrzeni. W tym celu przedstawiamy poradnik, z którego dowiesz się, jak ważną rolę odgrywają meble na eventy. Podpowiadamy, jakie są ich rodzaje, jak przebiega proces zamawiania, montażu i demontażu mebli, a także przekazujemy garść wskazówek, które przydadzą się podczas organizacji wydarzenia.

Dlaczego warto wynajmować meble?

Eventy to bardzo szerokie pojęcie, skrywające pod swoją nazwą tysiące różnego rodzaju wydarzeń, o bardzo różnym charakterze. Mogą to być targi, imprezy, festiwale, konferencje czy bale, ale też mnóstwo innych okazji, które są skuteczną formą promocji marki bądź po prostu interesującym wydarzeniem, skupiającym bliskich i znajomych, kontrahentów, fanów itd. Podczas ich organizacji, istotne jest nie tylko wybranie właściwej przestrzeni, w której mają się odbyć, ale także należyte zagospodarowanie jej. Powinno to nastąpić w sposób przemyślany – dostosowany do charakteru wydarzenia, nawiązujący do kultury organizacyjnej marki, a przede wszystkim komfortowy dla uczestników.

Meble na eventy to nazwa skrywająca w swoim pojęciu tysiące propozycji – odpowiednich do sezonu, okazji i potrzeb klienta. W ofercie Star Event dostępne są m.in. sofy, krzesła, stoły, meble LED, a nawet bary i lady. Tym samym, korzystając z usług naszej firmy, w sposób kompletny możesz zaaranżować wybrane miejsce – pusty plac festynowy, ogródek, taras na dachu, restaurację, salę konferencyjną czy ogromną halę. Możliwości są ogromne – istotny jest pomysł. Jeśli go nie masz – nic straconego. Wystarczy podczas kontaktu z obsługą firmy Star Event, że poinformujesz nas o swoich potrzebach, celu wydarzenia, motywie przewodnim, miejscu w którym się odbędzie. Wówczas pomożemy Ci dobrać odpowiednie meble, które wpiszą się w Twoje oczekiwania.

Ogromną zaletą wynajmowania mebli eventowych jest oszczędność. Nie musisz wydawać fortuny na zakup elementów, które miałyby wypełnić przestrzeń. W znacznie niższej cenie możesz wynająć pełną aranżację, składającą się z ekskluzywnych produktów. Nie da się bowiem ukryć, że uczestnicy takich wydarzeń przykładają dużą wagę do tego, jak prezentuje się całość. Takie detale decydują o tym, w jaki sposób będzie odbierana firma. Nie ma więc mowy o niestabilnych krzesłach, uszczerbionych stołach czy powycieranych sofach – nawet takie elementy mogą niekorzystnie oddziaływać na wizerunek marki! Pamiętaj także, że oszczędzasz nie tylko na zakupie, ale również na pracach związanych z utrzymaniem mebli w dobrej kondycji czy ich przechowywaniem, rozstawianiem i restaurowaniem. Do tego celu potrzebne są odpowiednie środki i możliwości, a także czas i ręce do pracy. Wynajmując – nie musisz się tym wszystkim przejmować.

Kolejnym atutem współpracy ze Star Event jest to, że właściwie niczym nie musisz się martwić. Po ustaleniu wszystkich szczegółów – m.in. wyborze mebli czy ustaleniu miejsca i daty wydarzenia, wszystko już będziemy mieć pod kontrolą. Nasza ekipa montażowa przyjedzie na miejsce eventu z odpowiednim wyprzedzeniem, skręci meble i ustawi je wedle życzeń, a po jego zakończeniu zdemontuje całą konstrukcję. Oczywiście możesz w tym wszystkim uczestniczyć i mieć wszystko pod kontrolą. Zdarza się bowiem, że podczas stawiania instalacji zmienia się wizja – wówczas pomożemy Ci dopasować ją do potrzeb, np. przemieścimy bar w lepsze miejsce czy inaczej ustawimy krzesła.

