Wyzwania organizatorów eventów online

• Na nowo trzeba zdefiniować temat zaangażowania i nie wystarczą tu kalki z tradycyjnych eventów. 
• Organizatorzy eventów muszą mierzyć się również ograniczeniami technologicznymi po stronie prelegentów występujących na wydarzeniu. 
• Klasycznie przeprowadzone koncerty, występy artystyczne, w których nie ma komponentu interakcji, nie spełniają swoich funkcji.

W dobie koronawirusa eventy online stały się realną alternatywą dla bezpośrednich spotkań. Na rynku nastąpił „boom” w obszarze organizacji wirtualnych wydarzeń. Choć agencje eventowe oraz ich klienci mają za sobą pierwsze doświadczenia, teraz każda ze stron staje przed kolejnymi wyzwaniami.

Podczas dedykowanej dla branży eventowej konferencji online Spark of Change 2021 zapytano jej uczestników o to, z jakimi bolączkami zmagają się podczas organizacji eventów online. Grono blisko 1200 osób składających się w znacznej części z event managerów, jako główny problem wymieniło utrzymanie zaangażowania osób biorących udział w wirtualnych wydarzeniach (48%). Drugą najczęściej pojawiająca się odpowiedzią był brak odpowiedniego zaplecza i wiedzy technologicznej (23%). Na trzeciej pozycji uplasował się brak bezpośredniej interakcji na żywo między uczestnikami (20%). Najmniej odpowiadających wskazało na słabą frekwencję (9%).

– Na warsztat w 2021 roku bierzemy temat zaangażowania. Konferencja wskazała nam jasny kierunek, czego oczekują od nas klienci. Oczekują jasnych i konkretnych wskazówek jak sprawić, aby Kowalski siedzący przed laptopem 300 km dalej nie zajmował się 10 innymi rzeczami poza uczestnictwem w naszym wydarzeniu. To jest dla organizatorów duże wyzwanie, bo na nowo trzeba zdefiniować temat zaangażowania i nie wystarczą tu kalki z tradycyjnych eventów. Klasycznie przeprowadzone koncerty, występy artystyczne, w których nie ma komponentu interakcji, nie spełniają swoich funkcji. Wypierają je rozwiązania, które angażują, wprowadzają element grywalizacji. Lubimy takie wyzwania i dlatego dużą część tego roku poświęcimy właśnie na zaadresowanie odpowiedzi na wyzwania związane z zaangażowaniem – podsumowuje Michał Michałowski, CEO Online Event Support.

Jak wzbudzić zaangażowanie wśród uczestników?
Jim Cermak, Host of the Trade Show University Podcast for Live and Virtual Events, w swoim wystąpieniu podczas konferencji online Spark of Change 2021 omawiał m.in. problem zwiększenia zaangażowania wśród uczestników wirtualnych wydarzeń. Z pomocą przychodzą np. quizy, ankiety, udzielanie głosu czy zadawanie pytań na chacie. Podczas wydarzeń online warto również zadbać o breakout roomy i podział na mniejsze grupy, które zachęcają ludzi do dyskusji.

Dla biorących udział w evencie zachęceniem do większej interakcji mogą być również dobrze zaplanowane wystąpienia prelegentów. Znacznie lepiej stawiać na te krótkie i podzielone na części niż długie i zbite w całość. W eventach online chodzi o opowiadanie i pokazywanie emocji, a nie wykładanie. Kolejną wskazówką jest wykorzystanie zasady „mniej znaczy więcej” i zamiast słów zdecydowanie się na większą ilość zdjęć czy grafik, tak aby udział w wydarzeniu był prosty i intuicyjny.

Kluczowe aspekty technologiczne eventów online
Wątpliwości związane z kwestiami technologicznymi rozwiała z kolei Joanna Jurak, Chief Innovation Officer w Online Event Support. Podczas produkcji eventu online należy szczególną uwagę zwrócić na 3 podstawowe elementy:
• narzędzia, które umożliwią produkcję wydarzenia i wysłanie sygnału transmisji;
• serwer, który ten sygnał odbierze i umożliwi dystrybucję treści;
• odtwarzacz, czyli miejsce, gdzie event zostanie wyemitowany.

Dwa ostatnie elementy najczęściej idą w parze, a oferują je choćby ogólnodostępne rozwiązania typu YouTube. Jednak w przypadku wykorzystania ogólnodostępnych platform dyskusyjne pozostaje bezpieczeństwo transmisji w kontekście dostępu do niej przez osoby niepowołane. Optymalnym rozwiązaniem jest bez wątpienia korzystanie z narzędzia, które oferuje wszystkie trzy wspomniane wyżej elementy, czyli wirtualnej platformy.

Mimo dostępnych na rynku kompleksowych rozwiązań, obejmujących kluczowe funkcjonalności oczekiwane przez większość organizatorów, zdarza się, że dane narzędzie nie spełnia wszystkich potrzeb związanych z organizacją konkretnego wydarzenia. Te mogą dotyczyć samej produkcji lub finalnego efektu wizualnego, który nie jest możliwy przy wykorzystaniu samej platformy. Wtedy należy wziąć pod uwagę produkcję studyjną i osadzenie jej na wybranej platformie.

Organizatorzy eventów muszą mierzyć się również ograniczeniami technologicznymi po stronie prelegentów występujących na wydarzeniu. Narzędzia łatwo dostępne i intuicyjne w obsłudze po stronie uczestnika mogą okazać się wyzwaniem dla osób, które jako występujący muszą nawiązać z nami videopołączenie. Przeszkodę może tu stanowić zarówno sam poziom zaawansowania technologicznego prelegenta, jak i obiektywne przyczyny techniczne, np. związane z domyślnym blokowaniem przez sieci korporacyjne możliwości nawiązywania połączeń przez wszystkie komunikatory poza jednym, dozwolonym w danej firmie. W takich organizatorzy powinni zadbać o umiejętne połączenie wszystkich narzędzi w taki sposób, aby ułatwić udział występującym na naszym wydarzeniu, jednocześnie nie przenosząc uczestnika do innego środowiska i zachowując po jego stronie ciągłość i płynność transmisji.

AS