ORLEN Warsaw Marathon – wyzwanie nie tylko dla biegaczy

ORLEN Warsaw Marathon to impreza, w której udział biorą tysiące zdeterminowanych biegaczy, chcących pokonać własne słabości i pobić rekordy życiowe na królewskim dystansie. Nie tylko biegacze podczas OWM pokonują maratońskie odległości. Predyspozycjami długodystansowców musi się również wykazać cała ekipa techniczna odpowiadająca za przygotowanie i realizację eventu.

Za produkcję wydarzenia odpowiadała agencja Walk Events, a na jej zlecenie oprawę wizualną maratonu zrealizowała spółka VES. Pierwszą zaskakującą i łamiącą stereotypy kwestią jest damski duet odpowiedzialny za techniczną stronę wydarzenia. Ze strony agencji projekt koordynowała Małgorzata Lubelska, ze strony VES – Dominika Borawska.

Czy zdarzyło się już Wam wcześniej ze sobą współpracować?
DB: Z Małgosią już wielokrotnie współpracowałyśmy przy organizacji eventów odpowiadając za ich obsługę techniczną. Oczywiście każda oprawa wizualna, nawet najlepiej dopracowana na etapie projektowania, nie miałaby szans powodzenia bez sprawdzonej, doświadczonej ekipy technicznej, która bezpośrednio odpowiadają za realizację wydarzenia.
ML: Każdy event, nad którym pracujemy i który realizujemy wymaga indywidualnego podejścia. Takie projekty jak ORLEN Warsaw Marathon to ogromne wyzwanie logistyczne dla agencji eventowej. OWM to wynik półrocznej pracy, w której uczestniczyło ponad 200 osób.

Małgosiu wspomniałaś o półrocznych przygotowaniach eventu, a ile czasu spędziliście na samych błoniach PGE Narodowego?
ML: Teren udało nam się odebrać już 8 kwietnia, a prace demontażowe trwały do 28 kwietnia, zatem 20 ciężkich dni 🙂 Muszę dodać, że to były pełne dni – pracowaliśmy właściwie 24 godziny na dobę.

A jak wyglądała praca nad oprawą multimedialną wydarzenia?
DB: Już po raz piąty odpowiadaliśmy za oprawę ORLEN Warsaw Marathon. Głównym elementem oprawy wizualnej była multimedialna linia STARTU i METY. Montaż wszystkich urządzeń multimedialnych i oświetleniowych trwał 6 dni, podczas których na terenie miasteczka biegowego pracowała 24-osobowa ekipa techniczna. W tym roku oprócz statystyk dotyczących liczby sprzętu, który został wykorzystany podczas eventu, postanowiliśmy obliczyć ile kilometrów nasza ekipa techniczna pokonała podczas przygotowań do wydarzenia. Ponad pół tysiąca kilometrów czyli dystans odpowiadający 13 maratonom „wydeptał” nasz VES-owy team montując 192 tony sprzętu.
ML: Bezpośrednie prace montażowe rozpoczęliśmy 10 kwietnia, na 14 dni przed startem, zgodnie z harmonogramem, tak, aby każda z ekip technicznych mogła realizować jasno określone zadania i konsekwentnie „budować” kolejne elementy miasteczka biegowego. Montaż oprawy multimedialnej rozpoczął się od strefy EXPO oraz biura zawodów, gdyż te przestrzenie musiały być oddane jako pierwsze. Prace nad multimedialną oprawą strefy startu i mety rozpoczęły się 20 kwietnia. Liczby, o których wspominała Dominika robią wrażenie, należy jednak pamiętać, że na terenie miasteczka biegowego pracowały setki osób, których praca była możliwa jedynie dzięki dobrej organizacji i jasnemu podziałowi obowiązków.

