10 EVENTOWYCH TRENDÓW NA 2020 ROK

Julius Solaris, ekspert przemysłu spotkań i założyciel bloga EventMB, przygotował najbardziej oczekiwany raport trendów roku. Powstał on po przeanalizowaniu 2000 wydarzeń, przeprowadzeniu wywiadów z eventowcami i sprawdzeniu setek narzędzi do pracy przy różnego rodzaju imprezach. Efektem badania jest zestawienie 10 najważniejszych trendów, które będą miały wpływ na wydarzenia w 2020 roku.

Kończy się druga dekada XXI wieku i w branży mówi się o początku nowego przemysłu spotkań. Jego kierunek będzie wyznaczany przez kreowanie zmiany za pomocą wydarzeń. Ważnymi aspektami będzie ekologia i podejście non-waste oraz event jako fundament bezpośredniego kontaktu między ludźmi w świecie zdominowanym przez technologię. Każde dziesięciolecie jest pewną cezurą i okazją do podsumowań, a stawka jest wysoka, ponieważ w dobie silnej konkurencji, tylko najbardziej zaangażowani profesjonaliści będą w stanie sprostać rosnącym oczekiwaniom uczestników wydarzeń.

Najważniejsze trendy eventowe na 2020 rok:

1. „Zawstydzanie” latających i promowanie spotkań online
„Niepotrzebne latanie” (ang. unnecessary flying) to nowy termin obecny w dyskursie spotkań z powodu negatywnego wpływu lotów samolotowych na środowisko. Postulat ograniczenia latania wydaje się całkowicie sprzeczny z założeniem spotkań, targów i dużych, międzynarodowych wydarzeń. Odpowiedzią na ten problem mogą być spotkania online, które mogą zastąpić wszystkie spotkania o nietransakcyjnym charakterze (takim jak spotkania edukacyjne czy warsztaty). Planiści mają w rękach nowe narzędzia, które zaangażują uczestnika cyfrowych spotkań niemalże tak samo, jak spotkanie twarzą w twarz. Przykłady takich rozwiązań to filmy kręcone pod kątem 360 stopni, cyfrowe pokoje spotkań i rozwój wirtualnych przestrzeni współpracy. Planiści będą mogli sprzedawać dostęp do tworzonych przez siebie platform na zasadzie subskrypcji.

2. Jedno oprogramowanie do wszystkich spotkań
Przemysł eventowy coraz bardziej skłania się w stronę programów, które oferują wszystkie funkcje. W ostatnim roku globalny przyrost udziału tych aplikacji wyniósł 27%. Planiści lubią prostotę i wygodę, ponadto ponad połowa eventowców z raportu (52%) przyznaje się do awersji wobec zbierania danych. Wśród najważniejszych zalet upraszczania systemów można wymienić zbieranie danych z różnych źródeł czy integrację z innymi systemami. Krótko mówiąc, nawet najlepszy system nie przyjmie się na rynku, jeśli nie będzie intuicyjny w użyciu. Organizujący eventy powinni przemyśleć rozwiązania techniczne, których używają dotychczas i poszukać prostej, zintegrowanej alternatywy. Warto skonsultować się również ze swoim działem technicznym w kwestii przyszłego gromadzenia i wykorzystywania danych.

3. Projektowanie wydarzeń z punktu widzenia doświadczenia uczestnika
Mijający rok był czasem doświadczania eventów przez uczestnika. Tradycyjne eventy (np. LA Summit) zostały przekształcone w kilkudniowe doświadczenie, które łączyło ze sobą muzykę, jedzenie, występy na żywo, medytacje i oczywiście tradycyjne wystąpienia konferencyjne. Sam koncept „doświadczania wydarzenia” nie ma jeszcze swojej definicji, ale zaangażowanie uczestników jest jednym z najważniejszych celów każdego organizatora wydarzenia. Organizując wydarzenie, należy brać pod uwagę drogę uczestników od chwili rejestracji do informacji zwrotnej. Myśląc nad kolejnymi punktami eventu, planista powinien zadbać o unikalne doświadczenie, wybierając wyjątkowego mówcę lub zamieniając przerwę kawową w prawdziwe budowanie relacji. Dobrym pomysłem jest zawsze łączenie technologii i zaangażowania uczestników – przykładem może być aplikacja do zbierania prezentów na terenie targów.

4. Płyń, jedź, leć
Koncepcja może wydać się trudna do przeprowadzenia, ale na pewno przyciągnie uczestników swoją innowacyjnością. Rejsy, podróże samolotem czy pociągiem mogą stać się częścią eventowego świata w nowym roku. W związku z tym być może warto rozważyć środek transportu jako miejsce organizowanego eventu. Logistyka takiego przedsięwzięcia stawia wiele wyzwań, ale też otwiera szereg nowych możliwości (odwiedzenie kilku lokacji, okazja do networkingu czy wspólne przeżywanie podróży).

5. Hollywoodzki styl
Festiwalizacja wydarzeń jako trend. To ma być spektakl wrażeń. Muszą występować w nim elementy zaskoczenia, każde wydarzenie powinno być ucztą dla wszystkich zmysłów. Wydarzenia muszą zapadać w pamięć jak np. Fuerza Bruta.

W rezultacie wzrośnie rola personelu i obsługi na konferencjach, targach czy imprezach integracyjnych. To oni mają być aktorami kreującymi wydarzenia. Wzrośnie też rola efektów audiowizualnych (AV), jaki i rzeczywistości wirtualnej (VR) oraz aplikacji w rzeczywistości rozszerzonej (AR). Będą one niezbędnymi narzędziami w pracy eventowców, aby mogli zanurzyć odbiorców w opowieści, nawet jeśli miejsce będzie tylko dużym, pustym płótnem.

