Intensywna konferencyjna jesień w Hotelu Arłamów

Przełom sierpnia i września to początek konferencyjno-eventowej jesieni w Hotelu Arłamów. Mimo nowej rzeczywistości, w hotelu odbyły się dwie duże i wymagające konferencje medyczne. Kilkaset osób bezpiecznie i komfortowo uczestniczyło w wykładach i warsztatach.

W dniach 26-28 sierpnia 2020 roku odbył się VI Kongres Ultrasonografii w Położnictwie i Ginekologii – w organizowanym przez Polskie Towarzystwo Ginekologów i Położników (PTGiP) oraz wydawnictwo medyczne Medisfera. W spotkaniu udział wzięło 370 osób. W celu organizacji eventu wykorzystano: 5 sal konferencyjnych, Patio oraz Karczmę na Stoku, gdzie obowiązywało noszenie maseczek ochronnych oraz zachowanie dystansu, części wspólne były na bieżąco dezynfekowane, a przerwy kawowe obsługiwane przez dedykowaną obsługę kelnerską.

Kongres przeprowadzony został w formie hybrydowej – dzięki wprowadzonym rozwiązaniom część uczestników mogła brać udział w wykładach i warsztatach na żywo, podczas gdy pozostali oglądali transmisję na telewizorach w swoich pokojach. Dodatkowo transmisja odbywała się również w formie streamingu do innych sal konferencyjnych. Dzięki takim rozwiązaniom, jak i odpowiedniemu układowi sal i przestrzeni wspólnych oraz zastosowaniu hybrydowego modelu spotkania, w żadnym momencie kongresu nie tworzyły się duże skupiska ludzi.

Początkiem września z kolei Hotel Arłamów stał się bazą „Bieszczadzkie Spotkania z Dermatologią” – konferencji zorganizowanej przez MedicaExpert Conference, skupiającej ekspertów medycyny dermatologii, w której uczestniczyło w sumie 256 osób. Również w przypadku tego wydarzenia zastosowany został model hybrydowy – wykłady transmitowano do kilku sal konferencyjnych tak, aby zapewnić wszystkim uczestnikom odpowiednią przestrzeń i odległość.

Podczas obu wydarzeń, zachowanie zasad bezpieczeństwa przebiegało wzorowo zarówno ze strony organizatorów i uczestników konferencji, jak i ze strony hotelu. Uczestnicy pozytywnie wypowiadali się na temat nowej organizacji spotkań oraz docenili możliwość powrotu do tradycyjnych spotkań face-to-face. Organizatorzy podkreślali komfort i bezpieczeństwo, jakie zapewniają rozwiązania wprowadzone w ramach polityki #bezpiecznyArłamów.

– Zdecydowaliśmy się nie odwoływać naszego kongresu przede wszystkim ze względu na to, że zdecydowana większość osób zaproszonych preferowała spotkanie stacjonarne, na żywo. Procedury i politykę bezpieczeństwa Hotelu Arłamów mieliśmy okazję przetestować już w lipcu, dlatego też byliśmy pewni przebiegu spotkania i bezpieczeństwa jego uczestników. Arłamów to duży obiekt, oferujący komfortową przestrzeń i rozwiązania, które umożliwiają taki podział grupy, aby w żadnym jej momencie nie było tłumu. Jako organizator możemy śmiało powiedzieć, że procedury bezpieczeństwa w Hotelu Arłamów są na najwyższym poziomie, a profesjonalna i wyszkolona zgodnie z nowymi procedurami obsługa jedynie zwiększa poczucie bezpieczeństwa – od naszych uczestników otrzymaliśmy tylko pozytywny feedback. Nowe realia oczywiście wymagają nowego podejścia, często też dostosowania agendy wydarzenia, sposobu jej prowadzenia, niemniej jednak uważam, że nawet w tak utrudnionych czasach satysfakcja ze spotkania stacjonarnego jest ogromna – to przede wszystkim szansa na nawiązanie relacji i bezpośredni kontakt, który jest bardzo ważny – podsumował Mateusz Lubarski, dyrektor zarządzający w Medica Expert Conference.

W odpowiedzi na epidemię COVID-19 Hotel Arłamów jako jeden z pierwszych obiektów hotelarskich w Polsce opracował i wdrożył nową Politykę Bezpieczeństwa #bezpiecznyArłamów, opartą na najwyższych standardach w kwestii higieny, organizacji i logistyki. Jej celem jest ochrona zdrowia i zapewnienie bezpieczeństwa gościom oraz pracownikom.