Liczby robią wrażenie, ale zaciekawiło mnie stwierdzenie „multimedialne linie startu i mety”? Powiedzcie coś więcej o tym.
DB: Jednym z najbardziej charakterystycznych punktów ORLEN Warsaw Marahon jest właśnie linia startu. Od początku istnienia wydarzenia jej forma pozostaje zbliżona, ale pod względem technologicznym zawsze przechodzi przeobrażenie. W tym roku na konstrukcjach linii startu i mety zainstalowaliśmy ponad 300 m2 powierzchni diodowej o rozdzielczości 5 mm i 7 mm. Ekrany diodowe na linii startu zamontowane zostały po obu stronach, tak aby były widoczne dla biegaczy startujących na każdym z dystansów (10 km i 42 km). Na linii mety nasz ekran umożliwiał, dzięki transmisji life, śledzenie najlepszych zawodników przez kibiców.

Małgosiu – ORLEN Warsaw Marathon – co dla Ciebie było największym wyzwaniem podczas tego wydarzenia?
ML: Niestety, w tym roku największym wyzwaniem okazała się być pogoda, która od pierwszych dni postanowiła przetestować nasze przygotowanie i wytrzymałość. Bardzo niska temperatura i silny wiatr w nocy były wyjątkowo uciążliwe, ale na szczęście nie spowodowały zamieszania w dobrze przygotowanym harmonogramie.

Dominika – mówiłyśmy już o wielkim ekranie diodowym, który mógł zobaczyć każdy, ale zapewne są elementy, które nie rzucają się w oczy, a dla oprawy całego wydarzenia są istotne.
DB: Tak zdecydowanie, ekran diodowy był dominującym elementem oprawy, ale nie jedynym. Na terenie całego miasteczka, biura EXPO i strefy VIP zainstalowaliśmy ponad 200 urządzeń oświetleniowych. W biurze prasowym zawodów zapewniliśmy dodatkowo ekran diodowy w jakości obrazu Ultra HD i rozdzielczości 2 mm. Tak naprawdę dla nas najważniejszą częścią zaplecza technicznego są: niewidoczne dla uczestników wydarzenia, „ukryte” w reżyserce, media serwery, za pomocą których nasi realizatorzy zadbali o perfekcyjne efekty wizualne potęgujące niezapomniane emocje towarzyszące uczestnikom biegu.

Czy można powiedzieć, że reżyserka jest „sercem” eventu?
ML: Myślę, że nie tylko sercem, ale również mózgiem całego wydarzenia. To w niej, a właściwie w nich zapadają strategiczne decyzje dotyczące kolejnych etapów eventu. To tutaj bije najmocniej serce całego eventu, do którego spływają wszelkie informacje z każdej komórki wydarzenia. Z pewnością reżyserka stanowi jedno z najważniejszych miejsc całego eventu.

Dla biegaczy event kończy się za linią mety, a dla Was?
DB: Emocje związane z eventem towarzyszą nam od pierwszej minuty realizacji i nie opuszczają aż do samego końca. W przypadku ORLEN Warsaw Marathon był to moment, w którym ostatni kibic i biegacz opuścił miasteczko, a nasza ekipa techniczna zakończyła demontaż. Dopiero wtedy mogliśmy odetchnąć i cieszyć się z kolejnego udanego projektu. Podobnie jak biegaczom na linii mety towarzyszy wielka euforia i jeszcze większe zmęczenie, tak i naszej satysfakcji z kolejnej udanej realizacji towarzyszy zmęczenie związane z „realizacyjnym maratonem”. Oczywiście z perspektywy czasu zmęczenie wydaje się być znikome, a radość z tego co robimy jest najlepszym wynagrodzeniem.
ML: Dla organizatora bardzo często event kończy się wiele tygodni po, kiedy to mamy zamknięty i rozliczony cały projekt. Trwa to często miesiącami. Dla nas to czas podsumowań, szukania nowych, lepszych rozwiązań, sprawdzania co zagrało, a co warto zmienić w kolejnych edycjach.

Rozmawiała Magdalena Wilczak

Artykuł ukazał się w OOH event! Pobierz wersję online: TUTAJ.