TREŚĆ I FORMA UMOWY O ORGANIZACJĘ EVENTU | Maciej Dudziński

Nikogo nie trzeba przekonywać, że najlepszym zabezpieczeniem stron przy rozpoczęciu współpracy, czy nowego zlecenia, jest profesjonalnie i rzetelnie napisana umowa. Niestety, w naszej codziennej praktyce nieraz spotykamy się z licznymi błędami, jakie występują w związku z zawieraniem umów. Warto pamiętać, że każde porozumienie w zakresie nawiązania współpracy jest formalnie umową. Zgodnie z odpowiednimi przepisami możemy mówić o różnych formach umów, w tym pisemną, pisemną z podpisami notarialnie lub urzędowo poświadczonymi, pisemną z datą pewną, czy też aktem notarialnym. W szczególnych przypadkach niezachowanie określonej formy powoduje nieważność danej czynności prawnej, w tym przypadku umowy. Ponadto, wraz z postępem technicznym coraz więcej umów jest zawieranych przy użyciu wiadomości e-mail, wiadomości SMS, za pośrednictwem faksu lub też w trakcie zwyczajnej rozmowy telefonicznej.

Wiadomość e-mail, SMS, a forma pisemna
Do zachowania formy pisemnej wystarczy złożenie na dokumencie zawierającym oświadczenie woli własnoręcznego podpisu. Za taką formę uważa się również oświadczenie woli w postaci elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Brak spełnienia tych warunków nie pozwala zakwalifikować danego oświadczenia, jako dokonanego w formie pisemnej.

Mając na uwadze powyższe można stwierdzić, iż wymiana korespondencji e-mail czy SMS również nie spełnia wymogów formy pisemnej. Nie powoduje to jednak nieważności zawartej tak umowy, chyba że ustawa lub zgodna wola stron zastrzega taki rygor (w praktyce sprowadza się do stwierdzenia ,,wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności” lub podobnego).

Jeżeli strony prowadzą negocjacje w celu zawarcia umowy, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej czy wymiany wiadomości SMS, umowa dochodzi do skutku, jeżeli dojdą one do porozumienia, co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji.

W naszej praktyce nieraz spotkaliśmy się z sytuacją, w której pomimo obszernego materiału mailowego, umowa nie została zawarta ze względu między innymi na nie dość precyzyjne określenie ceny towaru lub usługi.

Umowa zawarta przy pomocy wiadomości e-mail czy SMS będzie traktowana jako zawarta w formie ustnej. Przykładem może być umowa zlecenia organizacji imprezy promocyjnej, czy usługi cateringowej, dla ważności której forma pisemna wymagana nie jest. W powyższych sytuacjach wystarczające będzie potwierdzenie jej otrzymania przez drugą stronę, np. w formie zwrotnej wiadomości lub też przystąpienia do realizacji.

Z tych właśnie względów rekomendujemy, aby w celu podsumowania negocjacji handlowych sporządzić wiadomość, w której uwzględnimy wszystkie warunki współpracy i wysłać ją drugiej stronie do potwierdzenia. W razie ewentualnego sporu z kontrahentem taka korespondencja może okazać się niezwykle cenna.

Umowa zawarta ustnie
W branży eventowej często spotykamy klientów, którzy zawierają umowy w formie ustnej i nie dysponują pisemnym dowodem potwierdzającym fakt jej zawarcia. W przypadku sporu zadają następnie pytanie, czy takie porozumienie w ogóle obowiązuje i istnieje.

Czy w takiej sytuacji jest możliwe dochodzenie praw przed sądem?

Bez wątpienia bezpieczniejsze jest zawieranie umów w formie pisemnej, ale jeżeli – ze względu na szczególne okoliczności (np. dynamika sytuacji) – dojdzie do ustnych uzgodnień warto zadbać, aby co najmniej jedna osoba była przy takich ustaleniach obecna. W wypadku ewentualnego sporu zeznanie świadka może okazać się niezwykle pomocne. Nie mniej jednak, jest to praktyka ryzykowna i zdecydowanie ją odradzamy chociażby z powodu niedoskonałości ludzkiej pamięci lub zmienności charakteru relacji, jaki mamy z potencjalnym świadkiem (np. pracownik, z którym rozwiązano umowę o pracę).

