Pierwsze wydarzenia hybrydowe i online Mazurkas Congress Management

Zespół Mazurkas Congress Management, w dniach 4-7 oraz 5-7 października br., zorganizował w Warszawie dwie konferencje hybrydowe. Firma poszerzyła swoją ofertę o nowe rozwiązania dla środowiska naukowego.

Mazurkas Congress Management wychodząc naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów m.in. środowisku naukowemu, w bardzo szybkim czasie zaimplementował rozwiązania dla wydarzeń wirtualnych i hybrydowych. Ważnym elementem tej oferty było wyselekcjonowanie odpowiednich partnerów technologicznych do kompleksowej obsługi audiowizualnej tych wydarzeń oraz specjalistycznej platformy transmisyjnej, dzięki której każdy uczestnik imprezy może wziąć w niej udział na żywo bez konieczności wyjścia z domu. Niemniej w przypadku konferencji hybrydowych, najważniejszym aspektem jest obecnie bezpieczeństwo wydarzenia na żywo, jego uczestników, pracowników i dostawców usług zgodnie z aktualnymi wytycznymi dla branży spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów. Był to kluczowy element realizacji obydwu wydarzeń, na który zarówno zespół Mazurkas Congress Management, jak i jego poddostawcy zwracali ogromną uwagę i za co zostali docenieni przez organizatorów po zakończeniu imprez.

Pierwszą realizacją Mazurkas Congress Management w formule hybrydowej była konferencja NUTECH 2020 (International Conference on Development and Applications of Nuclear Technologies), która odbyła się 4-7 października w Instytucie Chemii i Techniki Jądrowej. Było to 3-dniowe wydarzenie hybrydowe oraz jeden dzień zdalnie, w którym razem wzięło udział 100 osób, z czego połowa to uczestnicy online. W czasie konferencji odbyło się 51 wystąpień i 46 sesji posterowych.
Drugim wydarzeniem hybrydowym był MRW 2020 (Microwave and Radar Week), który odbył się 5-7 października w Gmachu Głównym Politechniki Warszawskiej. Było to bardzo złożone wydarzenie z uwagi na odbywające się pod nim 4 konferencje jednocześnie a pośród nich 56 sesji na 6 salach wykładowych. Łącznie wzięło w nim udział 250 osób.

– Była to nasza pierwsza tak duża i złożona konferencja naukowa w formie hybrydowej. Głównym jej wyzwaniem były kwestie technologiczne związane z odpowiednimi połączeniami, streamingami oraz przygotowaniem prelegentów do nowej formy realizacji wydarzeń tego typu. Obsłużyliśmy 60 sesji naukowych przez 3 dni, w tym 6 streamingów jednocześnie każdego dnia. Według nas bardzo ważną rolę odgrywa precyzyjna instrukcja dla zdalnych prelegentów, którą opracowaliśmy i przekazaliśmy przed konferencją. Dla osób chętnych zaproponowaliśmy również indywidualne testowanie połączenia przed wydarzeniem. Łącznie obsłużyliśmy 130 prelegentów zdalnych – relacjonuje Katarzyna Szymczak – Project Manager MRW 2020, Mazurkas Congress Management.

Za obsługę cateringową obydwu konferencji, zgodną z zasadami bezpieczeństwa, odpowiadała firma Mazurkas Catering 360°.