6. Mapowanie
Mapowanie projekcji już oczywiście istnieje, zazwyczaj spotykamy je w projektach wysokobudżetowych. Wraz z pojawieniem się projektów takich jak Lightform czy Arduino, mapowanie projekcji stało się bardziej dostępne dla biznesu, mniejszych wydarzeń czy eventów. Aby ożywić i uatrakcyjnić wydarzenie, koniecznie należy użyć mapowania. 2020 to początek nowej ery, w której AI przesuwa granicę technologii wydarzeń i gdzie online spotka się offline.

7. Więcej niż recykling
Ze względu na rosnącą popularyzację ekologii, coraz częściej na różnego rodzaju wydarzeniach można zauważyć eko-trendy. Widać to zarówno w doborze upominków (ekotorby i metalowe słomki) oraz działań na eventach (sadzenie drzew, nadawanie drugiego życia przedmiotom). Po wystąpieniu Grety Thunberg wiele marek zdecydowało się położyć nacisk na ekologiczny aspekt swoich działalności. Ten trend przekłada się na branżę spotkań. Pierwszym krokiem może być poinformowanie na swojej stronie internetowej o działaniach, jakie firma podejmuje na rzecz ochrony środowiska. Jest to łatwe, jednakże tylko 10 proc. przedsiębiorstw korzysta z tej formy promocji. Kolejnym prostym sposobem, proponowanym w raporcie, jest segregacja śmieci podczas trwania wydarzenia i zbieranie od uczestników wszystkich jednorazówek (plakietek czy kart dostępu). Warto unikać jednorazowych kubków i sztućców, ograniczyć catering do wariantu bez mięsa i rozdawać wodę w butelkach wielokrotnego użytku. Wspomniane już wcześniej wspólne sadzenie drzew, również przyczyni się do bardziej ekologicznego wizerunku organizowanego eventu.

8. Więcej współpracy, mniej prezentacji
50-letnia bitwa przemysłu wydarzeń z prezentacjami – uczestnicy różnego rodzaju wydarzeń tradycyjnie narzekali na brak zaangażowania ze strony osób referujących prezentację. Raport wieszczy śmierć Powerpointa i oschłych referujących. Rok 2020 ogromnie podniesie poprzeczkę i wyjdzie naprzeciw współpracy, odchodząc od prezentacji ku zaangażowaniu uczestników. Analiza EventMB mówi nam, że podczas 73% konferencji i 50% targów organizatorzy oferują swoim odwiedzającym np. różnego rodzaju warsztaty jako element ich wydarzenia. Większość literatury i artykułów naukowych na ten temat zwykle się zgadza: transformacja dzieje się poprzez współpracę. Ważna jest integracja uczestnik-uczestnik, wiedza poprzez warsztat, zabawę, social media, dyskusję czy pracę w grupach.

9. Cześć nieznajomy, czyli Networking
Coraz częściej uczestniczymy w wydarzeniach, ponieważ chcemy poznać konkretne osoby. W nieco chaotycznym i przeładowanym informacjami świecie mediów społecznościowych, dla których jesteśmy trochę jak desperaci, wyselekcjonowane możliwości znalezienia nowych partnerów biznesowych jest czasami dość kłopotliwe. Aby ułatwić spotkanie, warto brać udział w różnego rodzaju wydarzeniach biznesowych. Aktualnie networking jest najbardziej zaniedbywanym elementem wydarzeń. Rok 2020 będzie zdecydowanie rokiem decydującym. Podczas planowania eventu bardzo ważne będzie stworzenie możliwości do networkingu z prawdziwego zdarzenia, do zaangażowania uczestników, by podali sobie dłoń i zamienili ze sobą kilka zdań. Dobrym rozwiązaniem będzie ulepszenie różnego rodzaju aplikacji wspomagających, warto też użyć sztucznej inteligencji. Podczas tworzenia sieci kontaktów w nowym roku warto także pomyśleć o młodym pokoleniu, o mniejszościach, osobach nie pijących czy niepełnosprawnych, oni także należą do społeczności biznesowych.

10. Nowy dzień: Strategie eventowe
2020 rok rozpocznie nową dekadę wydarzeń – koniec ze złymi praktykami, czas na bardziej nowoczesne wydarzenia oparte na danych. Przed nami wiele wyzwań. Obecnie można mówić o najdłuższym cyklu wzrostu Ameryki Północnej i nie ma sensu myśleć, że kryzys gospodarczy jest tuż za rogiem. W roku 2008/2009 wiele profesjonalnych zawodów związanych z wydarzeniami zostało zlikwidowanych jako pierwsze, ponieważ były na pierwszych pozycjach budżetu do cięcia, a oni sami byli widziani jako niepotrzebny wydatek. To, co wydarzyło się w 2008 roku, nie może się zdarzyć jeszcze raz. Jedyny sposób, by uchronić się przed powtórką tej sytuacji, jest przemyślenie ról osób zajmujących się planowaniem. Strateg wydarzenia to ważna osoba, a dzięki temu, że będą mieć dostęp do danych zorientowanych na uczestnika, wizja, którą będą stosować do swoich programów wydarzeń, zawsze zorientowana będzie na postęp, zaangażowanie, sprzedaż, przede wszystkim na ROI. Przed nami prawdziwa rewolucja i planiści powinni być na to gotowi. Gra trwa!

Opracowano na podstawie raportu GAME ON, autorstwa Juliusa Solarisa, założyciela EventMB.

Pełen raport: www.eventmanagerblog.com/10-event-trends

Raport ukazał się w styczniowym wydaniu OOH event! Numer można pobrać bezpłatnie TUTAJ.