Podsumowując, wola strony umowy może być wyrażona przez każde zachowanie, które ujawni ją w sposób dostateczny. W polskim prawie ustawodawca przewidział liczne wyjątki, gdy dla ważności umowy wymagane jest zachowanie formy szczególnej. Zawarcie umowy w sposób nieprecyzyjny i nieutrwalający treści porozumienia dla celów dowodowych rodzi poważne ryzyka prawne i biznesowe. Dlatego rekomendujemy przywiązywanie zdecydowanie większej wagi do tych kwestii na etapie nawiązywania współpracy. Unikniemy wtedy nieporozumień i poważnych sporów.

Treść umowy
Po rozważaniach na temat formy zawierania umów nadszedł czas na skupieniu się na jej treści. To właśnie ona stanowi najistotniejszy aspekt umowy. Każda umowa organizacji eventu ze względu na specyfikę całej branży MICE jest inna. Istnieją jednak zagadnienia, które powinny zostać zawarte bez wyjątku w każdej tego typu umowie, z dokładnym opisem jej przedmiotu na czele.

Tak jak w przypadku przedstawienia przedmiotu umowy, kluczowe dla poprawnego obowiązywania umowy jest precyzyjne i dokładne opisanie obowiązków jej stron. Kwestia ta jest o tyle istotna, gdyż pominięcie nawet z pozoru najbardziej błahego i oczywistego zagadnienia może wpłynąć na brak możliwości jej wyegzekwowania od kontrahenta. Jak powyżej zostało wspomniane, każdy element umowy powinien zostać wyraźnie określony.

Zabezpieczenie interesów stron
Równie istotną sprawą jest zabezpieczenie interesów stron umowy, na wypadek niewywiązywania się z warunków umowy przez drugą stronę. Prawidłowo opisany zakres odpowiedzialności w takim przypadku jest bardzo dużym udogodnieniem. Zwiększa on bowiem szansę wyegzekwowania przedmiotu umowy, jak również pozwala uniknąć czasochłonnych sporów przed sądem.

W celu ograniczenia ryzyka nieuzyskania pożądanego efektu końcowego warto zadbać też o precyzyjne określenie w umowie terminu jej wykonania, a w razie takiej potrzeby o zawarcie kar umownych, na wypadek nie wywiązania się z warunków umowy w odpowiednim czasie.

Dobrze przygotowana umowa powinna przewidywać również wypadki, w których organizowany event nie dojdzie do skutku, przy braku winy żadnej ze stron (np. przejście huraganu w przypadku imprezy organizowanej na świeżym powietrzu). Zapisy te powinny wymienić możliwe przyczyny odwołania eventu, a także ustalić kwestie rozliczeń między stronami na okoliczność takiego niepożądanego stanu rzeczy.

Podsumowując, przy podejmowaniu się każdego nowego zlecenia warto pamiętać o profesjonalnym przygotowaniu umowy. Nie zadanie sobie trudu sformalizowania współpracy i utrwalenia na piśmie wzajemnych praw i obowiązków potrafi być opłakane w skutkach. Z tego względu staramy się popierać działania zmierzające do zawierania indywidualnie przygotowanych umów nawet przy okazji mniejszych zleceń, jak również przy podejmowaniu współpracy z zaufanymi podmiotami. Relacje ludzkie potrafią być niezwykle zmienne, a dobrze napisana umowa w każdej sytuacji da nam poczucie komfortu i większego bezpieczeństwa.

8 najistotniejszych kwestii, które powinny zostać zawarte w umowie
1. Określenie przedmiotu umowy.
2. Określenie obowiązków stron.
3. Określenie wynagrodzenia.
4. Określenie zakresu odpowiedzialności stron.
5. Konkretne określenie okresu obowiązywania umowy oraz najważniejszych terminów.
6. Ustalenie kwestii praw autorskich i praw do udostępniania wizerunków osób.
7. Ustalenie kar umownych za niewypełnienie warunków umowy.
8. Zawarcie klauzuli o zachowaniu poufności lub zakazie konkurencji.

Maciej Dudziński, Pałucki Trusiński Prawo i Podatki Sp.j.

MACIEJ DUDZIŃSKI – prawnik, specjalista ds. marketingu w Kancelarii Pałucki Trusiński Prawo i Podatki sp.j. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
Uczestnik podyplomowego studium Prawa Podatkowego Akademii Leona Koźmińskiego realizowanych we współpracy z Akademią Biznesu MDDP. Pracował przy organizacji dużych eventów promocyjnych, organizowanych dla branży radiowej, modowej oraz dla największych polskich wydawców czasopism. W czasie wolnym jeździ na snowboardzie, oraz pływa na kitesurfingu i wakeboardzie.

Artykuł ukazał się w OOH Event. Wersja online znajduje się TUTAJ