Event MIX Relacje międzyludzkie są nie do zastąpienia! | Aleksander Batorski, LCK

Relacje międzyludzkie są nie do zastąpienia! | Aleksander Batorski, LCK

354
0

O roku szybkich reakcji, trudnych decyzji i wyzwań, ciągłego dostosowania się do zmieniającej się rzeczywistości rozmawiamy z Aleksandrem Batorskim, dyrektorem Lubelskiego Centrum Konferencyjnego.

W styczniu ubiegłego roku docierały do nas coraz bardziej niepokojące informacje ze świata. Pomimo, że nasz rynek spotkań bardzo dobrze funkcjonował, COVID był coraz bliżej polski. Jak Państwo wspominacie ten czas?

Przez ostatnie kilka lat w województwie lubelskim bardzo widoczny był rozwój sprzyjający branży spotkań – powstała nowa infrastruktura hotelowa, drogowa, zmodernizowano linię kolejową, siatka połączeń lotniczych systematycznie się powiększała. Rok 2020 zapowiadał się wyjątkowo dobrze, zaczęliśmy realnie konkurować o międzynarodowe wydarzenia z krajowymi i europejskimi destynacjami. Kalendarz rezerwacji był kompletnie zapełniony na najbliższe miesiące, mieliśmy przyjęte rezerwacje na wydarzenia, które planowane były od kilku lat – np. Kongres Międzynarodowego Stowarzyszenia  European Academy Of Dentomaxillofacial Radiology. Informacje o nieuniknionym zderzeniu z koronawirusem budziły w nas niepokój, jednak chyba nikt się nie spodziewał tak szybkiego rozwoju  sytuacji.

W końcu nadszedł marzec i doszło do pierwszego lockdownu. Co działo się w LCK w tamtym okresie?

Pierwszy lockdown był wielką niewiadomą i zarazem wyzwaniem dla nas wszystkich, zaczęło pojawiać się mnóstwo pytań o przyszłość branży spotkań, która z dnia na dzień stanęła pod znakiem zapytania. Dla LCK miniony rok był czasem szybkich reakcji, trudnych decyzji i wyzwań, ciągłego dostosowania się do zmieniającej się rzeczywistości. Na początku pandemii postawiliśmy przede wszystkim na bezpieczeństwo i nowe procedury, które są z nami do dziś. LCK opracowało autorski projekt „Bezpieczna Konferencja” – wdrożyliśmy jedną z pierwszych procedur w Polsce, mającą na celu zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom i organizatorom wydarzeń. Projekt konsultowaliśmy m.in. z Wojewódzką Stacją Sanitarno-Epidemiologiczną. Jako drugi obiekt w Polsce otrzymaliśmy certyfikat Polskiej Organizacji Turystycznej/ Poland Convetion Bureau „BEZPIECZNY OBIEKT MICE”. Maksymalnie zadbaliśmy o bezpieczeństwo – zainwestowaliśmy w sterylizatory powietrza, automatyczne, bezdotykowe stacje do pomiaru temperatury ciała, dezynfekatory, komunikację przypominającą o zachowaniu dystansu i higienie. Mieliśmy zaplanowanych wiele wydarzeń, a ich organizatorzy byli zdezorientowani co dalej – byliśmy dla nich swego rodzaju wsparciem. Każdy przypadek był dla nas szczególny, wspólnie staraliśmy się wypracować jak najlepszą formę dla każdego wydarzenia.

Zawsze wsłuchujemy się w oczekiwania i potrzeby naszych klientów, stawiamy się na miejscu organizatora. Wykazaliśmy się bardzo dużą elastycznością, dzięki czemu udało nam się, w porozumieniu z Organizatorami, przełożyć lub zmienić formułę większości zaplanowanych wydarzeń. Finalnie, w 2020 roku w LCK odbyło się ich łącznie 225 – o pięć więcej niż w roku poprzedzającym.

Do zespołu LCK dołączyli specjaliści z dużym doświadczeniem w realizacjach multimedialnych (streaming online, nagrania, postprodukcja obrazu i dźwięku), zainwestowaliśmy w sprzęt (m.in. ekran diodowy p3.9 o powierzchni 36m2) oraz w serię szkoleń dla pracowników z pionu realizacyjnego.

Bardzo szybko przestawiliście się na wydarzenia online. Jakie były Wasze pierwsze doświadczenia?

Byliśmy w wyjątkowej sytuacji, która wymusiła na nas wiele zmian, ale także zainspirowała do kreowania zupełnie nowej oferty – przede wszystkim uruchomiliśmy w pełni wyposażone studia do realizacji transmisji online. Mimo wielu wątpliwości, od samego początku wierzyliśmy, że inwestując w studia, wybieramy właściwy kierunek. Podjęliśmy odważne decyzje, które przyczyniły się do sukcesu, ale także te mniej udane, z których wyszliśmy silniejsi. Studia, które obecnie możemy proponować klientom, nie powstały z dnia nadzień – to był długi proces, wiele godzin spędzonych na doborze odpowiedniego sprzętu i na szkoleniach całego zespołu. Organizacja wydarzeń online wymaga ogromnego zaangażowania i pracy ze strony obiektu, z czego mało kto zdaje sobie sprawę.