Rodzaje mebli na eventy

Proste i eleganckie kształty – wszyscy doskonale wiedzą, że prosta forma najlepiej się sprawdza. Jednokolorowe meble o nieskomplikowanych bryłach będą dobrym uzupełnieniem każdej aranżacji. W naszej ofercie dostępne są krzesła, hokery, stoły, bary i lady oraz kompletne ekspozycje, wykonane z wysokiej jakości materiałów – m.in. drewna, szkła, metalu czy tworzywa sztucznego. Gwarantuje to ich świetną prezencję, ale też wyjątkową trwałość.
Ekologiczne klimaty – dziś nurt eko cieszy się dużą popularnością. Dbałość o środowisko jest tym, na czym bardzo nam zależy, dlatego z przyjemnością wprowadziliśmy do oferty meble eventowe wykonane z palet. To zarówno siedziska, pufy, półki, bary, jak i różnego rodzaju stoliki. Wykonane z palet aranżacje znakomicie prezentują się na fotografiach, są wygodne w użytkowaniu, a przede wszystkim niedrogie i funkcjonalne.
Nowoczesne wykończenie – każdy, komu zależy na niebanalnej estetyce aranżacji, powinien zwrócić uwagę na nasze meble podświetlone kolorowym światłem LED. Inną propozycją są hokery o intrygujących kształtach, designerskie sofy i krzesła, a także wielobarwne, patchworkowe fotele. Takie meble świetnie uzupełnią nawet najzwyklejszą przestrzeń i stworzą w niej wyjątkowy klimat.
Meble dla dzieci – eventy dla najmłodszych potrzebują szczególnej oprawy. Z naszą pomocą stworzysz dostosowane do wymagań dzieci aranżacje, gdzie będą mogły odbyć się różnego rodzaju zabawy i atrakcje. Co więcej, meble dla dzieci często przydają się także podczas eventów dla dorosłych, którzy przybywają ze swoimi pociechami, np. na firmowe festyny rodzinne.
Namioty – to idealna opcja na imprezy plenerowe. Jeśli planujesz event na świeżym powietrzu, warto nieco się zabezpieczyć przed warunkami atmosferycznymi – słońcem, wiatrem czy deszczem. Co więcej, oferowane przez nas namioty stanowią świetny element aranżacji – wyglądają stylowo, przykuwają uwagę i przede wszystkim są solidne oraz bezpieczne.
Akcesoria – meble to podstawa, ale nie mniej ważne są akcesoria. To detale wpływają na to, jak finalnie prezentuje się dana przestrzeń. W ofercie Star Event dostępne są między innymi boxy, leżaki, poduszki, lustra, wieszaki, a także wykładziny, lampiony czy sztuczne rośliny. Połączenie wybranych mebli z dodatkami sprawi, że całość nabierze wyrazu

Jak przebiega wynajem mebli na event? Od pierwszego kontaktu aż po demontaż mebli

Jeśli rozważasz współpracę z firmą Star Event, koniecznie poznaj kwestie, z których dowiesz się, jak przebiega cały proces! To wcale nie jest trudne ani czasochłonne!

