Jak wybrać miejsce i zorganizować niezapomniany event?

Organizacja profesjonalnego eventu wiąże się z masą obowiązków i zadań. Poniżej poradnik „Miejsce ma znaczenie” przygotowany przez ITBC Events oraz Digital Knowledge Village. Ebook zawiera m.in.: check listę, wskazówki i porady, z którymi unikniesz wpadek, a Twój event nabierze wyjątkowej oprawy.

Niezapomniany event to nie tylko ludzie, ale również miejsce. Poniżej 10 cech, które pozwolą zidentyfikować obiekt eventowy XXI wieku. Oto one.

1. Obiekt eventowy na miarę XXI wieku to obiekt nowoczesny pod względem technologicznym. To m.in. dostępność szybkich łączy oraz multimediów, obsługa multimedialna na wysokim poziomie.
2. Stawiajmy na obiekty, które nie ograniczają się jedynie do sprzedaży powierzchni. Elastyczność i kreatywność po stronie dedykowanego opiekuna klienta znacznie poprawi jakość Twojej pracy jako event managera przy projekcie.
3. Pożądane są obiekty, których kreatywna swoboda, plastyka, otwarte przestrzenie pozwolą na realizacje nietuzinkowych pomysłów. Dostosujmy obiekt do wymogów koncepcji kreatywnej, nie na odwrót.
4. Wybierajmy obiekty, które kładą nacisk na jakość i oryginalność serwowanego jedzenia. Ma być zdrowo i świeżo. Ważne jest, aby pamiętać również o dietach specjalnych, takich jak bezglutenowa czy dla alergików.
5. Wybieraj obiekty, które są dostępne 24/7/365. Wszystkie kluczowe informacje o obiekcie i usługach powinny być stale dostępne dla event plannerów.
6. Dogodny dojazd i parking. Nie ma nic gorszego niż uczestnik wydarzenia, który zostaje wyprowadzony z równowagi już w momencie przybycia na event. Irytacja może wpłynąć na ogólną ocenę spotkania, nawet jeśli na dalszym etapie wydarzenia wszystko odbędzie się bez zarzutu. W zależności od charakteru eventu zapotrzebowanie na parking może być różne. Zadbajmy o odpowiednią liczbę miejsc parkingowych oraz dogodne warunki dojazdu przy wyborze lokalizacji.
7. Zwróćmy uwagę na wystrój danego obiektu, im bardziej będzie neutralny, nienarzucający się, tym łatwiej będzie osadzić przestrzeń w koncepcji kreatywnej.
8. Ważne są relacje z opiekunem obiektu konferencyjnego. Czy rozumie on nasze potrzeby, czy je wyprzedza, czy stara się pomóc, czy czujesz, że się rozumiecie i czy zawsze będziesz mógł liczyć na jego pomoc – to zawsze pomaga i daje poczucie komfortu.
9. Przy merytorycznych spotkaniach pozbawionych wyjątkowej oprawy, wybór niestandardowego miejsca to klucz do sukcesu. Poza oczywistymi salami konferencyjnymi w centrach konferencyjnych czy hotelach, weźmy pod uwagę również niekonwencjonalne powierzchnie. Konferencja w starej fabryce lub w nowoczesnym centrum technologicznym na pewno zostanie zapamiętana jako wyjątkowa. Nie bójmy się niestandardowych rozwiązań.
10. Swoboda w wyborze dostawców. W miarę możliwości wybierajmy lokalizacje, które nie narzucają nam dostawców w zakresie cateringu, techniki czy innych rozwiązań. Praca ze sprawdzonymi i zaufanymi ekipami to jedna z wielu cegiełek budujących sukces wydarzenia.

Poradnik: „Miejsce ma znaczenia – jak wybrać idealny obiekt na event?” można pobrać TUTAJ

KL