Organizatorzy, czekając na zmiany obostrzeń, byli zmuszeni kilkukrotnie w ciągu roku zmieniać daty zaplanowanych wydarzeń, aż w końcu postanawiali postawić na formułę online i okazywało się, że wydarzenie stawało się dużym sukcesem (jako przykład: I Wirtualny Kongres Medycyny Rodzinnej, w którym udział wzięło 3000 uczestników online). Wydarzenia online umożliwiają dotarcie do znacznie szerszego grona odbiorców, o czym niejednokrotnie przekonali się nasi klienci.

Myślę, że jako zespół wyszliśmy z tego kryzysu wzmocnieni i bogatsi o nowe doświadczenia oraz bezcenną wiedzę – pracownicy działu sprzedaży stali się przewodnikami po świecie eventów online.

Jak dzisiaj wygląda studio w LCK i realizowane w nim wydarzenia?

Dotychczasowa Sala Główna S2 zamieniła się w nasze największe Studio (pow. 344 m2) – to tu organizujemy najbardziej skomplikowane realizacje. Przygotowywanie wydarzeń online częściowo przypomina te tradycyjne – dalej towarzyszą nam wielogodzinne zmiany aranżacji, montaże i próby oświetleniowe. Codziennością są próbne transmisje, łączenia z prelegentami, którzy znajdują się w różnych częściach świata, współtworzenie scenariusza eventu sekunda po sekundzie. Eventy online wymagają od nas perfekcjonizmu w każdym calu – tu nie ma miejsca na najmniejsze błędy.

W drugiej połowie 2020 roku pojawiło się okienko dające możliwość organizacji wydarzeń offline – jak LCK podeszło do realizacji zaplanowanych na ten okres?

Lubelskie Centrum Konferencyjne było w gotowości do ciągłego adaptowania się do nowych warunków pandemicznych. Oczywiście wszyscy ucieszyli się, że wydarzenia on site przynajmniej częściowo powróciły, jednak cały czas mieliśmy świadomość, że za chwilę może się to zmienić. W trosce o bezpieczeństwo realizacji, sugerowaliśmy Organizatorom nierezygnowanie z formuły hybrydowej, aby w przypadku zmiany obowiązujących przepisów być przygotowanym na modyfikację formatu wydarzenia na wyłącznie online. Staraliśmy się zapewnić komfort naszym klientom i nie narażać ich na planowanie niepotrzebnych wydatków, elastycznie podchodząc do statusu rezerwacji i możliwości jej odwołania, a także zabezpieczać ich interesy w umowie, w razie nagłych zmian przepisów rozporządzenia w sprawie obostrzeń.

Jakie są tegoroczne plany LCK?

W tym roku Lubelskie Centrum Konferencyjne obchodzi 5-lecie swojej działalności – dla nas to czas podsumowań, ale też pomysłów na rozwój obiektu i rozszerzenie oferty. W dalszym ciągu działalność LCK wykracza poza organizowanie wydarzeń biznesowych. Naszą misją jest wspieranie współpracy regionalnej i międzynarodowej, budowanie relacji biznesowych oraz naukowych, które długoterminowo mogą przynieść korzyści gospodarcze dla całego województwa lubelskiego. LCK prowadzi także autorskie projekty i inicjatywy, mające na celu integrację lubelskiej branży i pobudzanie współpracy na linii biznes – nauka. Lubelskie Centrum Konferencyjne nieustannie się rozwija i to na pewno się nie zmieni.

Jak Pana zdaniem będzie wyglądała przyszłość wydarzeń. Czy da się je zastąpić realizacjami online?

Wydarzenia online i hybrydowe z pewnością zostaną z nami na długo, a rolą LCK jest  ciągła praca nad ich udoskonalaniem i poszukiwaniem możliwości dalszego rozwoju w tym kierunku. Relacje międzyludzkie są nie do zastąpienia, więc liczymy, że jak tylko będzie to możliwe, przemysł spotkań szybko wróci na dawne tory. W przyszłość patrzę z entuzjazmem, jesteśmy gotowi na szybkie przystosowywanie się do zmian. Czekamy na powrót uczestników do obiektu, ponieważ instytucje takie, jak nasza służą jako platforma do spotkań face to face oraz do inspirujących rozmów w kuluarach.

Aleksander Batorski jest absolwentem Uniwersytetu im. Marii Curie Skłodowskiej w Lublinie, Master of Business Administration na Politechnice Lubelskiej, Wyższej Szkoły Psychologii Społecznej w Warszawie. Doświadczenie zawodowe zdobywał m.in. w Eldorado S.A., Tradis S.A., Eurocash S.A. Jako Dyrektor Handlowy, a następnie Prezes Zarządu w Fabryce Cukierków „Pszczółka” z powodzeniem kierował działem handlowym i marketingowym. Lubelskim Centrum Konferencyjnym kieruje od początku 2019 roku.