Na początku warto zorientować się, jakie produkty i usługi są dostępne w ofercie. Można to zrobić odwiedzając stronę internetową starevent.pl lub kontaktując się telefonicznie.
Następnym krokiem jest skonstruowanie szczegółowego maila. Czemu szczegółowego? Otóż dzięki temu finalizacja zamówienia będzie znacznie szybsza. Taki mail powinien zawierać 3 podstawowe informacje:
- termin wydarzenia – dokładna data i godzina eventu, a także pożądany termin montażu i demontażu mebli;
- lokalizację wydarzenia, a także specyfikację miejsca eventu – np. czy odbędzie się na zewnątrz czy wewnątrz, czy jest widna, które piętro itp.;
- zapotrzebowanie – wskazanie wybranych mebli bądź prośba o sugestię (w drugim przypadku niezbędne jest określenie charakteru wydarzenia, motywu przewodniego, dostępnej przestrzeni czy ramowego planu imprezy itp.).
Po uzyskaniu tych informacji przesyłamy kompleksową listę mebli, które klient chce wynająć, a także wycenę do weryfikacji.
Gdy wszystko się zgadza, należy wysłać maila z akceptacją, a także danymi do faktury.
Opłacenie faktury staje się równoznaczne z realizacją zamówienia oraz akceptacją regulaminu wypożyczenia. Jest to najważniejszy punkt w procesie finalizacji.
W związku z tym, że branża eventowa jest bardzo dynamiczna, logistyka jest u nas ustalana na bieżąco. Jeśli klient będzie chciał ustalić szczegóły z kierowcą realizującym zlecenie, możliwe będzie otrzymanie jego numeru telefonu, jednak nie wcześniej niż kilka dni przed dniem wydarzenia.
Teraz pozostaje tylko czekać na odbiór mebli! Ekipa montażowa ze Star Event składa się z szeroko uśmiechniętych specjalistów, którzy znają się na rzeczy. Ekspresowo i sprawnie skręcą meble i ułożą je wedle wskazówek.
Po zakończeniu montażu następuje inspekcja klienta. Niezbędne jest zweryfikowanie, czy wszystkie wskazane meble zostały dostarczone, czy ich stan techniczny jest bez zarzutu oraz przede wszystkim, czy jest zadowolony z usługi.
Gdy event dobiegnie końca, ekipa (de)montażowa ponownie zjawi się we wskazanym miejscu i czasie, aby samodzielnie poskładać meble, zapakować je i zabezpieczyć przed transportem. Wówczas następuje też ocena stanu mebli po wydarzeniu – w razie jakichkolwiek wątpliwości, te są zgłaszane klientowi i wspólnie wyjaśniane.

Organizujesz event? Poznaj cenne wskazówki!

Po pierwsze – zwróć uwagę na panujące warunki atmosferyczne. Jeśli planujesz event plenerowy, warto zapewnić odpowiedni komfort i ochronę uczestnikom – np. przed palącym słońcem, deszczem czy powiewami wiatru. Przydadzą się wówczas dobre jakościowo namioty czy parasole.

Po drugie – pamiętaj, że wybór mebli warto dostosować do potrzeb i oczekiwań uczestników. Jeśli na evencie mają pojawić się influencerzy, którzy z pewnością będą wykonywać mnóstwo zdjęć, nagrywać video czy robić relacje do social mediów, warto zadbać o tzw. insta-friendly spots. Muszą to być przemyślane aranżacje, które znakomicie będą wyglądać na fotografiach, dlatego przydadzą się designerskie meble czy akcesoria. Jeśli natomiast istnieje prawdopodobieństwo, że na wydarzeniu będą obecne dzieci – niech też znajdzie się strefa przyjazna im, wyposażona w kolorowe meble dla najmłodszych!

Po trzecie – nigdy nie zapominaj, że jesteśmy do pełnej dyspozycji. Jeśli więc nie wiesz, jakie meble czy w jakiej ilości będą potrzebne na Twoim evencie – skontaktuj się z nami. Pomożemy skompletować zamówienia w sposób optymalny. Mamy doświadczenie i z przyjemnością doradzimy!

Po czwarte – chcesz zaskoczyć audytorium? Sprawić, że uczestnicy długo będą wspominać to wydarzenie? Na specjalne zamówienie możemy przygotować wizualizację 3D, aranżację strefy czy zorganizować wynajem elementów, których nie ma w naszej bieżącej ofercie. Już nie raz udowodniliśmy, że u nas niemożliwe jest możliwe! W takiej sytuacji skontaktuj się z nami telefonicznie, a powiemy, jak możemy Ci pomóc!

Po piąte – zastanawiasz się, kiedy złożyć zamówienie? Bezpieczny okres to jednomiesięczne wyprzedzenie. Niemniej pamiętaj, że zawsze warto zadzwonić – nawet jeśli termin tuż tuż. Już nie raz okazaliśmy się deską ratunku dla klientów będących w opałach!

www.starevent.pl

Magdalena Wilczak